Gespräche mit Aufgaben verknüpfen

HelpDesk in iTasks verbindet Kundengespräche direkt mit Projektaufgaben. So bleiben Kundennachricht, interne Abstimmung und Umsetzung zusammen, statt sich auf verschiedene Werkzeuge zu verteilen.

1. Wann eine Verknüpfung sinnvoll ist

Verknüpfe eine Aufgabe, wenn eine Anfrage mehr erfordert als eine Antwort im Chat. Zum Beispiel:

• Ein Kunde meldet einen Fehler, den die Entwicklung beheben muss.
• Aus dem Gespräch entsteht ein Wunsch nach einer Verbesserung oder neuen Funktion.
• Das Team benötigt eine interne Aufgabe für Support, Produktentwicklung oder Betrieb.
• Es gibt bereits eine passende Aufgabe, mit der das Gespräch verbunden werden soll.

Nach dem Verknüpfen kann das Team die Aufgabe direkt aus dem Gespräch öffnen. Die Kundenanfrage bleibt mit der internen Arbeit verbunden, ohne Verweise manuell kopieren zu müssen.

2. Zwei Möglichkeiten zur Verknüpfung

Die Schaltfläche Hinzufügen im Abschnitt für verknüpfte Aufgaben öffnet zwei Möglichkeiten:

1. Aus dem aktuellen Gespräch eine neue Aufgabe erstellen.
2. Eine vorhandene Aufgabe verknüpfen, die zum selben Projekt gehört.

3. Aus einem Gespräch eine neue Aufgabe erstellen

Beim Erstellen übernimmt iTasks bereits hilfreiche Informationen:

• Der Titel stammt aus dem Betreff oder wird aus Gesprächsnummer und Kundenname gebildet.
• Die Beschreibung enthält automatisch Gesprächsnummer, Kanal, Kunde und die letzte Kundennachricht.
• Die Aufgabe entsteht im selben Projekt wie der HelpDesk-Kanal.

1. Öffne das Gespräch.
2. Tippe bei den verknüpften Aufgaben auf Hinzufügen.
3. Übernimm oder bearbeite den vorgeschlagenen Titel.
4. Prüfe die Beschreibung und ergänze sie bei Bedarf.
5. Tippe auf Erstellen und verknüpfen.

Die Aufgabe erscheint anschließend im Projekt und sofort auch im Abschnitt für verknüpfte Aufgaben des Gesprächs.

4. Eine vorhandene Aufgabe verknüpfen

Existiert die Arbeit bereits, musst du keine doppelte Aufgabe erstellen. Suche stattdessen im zugehörigen Projekt und verknüpfe den passenden Treffer.

1. Öffne den Dialog Aufgabenverknüpfungen.
2. Gehe zum Abschnitt Vorhandene Aufgabe.
3. Gib einen Teil des Aufgabentitels ein.
4. Wähle den passenden Treffer.
5. Tippe auf Verknüpfen.

Die Suchergebnisse zeigen Titel, aktuellen Status und verantwortliche Person. So kannst du ähnlich benannte Aufgaben besser unterscheiden.

5. Was nach dem Verknüpfen sichtbar ist

Verknüpfte Aufgaben erscheinen in einem eigenen Abschnitt des Gesprächs. Jede Karte zeigt:

• Titel;
• Typ und Priorität;
• aktuellen Status;
• aktuell verantwortliche Person.

Ein Tippen öffnet die Aufgabe. So gelangt der Support direkt vom Kundengespräch zur internen Arbeit des Teams.

6. Welche Möglichkeit passt?

Bewährt hat sich: Die erste Meldung führt zu einer Aufgabe; weitere ähnliche Gespräche werden mit derselben Aufgabe verknüpft. Der Support sieht den laufenden Bearbeitungsstand, und das Produktteam behält eine gemeinsame Aufgabe.

7. Nach dem Verknüpfen

1. Hinterlasse eine interne Notiz mit den nötigen Informationen für die Umsetzung.
2. Antworte dem Kunden, wenn er über den Beginn der Bearbeitung informiert werden soll.
3. Setze den Gesprächsstatus je nach Ablauf auf Wartet auf Kunden, Offen oder Geschlossen.

Sind Dateien, Screenshots, Dokumente oder interne Absprachen wichtig, lies anschließend Dateien, Bilder und interne Notizen.