iTasks-LogoiTasks

Datenschutzerklärung

Gültig ab: · Zuletzt aktualisiert:

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie iTasks (der „Dienst“) deine personenbezogenen Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt. iTasks ist eine Aufgabenverwaltung, die als Telegram-Bot, Telegram Mini App, Weboberfläche und Android-App betrieben wird. Diese Erklärung gilt, wenn du unseren Telegram-Bot @iTasksBot, die Mini App, die Website oder die Android-App nutzt.

iTasks ist kein Produkt von Telegram, ist nicht mit Telegram verbunden und wird nicht von Telegram unterstützt. Der Dienst verwendet die Telegram Bot API, Telegram Mini Apps, Telegram Login, Telegram Stars und externe Zahlungsanbieter als Integrationen von Drittanbietern.

Mit der Nutzung des Dienstes stimmst du der Erhebung und Verwendung von Informationen gemäß dieser Erklärung zu. Wenn du damit nicht einverstanden bist, nutze den Dienst bitte nicht. Lies auch unsere Nutzungsbedingungen.

2. Daten, die wir erheben

Bei der Nutzung des Dienstes können wir folgende Datenkategorien verarbeiten:

Konto- und Authentifizierungsdaten. Abhängig von deiner Anmeldemethode können dies sein:

  • Telegram-Nutzer-ID, Telegram-Login-/OIDC-Subjektkennung, Anzeigename oder Nickname, Nutzername, Sprache und Avatar-URL, sofern Telegram diese bereitstellt.
  • Sitzungsdaten: interne Nutzer-ID, verknüpfte Anmeldedienste, Oberflächensprache und Zeitzone.
  • Android-Push-Daten: FCM-Push-Token, Plattform, App-Version, Benachrichtigungsstatus und Zeitpunkt der letzten Geräteaktivität.

Technische Daten und Analysedaten. Bei der Nutzung der Website, des Telegram-Bots, der Mini App oder der Android-App können Bildschirmaufrufe und Funktionsnutzung, technische Clientparameter, IP-Adressen in Serverprotokollen, Informationen zum Browser oder Android WebView sowie übliche Kennungen der Analyseinfrastruktur automatisch verarbeitet werden. Dafür verwenden wir Google Analytics, Ahrefs Analytics, Microsoft Clarity und interne Überwachungswerkzeuge. Microsoft Clarity kann Klicks, Scrollbewegungen, Fehler, Bildschirmabmessungen und die Wiedergabe von Oberflächensitzungen verarbeiten. Direkte Telegram-Kontokennungen, Nicknames und Dateien werden nicht an externe Analysedienste übermittelt. Analyse- und Metrikdaten werden über verschlüsselte HTTPS-/TLS-Verbindungen übertragen und, soweit zutreffend, anonymisiert, pseudonymisiert oder aggregiert verarbeitet.

Wir fordern keine Passwörter, Kontakte, Adressbuchdaten, E-Mail-Adressen, genauen Standortdaten oder Telefonnummern an und speichern diese nicht.

3. Inhalte, die du erstellst

Bei der Nutzung des Dienstes kannst du folgende Inhalte erstellen, die auf unseren Servern gespeichert werden:

  • Arbeitsbereiche und Projekte
  • Aufgaben mit Titeln, Beschreibungen, Status, Prioritäten, Fälligkeitsdaten, zuständigen Personen, Beobachtern und Verknüpfungen zu Kunden, Sprints und Workflows
  • Aufgabenkommentare, Dateianhänge und Zeiteinträge
  • Aufgaben- und Projektaktivitäten: Erstellung, Änderungen, Statuswechsel, Änderungen der zuständigen Person, Workflow-Übergänge und zugehörige Betriebsereignisse
  • Kundeneinträge, sofern du sie in einem Arbeitsbereich verwaltest
  • HelpDesk-Daten: Supportkanäle, Einstellungen verbundener Telegram-Bots, Telegram- und Chat-IDs von Kunden, Namen, Nutzernamen, Kundensprache, Gespräche, Nachrichten, Nachrichtenbeschriftungen, interne Notizen, Status, Aufgabenverknüpfungen, Dateien, Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten
  • Daten zur Aufgabenerstellung per Sprache: Audiostream für die Echtzeit-Spracherkennung, erkannter Text, Hinweise zur erkannten Sprache, Aufnahmedauer, von der KI entworfene Titel, Beschreibungen und Fälligkeitsdaten sowie technische Nutzungs- und KI-Token-Aufzeichnungen
  • Kaufdaten zu KI-Token-Paketen: Arbeitsbereich, interne Nutzer-ID, Telegram-ID der zahlenden Person, SKU, Token-Anzahl, Stars-Preis, Rechnungs- oder Zahlungs-ID, Kauf- und Erstattungsstatus, Verbrauch und Restguthaben
  • Nachweise der Zustimmung: Versionen und Hashwerte der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung, Sprache, Zeitpunkt der Zustimmung und Version des angezeigten Checkbox-Texts. Dafür werden keine unnötigen Fingerprinting-Daten erhoben.
  • Integrationseinstellungen, einschließlich HelpDesk und KI-Zugriff

4. Verwendung deiner Daten

Wir verwenden deine Daten ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes:

  • Um dich in deinen Arbeitsbereichen zu identifizieren und deinen Namen für Teammitglieder anzuzeigen
  • Um Aufgabenbenachrichtigungen und Aktualisierungen über Telegram zuzustellen
  • Um Android-Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging zuzustellen, wenn du die Android-App nutzt und Benachrichtigungen aktiviert sind
  • Um Kartenzahlungen für PRO sowie Telegram-Stars-Zahlungen für PRO oder separate KI-Token-Pakete in unterstützten Zahlungsabläufen zu verarbeiten
  • Um die passende Oberflächensprache einzustellen
  • Um HelpDesk-Gespräche, Kundennachrichten, interne Notizen und Anhänge zu empfangen, zu speichern und zu verarbeiten
  • Um diktierte Sprache zu erkennen, dir das Transkript anzuzeigen und mit der integrierten KI Titel, Beschreibung und ein eindeutig genanntes Fälligkeitsdatum für die Aufgabe vorzubereiten
  • Um den Vertrag zu erfüllen und das digitale Produkt bereitzustellen, doppelte Gutschriften zu verhindern, Streitfälle zu klären, Erstattungen abzuwickeln, Support zu leisten, die Sicherheit zu gewährleisten und vorgeschriebene finanzielle oder rechtliche Aufzeichnungen aufzubewahren
  • Um mit einem externen KI-Werkzeug zu arbeiten, das ein Nutzer mit persönlichem KI-Zugriff mit dem gewählten Arbeitsbereich verbindet
  • Um aggregierte Nutzungsstatistiken zu erstellen und die Nachfrage nach Funktionen zu analysieren
  • Um die Verfügbarkeit des Dienstes zu überwachen, Störungen zu diagnostizieren, Missbrauch zu verhindern und technischen Support zu leisten

Interne Betriebsmetriken werden ausschließlich auf iTasks-Servern in anonymisierter und aggregierter Form verarbeitet. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben und dienen nur internen betrieblichen Zwecken im Zusammenhang mit Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung des Dienstes.

Daten aus Google Analytics, Ahrefs Analytics und Microsoft Clarity werden für übliche Web-, Produkt- und Verhaltensanalysen in anonymisierter oder pseudonymisierter Form genutzt. Wir übermitteln keine direkten Telegram-Kontokennungen, Nicknames, Aufgabeninhalte, Kommentare, HelpDesk-Nachrichten oder Dateien an Analysedienste. Analysedaten werden nicht zur individuellen Profilbildung außerhalb des Dienstbetriebs verwendet.

Wir verkaufen oder vermieten deine personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter.

6. Speicherung und Sicherheit

Deine Daten werden auf geschützten Servern in der Europäischen Union gespeichert. Dateianhänge liegen in DigitalOcean Spaces, einem S3-kompatiblen Cloudspeicher, dessen Server ebenfalls in der EU stehen.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen. Allerdings ist keine Übertragungsmethode über das Internet zu 100 Prozent sicher.

Daten werden über verschlüsselte HTTPS-/TLS-Verbindungen übertragen. Der Zugriff auf Produktionsdaten ist auf das beschränkt, was für Betrieb, Support und Sicherheit des Dienstes erforderlich ist. Dateianhänge werden in einem privaten Speicher abgelegt und sind nur über authentifizierten Zugriff auf den Dienst verfügbar.

7. Dienste Dritter

Der Dienst arbeitet mit folgenden Drittanbietern zusammen:

  • Telegram – für Telegram Bot API, Mini Apps, Telegram Login/OIDC, Benachrichtigungen, HelpDesk-Nachrichten und Anhänge sowie die Verarbeitung von Telegram Stars für digitale Produkte. Es gelten die eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Telegram. iTasks erhält weder Kartendaten noch Daten zu Stars-Käufen über Apple oder Google.
  • Anbieter für Bankkartenzahlungen – zur Bereitstellung der Zahlungsseite, Annahme von Zahlungen, Verarbeitung von Zahlungsbestätigungen, Erstattungen und Finanzaufzeichnungen für PRO-Abonnements. Der gewählte Anbieter kann Zahlungsdaten, Transaktionskennungen, Beträge, Währungen, technische Zahlungsdaten und die zum Abschluss der Zahlung erforderlichen Angaben nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeiten.
  • DigitalOcean – zur Dateispeicherung als Cloud-Infrastrukturanbieter mit Servern in der EU.
  • Google – für Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging und Website- sowie Produktanalysen über Google Analytics. Google kann übliche technische Kennungen, Geräte-, Browser- oder WebView-Informationen, Push-Token, Benachrichtigungsinhalte und Interaktionsdaten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeiten. In der aktuellen öffentlichen Version nutzt iTasks Google nicht als Anmeldedienst und speichert keine E-Mail-Adressen von Nutzern.
  • Ahrefs – zur Analyse von Websitebesuchen über Ahrefs Analytics. Ahrefs kann übliche technische Kennungen, Browserinformationen und Seitenaufrufdaten gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeiten.
  • Microsoft – für Produktverhaltensanalysen über Microsoft Clarity: Heatmaps, anonymisierte Oberflächenereignisse und Sitzungsaufzeichnungen. Microsoft kann übliche technische Kennungen, Browser- oder WebView-Informationen, Klicks, Scrollbewegungen, Diagnoseereignisse und Daten zur Sitzungswiedergabe gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeiten.
  • Soniox – zur Echtzeit-Spracherkennung, wenn du die Spracheingabe ausdrücklich startest. Soniox erhält den Audiostream und liefert ein Transkript zurück. Es gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Soniox.
  • Google Cloud Vertex AI – zur automatischen Verarbeitung des Transkripts und Vorbereitung von Aufgabentitel, Beschreibung und einem eindeutig genannten Fälligkeitsdatum durch die integrierte KI. Übermittelt werden das Diktat, der aktuelle Titel, die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum sowie dein aktuelles Datum, deine Uhrzeit und Zeitzone. Es gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google Cloud.
  • Von Nutzern verbundene externe KI-Werkzeuge – etwa KI-Assistenten sowie MCP- oder OpenAPI-Clients. iTasks sendet ihnen nicht automatisch Daten. Ein Nutzer verbindet ein selbst gewähltes Werkzeug über seinen persönlichen Link mit einem bestimmten Arbeitsbereich. Inhaber sind automatisch berechtigt, andere Mitglieder benötigen eine Freigabe durch den Inhaber oder einen Admin. Das Werkzeug liest und ändert Daten innerhalb der aktuellen Berechtigungen dieses Nutzers. Nutzer können ihre Schlüssel erneuern. Inhaber und Admins können die Freigabe eines Mitglieds widerrufen. Für die externe Verarbeitung gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Aufgabeninhalte, HelpDesk-Nachrichten, Dateien und Anhänge können für Mitglieder des betreffenden Arbeitsbereichs, Mitglieder des HelpDesk-Kanals, den Inhaber und ein externes KI-Werkzeug zugänglich sein, wenn ein Nutzer es mit seiner persönlichen KI-Berechtigung verbindet. Dabei gelten die aktuellen Rechte dieses Nutzers. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter.

Zusätzlich zu den genannten Drittanbietern verwenden wir interne Betriebsmetriken für Überwachung, Diagnose und Stabilität. Diese Metriken entstehen und werden innerhalb der iTasks-Infrastruktur anonymisiert und aggregiert verarbeitet. iTasks trainiert keine eigenen KI-Modelle mit Aufgaben, Nachrichten, Dateien oder HelpDesk-Daten von Nutzern.

8. Aufbewahrung von Daten

  • Arbeitsbereichsdaten – bleiben gespeichert, solange der Arbeitsbereich aktiv ist. Der Inhaber kann ihn in der Mini App löschen. Dabei werden zugehörige Daten einschließlich Aufgaben, Kommentare, Dateien, HelpDesk-Kanäle, Gespräche, Nachrichten, Anhänge, KI-Zugriffseinstellungen und Zeiteinträge dauerhaft und unwiderruflich entfernt. Bleibt ein unbezahlter Arbeitsbereich 180 Tage ohne Aktivität eines Mitglieds, warnt iTasks den Inhaber 14 Tage im Voraus und löscht anschließend nur diesen Arbeitsbereich. Alle zugehörigen Ressourcen, einschließlich gespeicherter Dateien, werden freigegeben. Jede Aktivität eines Mitglieds vor dem Löschtermin hebt die automatische Löschung auf.
  • HelpDesk-Kanaldaten – werden zusammen mit dem Arbeitsbereich oder bei Löschung des Kanals durch einen Inhaber oder Admin entfernt. Dazu gehören Gespräche, Nachrichten, Verlauf und Anhänge dieses Kanals.
  • Spracheingabesitzungen – Transkript, KI-Entwurf und zugehörige technische Felder werden standardmäßig bis zu 90 Tage aufbewahrt. Danach werden abgelaufene Sitzungen gelöscht. Der Audiostream wird zur Echtzeit-Erkennung übertragen und von iTasks nicht als separate Audiodatei gespeichert.
  • Nutzerkontodaten – bleiben gespeichert, solange das Konto aktiv ist oder für den Zugriff auf Arbeitsbereiche benötigt wird. Bei der automatischen Löschung eines inaktiven Arbeitsbereichs wird ein Nutzer nur dann gelöscht, wenn danach keine weiteren Arbeitsbereiche verbleiben. Du kannst dein Konto und deine personenbezogenen Daten jederzeit selbst über die Seite zur Kontolöschung löschen. Falls das nicht möglich ist, kontaktiere den Support unter support@itasksbot.com.
  • Android-Push-Token – bleiben gespeichert, solange das Gerät für Benachrichtigungen registriert ist. Sie werden bei Abmeldung oder erneuter Registrierung des Geräts sowie bei Kontolöschung entfernt.
  • Server- und Sicherheitsprotokolle – technische Protokolle mit IP-Adressen und Anfragemetadaten werden üblicherweise 90 bis 180 Tage für Diagnose, Sicherheit, Missbrauchsprävention und Störungsuntersuchungen aufbewahrt. Eine längere Speicherung ist möglich, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben oder zur Untersuchung eines konkreten Vorfalls erforderlich ist.
  • Zahlungsdaten – Zahlungsaufzeichnungen wie Transaktions-IDs und Beträge werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer der Finanzdokumentation aufbewahrt.
  • Kauf- und Zustimmungsnachweise für Token-Pakete – Mindestangaben zu Käufen, Erstattungen und akzeptierten Dokumentversionen werden auch nach Löschung des Nutzers oder Arbeitsbereichs für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt. Mit der Löschung des Arbeitsbereichs erlischt das nutzbare Guthaben. Kennungen werden nach Ablauf der Pflichtfrist gemäß der festgelegten Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht oder anonymisiert.

9. Deine Rechte (DSGVO)

Wenn du dich im EWR befindest, hast du nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft – eine Kopie deiner personenbezogenen Daten anfordern
  • Berichtigung – die Korrektur unrichtiger Daten verlangen
  • Löschung – die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen
  • Einschränkung – die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
  • Datenübertragbarkeit – deine Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern
  • Widerspruch – einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktiere uns unter support@itasksbot.com.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde in deinem Wohnsitzland zu beschweren.

10. Datenschutz für Kinder

Der Dienst richtet sich entsprechend den Mindestaltervorgaben von Telegram an Personen ab 13 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn uns bekannt wird, dass ein Kind unter 13 Jahren personenbezogene Daten übermittelt hat, werden wir Maßnahmen ergreifen, um diese Daten zu löschen.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisieren. Änderungen werden mit einem aktualisierten Gültigkeitsdatum auf dieser Seite veröffentlicht. Die weitere Nutzung des Dienstes nach solchen Änderungen gilt als Zustimmung zur überarbeiteten Erklärung.

12. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist der Entwickler des Dienstes: Glazkov Pavel.

13. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder deinen personenbezogenen Daten erreichst du uns hier: