Zeiten erfassen und Berichte erstellen

Zeiten pro Aufgabe erfassen

Wer weiß, wohin die Arbeitszeit fließt, kann Abläufe besser gestalten. In iTasks kann jedes Teammitglied Zeit direkt zu den bearbeiteten Aufgaben erfassen. Ob 30 Minuten für eine Fehlerbehebung oder vier Stunden für eine neue Funktion: Ergänze einen Zeiteintrag und bei Bedarf einen Kommentar zu den erledigten Arbeiten. iTasks hält alles zusammen.

Du kannst Zeiten nach und nach erfassen, verteilt über den Tag oder mehrere Arbeitssitzungen. iTasks summiert alle Einträge automatisch. Du musst dir keine exakten Start- und Endzeiten merken. Erfasse die geleistete Zeit, sobald es dir passt. Das funktioniert auch dann, wenn Aufgaben unterbrochen, später fortgesetzt oder über mehrere Tage bearbeitet werden.

Stundensätze

Erfasste Zeiten werden besonders aussagekräftig, wenn du sie mit den Kosten verknüpfst. In iTasks kannst du für jedes Teammitglied einen Basisstundensatz im Arbeitsbereich hinterlegen. Unterschiedliche Sätze, etwa für erfahrene Entwickler und neue QA-Kollegen, sind problemlos möglich. Bei der Erstellung von Abrechnungsberichten werden sie automatisch berücksichtigt.

Für einzelne Projekte gelten andere Konditionen? Mit projektspezifischen Stundensätzen kannst du den Basissatz gezielt überschreiben. So kann ein Entwickler für interne Arbeiten etwa 50 US-Dollar pro Stunde und für ein dringendes Kundenprojekt 75 US-Dollar pro Stunde abrechnen. Hinterlege den abweichenden Satz im Projekt, und iTasks verwendet ihn automatisch. Dieses zweistufige System vom Arbeitsbereich zum Projekt bildet unterschiedliche Abrechnungsmodelle präzise ab.

Abrechnungsberichte

Am Ende eines Abrechnungszeitraums brauchst du nachvollziehbare Zahlen. Die Abrechnungsberichte von iTasks verbinden erfasste Stunden und Stundensätze zu einer Übersicht pro Teammitglied: Gesamtstunden, verwendeter Satz einschließlich projektspezifischer Abweichungen und berechneter Betrag. Diese Angaben kannst du für die Vergütung oder Rechnungsstellung an Kunden nutzen, ohne sie manuell in Tabellen zusammenzutragen.

Die Berichte zeigen transparent, welche Kosten aus der Arbeitszeit deines Teams entstehen. Prüfe damit Rechnungen externer Mitarbeitender, erstelle interne Kostenaufstellungen oder verfolge das Personalbudget eines Projekts. Grundlage sind die tatsächlichen Zeiteinträge zu den Aufgaben: erfasste Stunden statt Schätzungen.

Den fertigen Bericht kannst du mitnehmen: als Excel-Datei für Berechnungen und Pivot-Tabellen oder als PDF für Kunden und Buchhaltung. Beide Formate enthalten jeden Zeiteintrag mit Datum, Notiz und Betrag. Die Summen entsprechen der Bildschirmansicht. Der Export ist in Arbeitsbereichen mit einem PRO-Abonnement verfügbar.

Monatsstatistik

Neben einzelnen Abrechnungen bietet iTasks eine Monatsstatistik, mit der du Arbeitsfortschritt und Abläufe im Team einschätzen kannst. Sie zeigt erledigte Aufgaben, die durchschnittliche Zeit von der Erstellung bis zur Prüfung, die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss und die erfassten Gesamtstunden in einer gemeinsamen Übersicht.

Die Statistik ist nach Projekt und Teammitglied aufgeschlüsselt. So erkennst du Engpässe, hohe Auslastung einzelner Personen und die Verteilung der Arbeit. Wähle einen Monat, um Entwicklungen zu vergleichen. Brauchen Aufgaben dieses Mal länger bis zur Prüfung? Bindet ein Projekt besonders viele Stunden? Die Zahlen helfen dir, solche Fragen fundiert zu beantworten.

Für die Arbeit mit Kunden gibt es außerdem einen Kundenbericht. Wähle einen Monat und klappe einen Kunden auf, um dessen erledigte Aufgaben nach Projekt zu sehen. So erkennst du schnell, was im gewählten Zeitraum für diesen Kunden abgeschlossen wurde.

• Erledigte Aufgaben – alle im Zeitraum abgeschlossenen Aufgaben
• Ø Zeit bis zur Prüfung – Dauer von der Erstellung bis zur Qualitätssicherung
• Ø Zeit bis zum Abschluss – gesamter Ablauf von der Erstellung bis zur Erledigung
• Gesamtstunden – alle vom Team erfassten Arbeitszeiten