Zeiten erfassen und Berichte erstellen

Zeiten pro Aufgabe erfassen

Wer weiß, wohin die Arbeitszeit fließt, kann Abläufe besser gestalten. In iTasks kann jedes Teammitglied Zeit direkt zu den bearbeiteten Aufgaben erfassen. Ob 30 Minuten für eine Fehlerbehebung oder vier Stunden für eine neue Funktion: Ergänze einen Zeiteintrag und bei Bedarf einen Kommentar zu den erledigten Arbeiten. iTasks hält alles zusammen.

Du kannst Zeiten nach und nach erfassen, verteilt über den Tag oder mehrere Arbeitssitzungen. iTasks summiert alle Einträge automatisch. Du musst dir keine exakten Start- und Endzeiten merken. Erfasse die geleistete Zeit, sobald es dir passt. Das funktioniert auch dann, wenn Aufgaben unterbrochen, später fortgesetzt oder über mehrere Tage bearbeitet werden.

Stundensätze

Erfasste Zeiten werden besonders aussagekräftig, wenn du sie mit den Kosten verknüpfst. In iTasks kannst du für jedes Teammitglied einen Basisstundensatz im Arbeitsbereich hinterlegen. Unterschiedliche Sätze, etwa für erfahrene Entwickler und neue QA-Kollegen, sind problemlos möglich. Bei der Erstellung von Abrechnungsberichten werden sie automatisch berücksichtigt.

Für einzelne Projekte gelten andere Konditionen? Mit projektspezifischen Stundensätzen kannst du den Basissatz gezielt überschreiben. So kann ein Entwickler für interne Arbeiten etwa 50 US-Dollar pro Stunde und für ein dringendes Kundenprojekt 75 US-Dollar pro Stunde abrechnen. Hinterlege den abweichenden Satz im Projekt, und iTasks verwendet ihn automatisch. Dieses zweistufige System vom Arbeitsbereich zum Projekt bildet unterschiedliche Abrechnungsmodelle präzise ab.

Abrechnungsberichte

Am Ende eines Abrechnungszeitraums brauchst du nachvollziehbare Zahlen. Die Abrechnungsberichte von iTasks verbinden erfasste Stunden und Stundensätze zu einer Übersicht pro Teammitglied: Gesamtstunden, verwendeter Satz einschließlich projektspezifischer Abweichungen und berechneter Betrag. Diese Angaben kannst du für die Vergütung oder Rechnungsstellung an Kunden nutzen, ohne sie manuell in Tabellen zusammenzutragen.

Die Berichte zeigen transparent, welche Kosten aus der Arbeitszeit deines Teams entstehen. Prüfe damit Rechnungen externer Mitarbeitender, erstelle interne Kostenaufstellungen oder verfolge das Personalbudget eines Projekts. Grundlage sind die tatsächlichen Zeiteinträge zu den Aufgaben: erfasste Stunden statt Schätzungen.

Den fertigen Bericht kannst du mitnehmen: als Excel-Datei für Berechnungen und Pivot-Tabellen oder als PDF für Kunden und Buchhaltung. Beide Formate enthalten jeden Zeiteintrag mit Datum, Notiz und Betrag. Die Summen entsprechen der Bildschirmansicht. Der Export ist in Arbeitsbereichen mit einem PRO-Abonnement verfügbar.

Teamstatistik

Der Bildschirm Statistik beantwortet zwei Fragen. Was passiert gerade: wie viele Aufgaben in Arbeit sind, welche überfällig oder inaktiv sind und wer wie viel zu tun hat. Und wie lief die Arbeit in einem Zeitraum: wie viele Aufgaben erstellt und abgeschlossen wurden, welcher Anteil pünktlich abgeschlossen wurde, wie lange eine Aufgabe dauert und in welchem Status sie hängen bleibt.

Wähle 7 oder 30 Tage, einen Monat oder ein Quartal: Jede Zahl wird mit dem vorherigen Zeitraum verglichen, und ein Tippen darauf öffnet die Liste der Aufgaben. Du kannst den Bericht auf ein Projekt oder eine Person eingrenzen. Mitglieder sehen nur Projekte, auf die sie Zugriff haben; die Ergebnisse jedes Mitglieds sehen Inhaber und Admins. Alles direkt in Telegram, ohne Exporte und externe Tabellen.

Für die Arbeit mit Kunden gibt es außerdem einen Kundenbericht. Wähle einen Monat und klappe einen Kunden auf, um dessen erledigte Aufgaben nach Projekt zu sehen. So erkennst du schnell, was im gewählten Zeitraum für diesen Kunden abgeschlossen wurde.