Puedes crear una tarea desde la pantalla principal con el botón +, desde el backlog, desde una tarea principal o desde funciones relacionadas, como HelpDesk. Completa primero lo esencial: qué hay que hacer, a qué proyecto pertenece y quién se encarga. Los demás campos conectan la fecha límite, los archivos, la conversación y el plan del equipo.
Hay tres formas de crear una tarea:
- En la app, con el formulario de la tarea. Sus campos se describen más abajo.
- Por voz: pulsa el micrófono del formulario y dicta la tarea; la IA rellena los campos. Más detalles en «Entrada de voz y creación de tareas con IA».
- Con un mensaje al bot en Telegram: escribe o dicta la tarea en el chat privado con el bot de iTasks y te enviará un borrador para confirmar. Más detalles en «Tareas a través del bot de Telegram».
1. Título y descripción
El título debe describir el resultado de forma breve, por ejemplo «Preparar el contrato del cliente» o «Revisar el error de pago». En la descripción, incluye lo que necesita el responsable para trabajar: qué debe hacer, dónde están los materiales y cuándo se considerará terminado.
La descripción admite formato, listas, código en línea y bloques de código. Los archivos y el editor se explican en Archivos adjuntos y formato.
Para asociar una tarea con un tema temporal o un proyecto pequeño, añade una etiqueta en la descripción, por ejemplo #preparar-lanzamiento o #móvil. Al escribir #, el editor sugiere etiquetas recientes similares del espacio. También puedes escribir una nueva sin seleccionar una sugerencia.
2. Listas de verificación en la descripción
Puedes insertar una lista de verificación con su botón en la barra del editor. Durante la edición es un bloque de texto: puedes cambiar el título y los elementos, añadir otros y eliminar los que sobren con su botón. Después de guardar, pueden marcar los elementos el autor de la tarea, el responsable, los administradores y el propietario: pulsa un elemento para marcarlo y vuelve a pulsarlo para desmarcarlo. Para los demás, las casillas están inactivas y una nota bajo la lista indica quién puede marcarlas.
Las listas de verificación incluidas en una tarea no son tareas independientes. Sirven para comprobar pasos dentro de una misma tarea: revisar acciones, marcar materiales preparados o verificar condiciones antes de terminar.
Una tarea puede incluir tantas listas como necesites. Si el trabajo requiere responsables, estados, fechas límite o conversaciones independientes, utiliza subtareas y el árbol de tareas.
3. Proyecto, sprint y cliente
El proyecto es obligatorio: determina quién puede ver la tarea y en qué lista aparece. Una subtarea hereda el proyecto de su tarea principal y no permite cambiarlo por separado.
El sprint sirve para incluir la tarea en un periodo de trabajo activo o previsto. El campo de cliente indica a qué cliente, área o solicitud externa corresponde.
La configuración de proyectos y accesos se explica en Proyectos. Cómo crear, completar y empezar sprints se explica en Sprints y planificación. Para saber quién puede ver y recibir tareas de un proyecto, consulta Miembros y roles.
4. Archivos adjuntos, tipo y prioridad
Puedes adjuntar PDF, documentos de oficina, archivos comprimidos, imágenes, audio y vídeo. Resulta útil para diseños, contratos, informes, capturas de errores o grabaciones.
El tipo indica la naturaleza del trabajo: funcionalidad, error, mejora o tarea técnica. La prioridad ayuda al equipo a decidir qué atender antes. Ambas etiquetas aparecen en las tarjetas y facilitan la revisión de las listas.
Un espacio de trabajo incluye 4 tipos de tareas predeterminados. El propietario y los administradores pueden cambiar sus nombres e iconos y añadir hasta 2 tipos adicionales, para un total de 6. Cómo personalizar los tipos de tareas.
Los archivos y el formato se explican en Archivos adjuntos y formato. Para interpretar las etiquetas, el estado y los demás datos de una tarea guardada, consulta Ficha de la tarea y cambios de estado.
5. Flujo de trabajo, responsable y observadores
¿Se puede asignar una tarea a varias personas? Cada tarea tiene un responsable actual, pero varias personas pueden participar de dos formas:
- Cada persona se encarga de una parte: crea subtareas con sus propios responsables, fechas límite y resultados. Así pueden trabajar en paralelo.
- La misma tarea pasa de una persona a otra: configura un flujo de trabajo con una secuencia de responsables. Al avanzar de etapa, la tarea se asigna automáticamente a la persona configurada para esa etapa. Varias etapas pueden compartir el mismo estado.
Al crear una tarea con flujo de trabajo, selecciona en el formulario al responsable del primer paso. Si no necesitas un flujo, utiliza los cambios de estado habituales.
El responsable se encarga del siguiente paso. Si dejas el campo vacío, se asigna al autor. Todos los miembros del proyecto pueden ver sus tareas; los observadores reciben además notificaciones de cambios de estado y nuevos comentarios. El propietario y los administradores pueden modificar cualquier tarea a la que tengan acceso. Un miembro solo puede cambiar el estado o avanzar por el flujo si es autor o responsable. Los demás miembros del proyecto, incluidos los observadores, pueden leer y comentar. El autor se añade automáticamente como observador. Las notificaciones de fecha límite se envían solo al responsable.
Los estados del espacio se configuran en Estados personalizados. La configuración y el uso de los flujos se explican en Flujos de trabajo. Las conversaciones y menciones se explican en Comentarios, respuestas y menciones.
6. Fecha límite
La fecha límite indica cuándo debe estar terminada la tarea. Aparece en las tarjetas y las listas para que sea fácil detectar las fechas próximas.
La hora es opcional. En la ventana de fecha, bajo el calendario, está la fila Añadir hora · opcional. Si no la usas, al tocar un día la ventana se cierra enseguida. Para indicar una hora, toca la fila, elige la hora y los minutos (:00, :15, :30 o :45) y pulsa Listo. Si la fecha ya está elegida, puedes añadir la hora con el botón + Hora que aparece junto a ella en el formulario. Mientras la hora está abierta, tocar un día solo lo selecciona, y la cruz o un deslizamiento hacia abajo cierran la ventana sin cambios. Sin hora pliega la hora y Listo guarda la fecha sin ella. Las horas de hoy que ya han pasado se muestran más tenues y, para un momento ya pasado, aparece el aviso Esta hora ya pasó. En el formulario, la hora aparece junto a la fecha, y en las tarjetas, como «16 oct, 14:30».
La hora se toma en la zona horaria del responsable o, si no la tiene configurada en su perfil, en la del espacio; el aviso Zona horaria: … indica cuál se usa. Si el reloj del responsable no coincide con el tuyo, el aviso pasa a ser Hora del responsable: … · tu hora: 15:30, y en el formulario, bajo el campo de fecha límite, se mantiene la línea Hora del responsable: …. Una tarea con hora vence justo después de ese momento; sin hora, al terminar el día. Al cambiar la fecha se conserva la hora, una subtarea que hereda la fecha límite de su tarea principal hereda también la hora y las tareas recurrentes no tienen hora. En un mismo día, las tareas con hora se ordenan antes que las que no la tienen.
Puedes ordenar las tareas por fecha límite, tanto en la lista como dentro de las columnas Kanban. Las vistas, los filtros y la ordenación se explican en Vistas de tareas.
El día de la fecha límite, el responsable recibe un recordatorio al inicio del día según sus ajustes. En la sección Notificaciones del perfil puedes añadir un recordatorio 1, 2 o 3 días antes y, para fechas límite con hora, un recordatorio previo a esa hora, de forma predeterminada 1 hora antes. Si el responsable está ahora fuera de su horario laboral o tiene las notificaciones desactivadas, bajo el campo del responsable aparece una indicación de cuándo le llegará la notificación.
Si la tarea está completada o sigue en el backlog, no se envían notificaciones de fecha límite. Para ideas y trabajo futuro, utiliza el Backlog y añade la fecha límite cuando la tarea pase al trabajo activo.
7. Repetición
Activa la repetición para tareas que deben volver cada día, semana, mes o año. La siguiente tarea se crea al cerrar la actual, de modo que el equipo termina una antes de recibir la siguiente.
La repetición solo está disponible para tareas principales sin tarea superior ni subtareas. Si el trabajo ya está dividido en un árbol, decide si necesitas una tarea recurrente o una tarea principal con subtareas. La jerarquía se explica en Subtareas y árbol de tareas.
8. Edición
El autor, los administradores y el propietario pueden editar los campos de una tarea. Abre su ficha y pulsa el lápiz. El formulario es el mismo, aunque algunos ajustes pueden estar bloqueados: una subtarea hereda el proyecto de su tarea principal y una tarea con subtareas no puede convertirse en recurrente. El proyecto de una tarea principal se puede cambiar después de crearla: la tarea se mueve junto con sus subtareas y sale del sprint del proyecto anterior; los observadores sin acceso al nuevo proyecto se eliminan.
Si no puedes terminar de una vez, lo que has escrito se guarda. Cómo salir del formulario sin perderlo se explica en Borradores de tareas.