Crear y editar una tarea

Crear y editar una tarea

Puedes crear una tarea desde la pantalla principal con el botón + , desde el backlog, desde una tarea principal o desde funciones relacionadas, como HelpDesk. Completa primero lo esencial: qué hay que hacer, a qué proyecto pertenece y quién se encarga. Los demás campos conectan la fecha límite, los archivos, la conversación y el plan del equipo.

Si te resulta más fácil contarlo que escribirlo, usa el micrófono junto a Información principal. El reconocimiento de voz y la redacción con IA se explican en Entrada de voz y creación de tareas con IA.

1. Título y descripción

El título debe describir el resultado de forma breve, por ejemplo «Preparar el contrato del cliente» o «Revisar el error de pago». En la descripción, incluye lo que necesita el responsable para trabajar: qué debe hacer, dónde están los materiales y cuándo se considerará terminado.

La descripción admite formato, listas, código en línea y bloques de código. Los archivos y el editor se explican en Archivos adjuntos y formato.

Para asociar una tarea con un tema temporal o un proyecto pequeño, añade una etiqueta en la descripción, por ejemplo #preparar-lanzamiento o #telemetría. Al escribir #, el editor sugiere etiquetas recientes similares del espacio. También puedes escribir una nueva sin seleccionar una sugerencia.

2. Listas de verificación en la descripción

Puedes insertar una lista de verificación con su botón en la barra del editor. Durante la edición es un bloque de texto: puedes cambiar el título y los elementos, añadir otros y eliminar los que sobren con su botón. Después de guardar, la lista es interactiva para quienes pueden editar la tarea: su autor, los administradores y el propietario. Pueden pulsar un elemento para marcarlo y volver a pulsar para desmarcarlo.

Las listas de verificación incluidas en una tarea no son tareas independientes. Sirven para comprobar pasos dentro de una misma tarea: revisar acciones, marcar materiales preparados o verificar condiciones antes de terminar.

Una tarea puede incluir tantas listas como necesites. Si el trabajo requiere responsables, estados, fechas límite o conversaciones independientes, utiliza subtareas y el árbol de tareas.

3. Proyecto, sprint y cliente

El proyecto es obligatorio: determina quién puede ver la tarea y en qué lista aparece. Una subtarea hereda el proyecto de su tarea principal y no permite cambiarlo por separado.

El sprint sirve para incluir la tarea en un periodo de trabajo activo o previsto. El campo de cliente indica a qué cliente, área o solicitud externa corresponde.

La configuración de proyectos y accesos se explica en Proyectos. Cómo crear, completar y empezar sprints se explica en Sprints y planificación. Para saber quién puede ver y recibir tareas de un proyecto, consulta Miembros y roles.

4. Archivos adjuntos, tipo y prioridad

Puedes adjuntar PDF, documentos de oficina, archivos comprimidos, imágenes, audio y vídeo. Resulta útil para diseños, contratos, informes, capturas de errores o grabaciones.

El tipo indica la naturaleza del trabajo: funcionalidad, error, mejora o tarea técnica. La prioridad ayuda al equipo a decidir qué atender antes. Ambas etiquetas aparecen en las tarjetas y facilitan la revisión de las listas.

Los archivos y el formato se explican en Archivos adjuntos y formato. Para interpretar las etiquetas, el estado y los demás datos de una tarea guardada, consulta Ficha de la tarea y cambios de estado.

5. Flujo de trabajo, responsable y observadores

¿Se puede asignar una tarea a varias personas? Cada tarea tiene un responsable actual, pero varias personas pueden participar de dos formas:

• Cada persona se encarga de una parte: crea subtareas con sus propios responsables, fechas límite y resultados. Así pueden trabajar en paralelo.
• La misma tarea pasa de una persona a otra: configura un flujo de trabajo con una secuencia de responsables. Al avanzar de etapa, la tarea se asigna automáticamente a la persona configurada para esa etapa. Varias etapas pueden compartir el mismo estado.

Al crear una tarea con flujo de trabajo, selecciona en el formulario al responsable del primer paso. Si no necesitas un flujo, utiliza los cambios de estado habituales.

El responsable se encarga del siguiente paso. Si dejas el campo vacío, se asigna al autor. Todos los miembros del proyecto pueden ver sus tareas; los observadores reciben además notificaciones de cambios de estado y nuevos comentarios. El propietario y los administradores pueden modificar cualquier tarea a la que tengan acceso. Un miembro solo puede cambiar el estado o avanzar por el flujo si es autor o responsable. Los demás miembros del proyecto, incluidos los observadores, pueden leer y comentar. El autor se añade automáticamente como observador. Las notificaciones de fecha límite se envían solo al responsable.

Los estados del espacio se configuran en Estados personalizados. La configuración y el uso de los flujos se explican en Flujos de trabajo. Las conversaciones y menciones se explican en Comentarios, respuestas y menciones.

6. Fecha límite

La fecha límite indica cuándo debe estar terminada la tarea. Aparece en las tarjetas y las listas para que sea fácil detectar las fechas próximas.

Puedes ordenar las tareas por fecha límite, tanto en la lista como dentro de las columnas Kanban. Las vistas, los filtros y la ordenación se explican en Vistas de tareas.

El día de la fecha límite, el responsable recibe una notificación. La hora de envío se configura en el perfil, en Notificaciones. En la misma página puedes activar un recordatorio anticipado 1, 2o 3 días antes de la fecha límite. Llega como notificación independiente y no sustituye a la del día de vencimiento.

Si la tarea está completada o sigue en el backlog, no se envían notificaciones de fecha límite. Para ideas y trabajo futuro, utiliza el Backlogy añade la fecha límite cuando la tarea pase al trabajo activo.

7. Repetición

Activa la repetición para tareas que deben volver cada día, semana, mes o año. La siguiente tarea se crea al cerrar la actual, de modo que el equipo termina una antes de recibir la siguiente.

La repetición solo está disponible para tareas principales sin tarea superior ni subtareas. Si el trabajo ya está dividido en un árbol, decide si necesitas una tarea recurrente o una tarea principal con subtareas. La jerarquía se explica en Subtareas y árbol de tareas.

8. Edición

El autor, los administradores y el propietario pueden editar los campos de una tarea. Abre su ficha y pulsa el lápiz. El formulario es el mismo, aunque algunos ajustes pueden estar bloqueados: una subtarea hereda el proyecto de su tarea principal y una tarea con subtareas no puede convertirse en recurrente.

Si no puedes terminar de una vez, lo que has escrito se guarda. Cómo salir del formulario sin perderlo se explica en Borradores de tareas.