Flujos de trabajo y automatización

Flujos de trabajo y automatización

Un flujo de trabajo define el recorrido de una tarea: qué estado se aplica, quién es responsable, adónde vuelve si se rechaza y cuándo termina el proceso.

Usa un flujo cuando varias personas se encargan sucesivamente de la misma tarea: una prepara el resultado, otra lo revisa y una tercera lo aprueba. Cada cambio de etapa asigna la tarea a la persona configurada. Hay un responsable actual y se conservan la misma ficha, archivos, comentarios e historial. Para partes de trabajo independientes, con sus propias fechas y resultados, también en paralelo, utiliza subtareas.

1. Lista de flujos de trabajo

Abre los flujos desde Menú → Administración → Flujos de trabajo. La lista muestra nombre, número de etapas y si el flujo está activo o desactivado. Los activos se pueden elegir al crear tareas; los desactivados se conservan en los ajustes, pero no se ofrecen para tareas nuevas.

Free incluye hasta dos flujos por espacio, contando los desactivados; PRO no tiene límite. La restricción solo afecta a la creación de nuevos flujos: los existentes siguen funcionando, también después de vencer PRO.

2. Ajustes de las etapas

Cada etapa tiene un nombre, estado, responsable, indicador de etapa final y destino opcional de rechazo. Los estados proceden del espacio, por lo que conviene configurar primero los Estados personalizados si la secuencia predeterminada no es suficiente.

Para definir la secuencia de personas, elige un responsable en cada etapa. Si una etapa no tiene responsable configurado, al llegar a ella se conserva el actual. Una etapa y un estado son conceptos distintos: varias etapas pueden compartir el mismo estado y tener responsables diferentes.

Las pantallas muestran a Diego, Sofía y Lucía con el mismo estado En curso. Revisión y Aprobación están configuradas para volver al paso anterior si se rechaza el resultado.

3. Cómo funciona en una tarea

Cuando una tarea está vinculada a un flujo, se bloquea el cambio manual de estado. La ficha muestra un bloque con la etapa actual, el progreso y las acciones Completar ✓ y, si corresponde, Rechazar ✗ . Estos botones están disponibles para el propietario, los administradores, el autor y el responsable. Al avanzar, se aplican el estado y el responsable de la siguiente etapa según las reglas del flujo.

Completar ✓ avanza a la siguiente etapa; no siempre significa terminar la tarea. Rechazar ✗ la devuelve a la etapa configurada para el paso actual, sin permitir elegir libremente cualquier etapa anterior. Si al menos una etapa tiene responsable configurado, la reasignación manual de la tarea queda bloqueada: el flujo controla los cambios de responsable.

Ejemplo: tres responsables dentro de un mismo estado

La tarea «Aprobar el boletín de lanzamiento» debe pasar por Diego, Sofía y Lucía. Configura cuatro etapas:

1. Preparación — Diego: estado «En curso».
2. Revisión — Sofía: el mismo estado «En curso»; al rechazar, vuelve a Preparación.
3. Aprobación — Lucía: el mismo estado «En curso»; al rechazar, vuelve a Revisión.
4. Publicada: estado «Completada»; activa el indicador de etapa final.

Deja las tres primeras como no finales. Al crear la tarea, selecciona este flujo y a Diego como responsable. Después de la preparación, Completar pasa la misma tarea a Sofía; tras la revisión, a Lucía. El estado sigue siendo «En curso». Si Lucía rechaza el resultado, vuelve a Sofía en Revisión. Tras la aprobación, Completar lleva a la etapa final. Una persona inicia cada transición e iTasks aplica la etapa y el responsable configurados.

A la izquierda, Sofía tiene la tarea en Revisión. A la derecha, Completar la ha pasado a Lucía en Aprobación. El estado no cambia; Rechazar devuelve la tarea por la ruta configurada.

4. Proyectos y eliminación

Puedes establecer un flujo predeterminado en un proyecto para que las tareas nuevas empiecen en la secuencia adecuada. La configuración del proyecto se explica en Proyectos. Eliminar un flujo no elimina las tareas: se desvinculan y permanecen en el espacio.

Guías relacionadas

La selección de un flujo al crear tareas se explica en Crear y editar tareas. Los campos de la ficha y los cambios de estado se describen en Ficha de tarea y estado.