Automatiza tus procesos con flujos de trabajo

Qué es un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo de iTasks es una secuencia de etapas configurada de antemano que la tarea recorre automáticamente. En cada etapa defines el estado de la tarea y la persona responsable. Cuando alguien termina su parte, la tarea pasa a la siguiente etapa con su nuevo responsable y el estado correspondiente.

Por ejemplo: una diseñadora termina una propuesta y la tarea pasa al desarrollador en estado «En curso». Cuando termina el desarrollo, pasa a la persona de calidad en estado «En pruebas». Cada persona sabe qué le toca hacer y nadie tiene que esperar a una reasignación manual.

El número de etapas es ilimitado. Diseña la ruta que necesites, desde «hacer → revisar» hasta procesos con una docena de etapas.

Cómo funciona la automatización

Configura el flujo una vez y úsalo cuando lo necesites. El proceso es sencillo:

1. Crea un flujo de trabajo: define la secuencia de etapas y elige el estado y el responsable de cada una.
2. Inicia una tarea con ese flujo: selecciona el flujo al crear la tarea o añádelo después. La tarea empezará a recorrer sus etapas.
3. El equipo hace avanzar la tarea: en cada etapa, el responsable ve un panel donde puede pulsar «Completar ✓» o devolver la tarea a la etapa anterior.

Todo ocurre automáticamente: cambios de estado, asignación al siguiente responsable, notificaciones en Telegram. No necesitas vigilar cada tarea ni pasarla manualmente de una persona a otra.

Panel del flujo en la tarea

Cuando una tarea utiliza un flujo, aparece un panel específico dentro de la tarjeta. Muestra la etapa actual y las acciones disponibles. La persona responsable ve dos botones:

• «Completar ✓»: completa la etapa actual y hace avanzar la tarea.
• «Rechazar ✗»: devuelve la tarea a la etapa anterior si necesita una corrección.

El resto del equipo puede consultar la etapa y el responsable actuales. Así hay visibilidad de todo el proceso: todos saben dónde está una tarea y con quién hablar si se bloquea.

Modo manual: tú decides

La automatización ayuda, pero no todas las tareas necesitan un flujo. iTasks te permite combinar ambos modos:

• •Tareas con flujo de trabajo: recorren automáticamente una ruta configurada. Son útiles para procesos repetidos, como publicar funciones, atender solicitudes o aprobar documentos.
• •Tareas normales: se gestionan a mano. Tú eliges el estado y el responsable en cualquier momento. Ideales para encargos puntuales, urgencias y trabajo que no sigue una plantilla.

El equipo decide qué automatizar y qué gestionar manualmente. Siempre puedes desvincular el flujo de una tarea y volver al control manual.

Casos de uso

Los flujos sirven para cualquier proceso en el que una tarea pasa por varias personas en orden:

Todo esto es gratis para equipos de hasta 3 personas. También resulta útil en HelpDesk cuando una solicitud debe pasar de la primera línea de soporte a un especialista y después a una revisión final. Consulta cómo personalizar los estados y gestionar las tareas en la página de Flujos de trabajo y búsqueda.