Las notificaciones de iTasks se configuran en una sola pantalla: Perfil → Notificaciones. Responde a tres preguntas: dónde enviarlas, cuándo y qué fechas límite recordar. Todo se guarda al instante, sin botón «Guardar».
Lo esencial: activa Solo en horario laboral y todo lo que ocurra por la noche o el fin de semana llegará en un único resumen al inicio del siguiente día laboral. Para desconectar un rato, pulsa Desactivar temporalmente en el primer bloque de la pantalla.
1. Dónde abrir los ajustes
Abre el perfil desde el avatar de la barra superior y pulsa la fila Notificaciones: debajo se indica cuándo llegan ahora las notificaciones. En pantalla ancha el perfil se abre con la lista de secciones a la izquierda: elige Notificaciones y los ajustes aparecen al momento.
Los ajustes son personales y se aplican en todos tus espacios de trabajo.
2. Estado y desactivación temporal
El primer bloque de la pantalla muestra si las notificaciones están activadas y cuándo llegan: por ejemplo, Activadas y, debajo, Llegan de 09:00 a 19:00, lun–vie.
Para desconectar un rato —una reunión, la noche o las vacaciones— pulsa Desactivar temporalmente y elige el periodo:
- Durante 1 hora;
- Hasta mañana por la mañana: hasta el inicio del siguiente día laboral o, si no hay horario laboral definido, hasta el inicio del día;
- Hasta el lunes: hasta el inicio del día del lunes;
- Durante una semana;
- Hasta que las active.
Mientras las notificaciones están desactivadas, no se guardan ni llegarán más tarde. Los recordatorios de fechas límite de ese periodo también se perderán. El bloque muestra Desactivadas hasta …; cuando termine el periodo, las notificaciones se activarán solas. Para activarlas antes, pulsa la fila Activar notificaciones.
Lo mismo está disponible en Telegram: el comando /notifications en el chat con el bot muestra el estado y los botones Desactivar 1 h, Hasta mañana por la mañana o Activar.
3. Dónde enviarlas
El interruptor Recibir en Telegram controla los mensajes del bot en tu chat personal: tareas, comentarios, fechas límite y HelpDesk. Lo tienen los usuarios con Telegram vinculado a su cuenta.
Cada notificación es una tarjeta: arriba, lo que ha pasado; debajo, el título de la tarea, una tabla con el proyecto, la fecha límite, la prioridad o el estado y el botón «Abrir tarea» dentro del propio mensaje. En la notificación de una tarea nueva, el estado de la tabla es un botón: el responsable lo pulsa, elige un estado de la lista y la tarea pasa al momento, por ejemplo, a «En curso». Los comentarios aparecen como cita con el nombre de su autor.
En las aplicaciones de Android e iOS aparece además el interruptor Recibir notificaciones push. Al activarlo, la aplicación explica primero para qué sirven las notificaciones y después muestra la solicitud de permiso del sistema. Sin ese permiso, las notificaciones push no se activan: revisa los ajustes de notificaciones de la aplicación en Android o iOS. La Mini App de Telegram no tiene interruptor push: las notificaciones llegan a través del bot.
Si todos los canales están desactivados, el primer bloque de la pantalla muestra No llegan: todos los canales están desactivados.
4. Quién recibe las notificaciones de tareas
- La asignación de una tarea se notifica al nuevo responsable si la tarea no está en el backlog y el responsable no es su autor.
- Los cambios de estado se notifican al autor, al responsable actual y a los observadores, excepto a quien cambió el estado.
- Los comentarios se notifican al autor, al responsable actual y a los observadores, excepto a quien escribió el comentario.
- Los recordatorios de fechas límite se envían solo al responsable actual.
Los observadores no obtienen acceso adicional a la tarea: su visibilidad depende del proyecto. Ser observador añade las notificaciones de estados y comentarios.
5. Horario laboral y resumen
De forma predeterminada, las notificaciones llegan a cualquier hora. Para recibirlas solo en horas de trabajo, activa Solo en horario laboral en el bloque Cuándo, define las horas en la fila Horario laboral (por ejemplo, 09:00–19:00) y marca los días en la fila Días. El horario laboral puede pasar por la medianoche, por ejemplo 22:00–06:00.
En horario laboral las notificaciones llegan al instante. Lo que ocurre fuera de él —asignaciones, cambios de estado, comentarios, recordatorios, conversaciones de HelpDesk— no se pierde: al inicio del siguiente día laboral el bot envía un único mensaje Mientras no estabas.
- El resumen refleja el estado actual de las tareas: si durante la noche una tarea se movió varias veces y se cerró, en el resumen aparece una sola línea con su estado final.
- En los comentarios se ve cuántos hay y quién escribió el último.
- Las tareas nuevas asignadas a ti llegan como tarjetas independientes con botones de estado, hasta cinco; el resto se incluye en la lista general.
- Las tareas eliminadas y aquellas a las que ya no tienes acceso no entran en el resumen.
- En la aplicación móvil el resumen llega como una única notificación push.
Las respuestas del bot a tus propias acciones en el chat personal —borradores de tareas, botones de las tarjetas— no se retrasan por el horario laboral.
6. Inicio del día y zona horaria
Inicio del día es la hora a la que llegan los recordatorios de la mañana; de forma predeterminada, las 08:00. Si el horario laboral está activado, el inicio del día coincide con su comienzo y se cambia en la fila Horario laboral.
Todas las horas de la pantalla se calculan en tu zona horaria personal: se muestra en la fila Zona horaria, donde también puedes cambiarla. Si aún no has elegido una zona, al guardar los ajustes por primera vez iTasks tomará la del dispositivo.
7. Horario del equipo
El propietario o un administrador puede definir el horario laboral del equipo en los ajustes del espacio de trabajo. Es una sugerencia, no una regla: no cambia el horario de los miembros, y cada uno sigue recibiendo las notificaciones según sus propios ajustes.
Si tienes desactivado Solo en horario laboral, en el bloque Cuándo aparece una fila como Horario del equipo «…»: 10:00–19:00, lun–vie con el botón Aplicar. El botón activa el horario laboral con esas horas y esos días.
Las horas se aplican en tu hora local y la zona horaria personal no cambia. Por ejemplo, con un horario del equipo de 09:00–19:00, un miembro en Tiflis recibe las notificaciones de 09:00 a 19:00 hora de Tiflis, y un miembro en Berlín, de 09:00 a 19:00 hora de Berlín. Una vez aplicado, es un horario personal normal: puedes modificarlo como quieras.
Si no pulsas Aplicar, nada cambia. Si tu horario laboral ya está activado, la propuesta no se muestra, aunque tus horas sean distintas de las del equipo.
8. Recordatorios de fechas límite
El día de la fecha límite, el responsable siempre recibe un recordatorio al inicio del día. En el bloque Fechas límite puedes añadir otros dos:
- Con antelación: 1, 2 o 3 días antes de la fecha límite. Desactivado de forma predeterminada.
- Antes de la hora límite: solo para tareas con hora límite. Puede llegar a la hora límite, 15 o 30 minutos antes o 1, 2 o 3 horas antes; de forma predeterminada, 1 hora antes.
Si una fecha límite con hora cae antes del inicio del día —por ejemplo, a las 08:30 con inicio del día a las 09:00—, el recordatorio de la mañana llega el día anterior: al final del horario laboral o, si no está definido, a las 20:00.
Si el horario laboral está activado, un recordatorio que caería en horas o días no laborables llega en el último momento laboral anterior: de una fecha límite en sábado te enterarás el viernes antes de terminar la jornada. Los recordatorios que coinciden tras este traslado llegan en un solo mensaje.
Para las tareas cerradas y las que están en el backlog no se envían recordatorios de fechas límite.
9. Cuándo recibirá la notificación un compañero
Tus compañeros tienen su propio horario laboral, por eso iTasks indica cuándo les llegará la notificación. Sus horas y días de trabajo no se muestran.
- En la lista de usuarios del espacio, junto al nombre se ve la hora local del compañero y, si ahora está fuera de su horario laboral, cuándo le llegarán las notificaciones: 02:14 · notificaciones desde lun, 09:00 o notificaciones desactivadas.
- En el formulario de la tarea, bajo el responsable, y en la ficha de la tarea, sobre el campo de comentario, aparece una línea si el destinatario no recibirá la notificación al instante: Mateo: hora local 02:14, notificación prevista: 09:00. Si el compañero ha desactivado las notificaciones: Mateo: notificaciones desactivadas, el mensaje no llegará.
10. Qué ocurre al cambiar los ajustes
Tras cambiar el horario laboral, el inicio del día, la zona horaria o los recordatorios, iTasks recalcula las notificaciones futuras. Las ya enviadas no cambian. Si desactivas el horario laboral, el resumen acumulado llega al instante.
11. Si no llegan las notificaciones
- Mira el primer bloque de la pantalla: quizá las notificaciones están desactivadas temporalmente.
- Comprueba que esté activado el canal necesario: Telegram o push. Para push, revisa el permiso del sistema en Android o iOS.
- Si el horario laboral está activado, las notificaciones fuera de él llegan en un resumen al inicio del siguiente día laboral.
- Revisa la zona horaria si las notificaciones llegan a una hora incorrecta.
- Asegúrate de que la tarea no esté cerrada ni en el backlog: para esas tareas no se envían recordatorios de fechas límite.
Abrir una tarea desde una notificación
Pulsa el botón de la tarea en el mensaje de Telegram o la notificación push de la aplicación móvil. Tras iniciar sesión, iTasks cambia al espacio correspondiente al que tienes acceso y abre la tarea. Un enlace a un comentario también te lleva a ese comentario.
Los enlaces respetan las restricciones habituales de acceso. Si ya no perteneces al espacio, comprueba qué cuenta estás usando y contacta con su propietario. Si puedes acceder al espacio, pero la tarea se ha eliminado o has perdido el acceso a su proyecto, la pantalla muestra «No se encontró la tarea.»
En un espacio de solo lectura puedes consultar la tarea, pero abrir una notificación no permite editarla.
Guías relacionadas
El idioma de la interfaz y otros ajustes personales se explican en Perfil e idioma de la interfaz. La fecha límite y su hora se definen al crear y editar una tarea. Los comandos del bot se enumeran en el artículo «Tareas a través del bot de Telegram».