Aufgaben über den Bot in Telegram
Schreib dem Bot so, wie du einer Kollegin schreiben würdest: wer, was und bis wann. iTasks erstellt den Aufgabenentwurf und legt die Aufgabe erst an, wenn du auf die Schaltfläche tippst.
Eine Nachricht – ein fertiger Aufgabenentwurf
Öffne den privaten Chat mit @iTasksBot und schreib den Auftrag in normalen Worten, wie an einen Kollegen – gern gleich mit Datei: „Neue Aufgabe für Anna bis Freitag: Content-Plan für die Herbstkampagne vorbereiten und an Lukas zur Freigabe schicken. Dringend, Briefing im Anhang“. Die KI leitet Titel und Beschreibung ab, findet die zuständige Person unter den Mitgliedern des Arbeitsbereichs, wählt das passende Projekt, setzt Fälligkeitsdatum und Priorität und hängt das Briefing an den Entwurf an.
Als Antwort kommt die Entwurfskarte. Die Aufgabe erscheint in iTasks erst, wenn du auf „Aufgabe erstellen“ tippst – vorher bekommt die zuständige Person nichts. Befehle oder eine besondere Syntax musst du dir nicht merken.
Korrekturen in Worten, per Schaltfläche oder durch Bearbeiten der Nachricht
Hat sich der Bot geirrt oder hast du es dir anders überlegt? Schreib einfach: „nicht Anna, sondern Lukas“, „Frist: nächster Dienstag“. Die KI wendet die Korrektur auf den Entwurf an, statt sie anzuhängen. Zuständige Person, Projekt, Fälligkeitsdatum und Priorität kannst du auch per Schaltfläche direkt in der Karte ändern.
Du kannst eine Aufgabe in mehreren Nachrichten hintereinander beschreiben – sie landen in einem Entwurf. Eine weitergeleitete Kundennachricht kommt wörtlich in die Beschreibung, als Zitat mit dem Namen des Absenders. Und bei einem Tippfehler bearbeite deine Nachricht in Telegram: Solange die Aufgabe noch nicht erstellt ist, korrigiert der Bot den Entwurf.
Sprache, Fotos und Dateien
Sprechen geht schneller als Tippen? Schick eine Sprachnachricht bis 10 Minuten – der Bot transkribiert sie und erstellt denselben Entwurf. Schick das Foto eines Mockups oder einen Screenshot mit Bildunterschrift: Das Bild landet in der Aufgabenbeschreibung. Dokumente, Tabellen, Archive, Audio- und Videodateien hängt der Bot als Anhänge an. Mehrere Fotos auf einmal, also ein Album, werden zu einem Entwurf, und alle Fotos landen in der Beschreibung.
Dateien belegen Speicherplatz im Arbeitsbereich. Vor dem Hochladen prüft der Bot, ob er reicht, und sagt es sofort, wenn nicht; im kostenlosen Tarif bekommt der Inhaber die Schaltfläche „PRO aktivieren“. Eine Datei darf bis zu 20 MB groß sein.
Der Status – direkt aus der Nachricht
In der Karte „Aufgabe erstellt“ hat der Status eine eigene Zeile, und sein Wert ist eine Schaltfläche. Tippe darauf, und statt der Karte öffnet sich die Liste der Status in der Reihenfolge, wie sie in deinem Arbeitsbereich eingerichtet sind; der aktuelle ist markiert. Wähle einen aus – die Aufgabe wechselt sofort dorthin, und die Karte kommt mit dem neuen Status zurück; „← Zur Aufgabe“ bringt sie unverändert zurück. Die zuständige Person öffnet dieselbe Liste in der Benachrichtigung über die neue Aufgabe: zwei Fingertipps – und die Aufgabe ist „In Arbeit“.
Bei einer Aufgabe mit Workflow stehen in der Liste die Workflow-Schritte vor und zurück. Die Schaltfläche „Aufgabe öffnen“ führt zu iTasks, wo du die Aufgabe besprechen und ergänzen kannst.
Der Entwurf – derselbe wie in der App
Jede Karte des Bots ist ein normaler iTasks-Entwurf: Er erscheint sofort im Bereich „Entwürfe“ der App, und nur du siehst ihn. Die Schaltfläche „Entwurf öffnen“ öffnet ihn im Aufgabenformular – dort kannst du Beobachter, eine Checkliste oder eine Wiederholung ergänzen und die Aufgabe von dort erstellen.
Hast du mehrere Arbeitsbereiche, fragt der Bot, wo er Aufgaben anlegen soll; die Auswahl änderst du mit dem Befehl /space. Die ausführliche Anleitung steht in der Dokumentation: „Aufgaben über den Telegram-Bot“.
KI-Auswertung und Modus ohne KI
Die Auswertung der Nachricht und die Transkription von Sprachnachrichten verbrauchen KI-Tokens des Arbeitsbereichs – dasselbe Guthaben wie die Spracheingabe in der App. Sie sind in Free und PRO im Rahmen des Tarifs enthalten.
Sind die Tokens aufgebraucht oder ist die KI nicht verfügbar, weist der Bot dich nicht ab: Die erste Zeile der Nachricht wird zum Titel, der Rest zur Beschreibung, und die Felder wählst du über die Schaltflächen. Eine Aufgabe wörtlich und ohne KI speichern kannst du auch mit dem Befehl /new.
Fragen zu Aufgaben über den Bot
Muss ich die App öffnen, um eine Aufgabe zu erstellen?
Nein. Schreib dem Bot @iTasksBot im privaten Chat: Er erstellt einen Entwurf, und die Aufgabe erscheint, sobald du auf „Aufgabe erstellen“ tippst. Du brauchst ein iTasks-Konto und einen Arbeitsbereich mit einem Projekt; falls du sie noch nicht hast, zeigt dir der Bot, wie du anfängst.
Ist das im kostenlosen Tarif verfügbar?
Ja, der Bot funktioniert in Free und PRO. Die KI-Auswertung von Nachrichten und die Transkription von Sprachnachrichten verbrauchen KI-Tokens des Arbeitsbereichs. Sind die Tokens aufgebraucht, wird eine Textnachricht trotzdem zum Entwurf – die Felder wählst du dann über die Schaltflächen.
Kann ich eine Aufgabe einer Kollegin oder einem Kollegen zuweisen?
Ja. Nenne die Person in der Nachricht: „Anna, bereite den Bericht vor“. Zuständig kann jedes Mitglied des Arbeitsbereichs mit Zugriff auf das Projekt werden. Die Person erhält eine Benachrichtigung und kann den Status direkt darin ändern.
Was macht der Bot mit Fotos und Dateien?
Ein Foto landet in der Aufgabenbeschreibung; Dokumente, Tabellen, Archive, Audio- und Videodateien in den Anhängen. Dateien belegen Speicherplatz im Arbeitsbereich: Reicht er nicht, sagt der Bot das vor dem Hochladen. Eine Datei darf bis zu 20 MB groß sein.
Kann ich die Aufgabe nach dem Senden der Nachricht noch korrigieren?
Solange die Aufgabe noch nicht erstellt ist, ja: Schreib die Korrektur, tippe auf eine Schaltfläche in der Karte oder bearbeite deine Nachricht – der Entwurf wird aktualisiert.
Funktioniert der Bot in Gruppen?
Nein. Aufgaben entstehen nur im privaten Chat mit dem Bot: Nachrichten in Gruppen wertet er nicht aus.
Schreib dem Bot deine erste Aufgabe
Öffne @iTasksBot, erstelle einen Arbeitsbereich und leg eine Aufgabe mit einer einzigen Nachricht an.
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