Automação de processos e fluxos de trabalho

O que é um fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho no iTasks é uma sequência de etapas pré-configuradas que a tarefa segue automaticamente. Em cada etapa, você define o status da tarefa e o responsável. Quando alguém termina sua parte, a tarefa passa para a próxima etapa, com o próximo responsável e o status correto. Sem intervenção manual.

Imagine: o designer termina um layout, e a tarefa passa automaticamente para o desenvolvedor com o status "Em andamento". O desenvolvedor termina, e a tarefa vai para o controle de qualidade com o status "Em revisão". Todos sabem o que fazer, e ninguém precisa esperar um gestor reatribuir a tarefa.

O número de etapas de um fluxo é ilimitado. Monte o caminho que seu processo exige, de um simples "fazer → revisar" a sequências complexas com dezenas de etapas.

Como a automação funciona

Configure um fluxo uma vez e reutilize quantas vezes precisar. O processo é simples:

1. Crie um fluxo — defina a sequência de etapas. Para cada uma, escolha o status da tarefa e o membro responsável.
2. Inicie uma tarefa com o fluxo — vincule o fluxo ao criar a tarefa ou adicione-o depois. A tarefa começa a percorrer as etapas.
3. Os membros avançam a tarefa — em cada etapa, o responsável vê um painel especial e clica em "Concluir ✓" ou rejeita a tarefa para a etapa anterior.

Tudo acontece automaticamente: mudanças de status, trocas de responsável, notificações no Telegram. Você não precisa acompanhar cada tarefa e passá-la manualmente de uma pessoa para outra.

Painel do fluxo nas tarefas

Quando uma tarefa segue um fluxo, um painel especial aparece dentro dela, mostrando a etapa atual e as ações disponíveis. O responsável pela etapa vê dois botões:

• "Concluir ✓" — conclui a etapa atual e avança a tarefa no fluxo.
• "Rejeitar ✗" — devolve a tarefa à etapa anterior se algo precisar ser refeito.

Os outros membros veem em que etapa a tarefa está e quem é o responsável atual. Isso traz transparência completa: todos sabem onde uma tarefa parou e com quem conversar.

Modo manual: controle total

A automação é útil, mas nem toda tarefa precisa de um fluxo. O iTasks permite combinar livremente as duas formas de trabalhar:

• •Tarefas com fluxo de trabalho — seguem automaticamente um caminho pré-configurado. Ideais para processos recorrentes: lançamentos, atendimento de solicitações e aprovação de documentos.
• •Tarefas comuns — gerenciadas manualmente. Você escolhe o status e o responsável a qualquer momento. Ideais para tarefas pontuais, solicitações urgentes e atividades sem um modelo fixo.

Sua equipe decide quais tarefas automatizar e quais gerenciar manualmente. Você sempre pode desvincular um fluxo da tarefa e voltar ao controle manual.

Exemplos de uso

Os fluxos de trabalho servem para processos em que a tarefa passa por várias pessoas em sequência:

Tudo isso é gratuito para equipes de até 3 pessoas. A mesma abordagem é especialmente útil no HelpDesk quando uma solicitação precisa passar do primeiro atendimento a um especialista e depois por uma conferência final. Saiba mais sobre personalização de status e gestão de tarefas na página de Fluxos de trabalho e busca.