Automazione dei processi e scenari

Cos’è uno scenario del flusso di lavoro

Uno scenario in iTasks è una sequenza di passaggi predefinita che l’attività segue automaticamente. Per ogni passaggio scegli lo stato dell’attività e la persona responsabile. Quando un partecipante conclude la propria parte, l’attività passa all’assegnatario successivo con lo stato previsto.

Immagina un designer che conclude un prototipo: l’attività passa allo sviluppatore nello stato «In corso». Quando lo sviluppatore termina, arriva a chi esegue i test nello stato «In verifica». Tutti sanno cosa fare e nessuno deve aspettare una riassegnazione manuale.

Il numero di passaggi è illimitato. Puoi definire un percorso semplice, come «esecuzione → revisione», o una sequenza articolata con molte fasi.

Come funziona l’automazione

Configura lo scenario una volta e riusalo quando serve. Bastano questi passaggi:

1. Crea uno scenario: definisci l’ordine dei passaggi e scegli, per ciascuno, stato e membro responsabile.
2. Avvia un’attività con lo scenario: collegalo durante la creazione o aggiungilo in seguito. L’attività inizierà a seguire il percorso.
3. Il team fa avanzare l’attività: a ogni passaggio, la persona responsabile usa il pannello dedicato per completare la fase oppure rimandare l’attività alla fase precedente.

Il sistema gestisce cambi di stato, passaggi tra assegnatari e notifiche Telegram. Non devi seguire ogni attività per trasferirla a mano da una persona all’altra.

Il pannello dello scenario nell’attività

Quando un’attività segue uno scenario, al suo interno compare un pannello dedicato che mostra il passaggio corrente e le azioni disponibili. La persona responsabile vede due pulsanti:

• «Completa»: conclude il passaggio corrente e fa avanzare l’attività nello scenario.
• «Rimanda indietro»: riporta l’attività al passaggio precedente quando serve una correzione.

Gli altri membri possono vedere il passaggio corrente e il responsabile. Il processo è trasparente per tutti: si capisce subito dove un’attività si è fermata e con chi parlarne.

Modalità manuale: controllo completo

Non ogni attività richiede uno scenario. In iTasks puoi combinare liberamente le due modalità:

• • Attività con scenario: seguono automaticamente il percorso configurato. Ideali per processi ricorrenti, come rilasci, gestione delle richieste e approvazione di documenti.
• • Attività normali: le gestisci a mano, scegliendo stato e assegnatario quando vuoi. Comode per lavori occasionali, richieste urgenti e casi che non rientrano in uno schema.

Il team decide cosa automatizzare e cosa gestire a mano. Puoi sempre scollegare lo scenario da un’attività e tornare al controllo manuale.

Esempi di utilizzo

Gli scenari sono utili in tutti i processi in cui il lavoro passa in sequenza tra più persone:

Tutto questo è gratuito per team fino a 3 persone. È utile anche nell’HelpDesk, quando una richiesta deve passare dall’assistenza di primo livello a uno specialista e poi al controllo finale. Scopri come personalizzare gli stati nella pagina Flussi di lavoro e ricerca.