Автоматизація процесів і воркфлоу-сценарії
Створюйте воркфлоу-сценарії з необмеженою кількістю кроків. Завдання за сценарієм проходять маршрут автоматично — не потрібні ручне адміністрування, зміна статусів чи перепризначення.
Що таке воркфлоу-сценарій
Воркфлоу-сценарій у iTasks — це наперед задана послідовність кроків, яку завдання проходить автоматично. Для кожного кроку ви визначаєте статус завдання та відповідальну людину. Коли учасник завершує свою частину, завдання переходить на наступний крок — до наступного виконавця, з правильним статусом. Ручне втручання не потрібне.
Уявіть: дизайнер завершує макет, і завдання автоматично переходить до розробника зі статусом «В роботі». Розробник завершив — завдання йде до QA зі статусом «Тестування». Усі знають, що робити, і ніхто не чекає, поки керівник перепризначить завдання.
Кількість кроків у сценарії необмежена. Будуйте маршрут, якого вимагає ваш процес, — від простого «зробити → перевірити» до складних ланцюгів із десятка етапів.
Як працює автоматизація
Налаштуйте сценарій один раз — використовуйте його стільки разів, скільки потрібно. Процес простий:
- Створіть сценарій — визначте послідовність кроків. Для кожного кроку оберіть статус завдання та відповідального учасника команди.
- Запустіть завдання зі сценарієм — додайте сценарій під час створення завдання або пізніше. Завдання почне свою подорож маршрутом.
- Учасники рухають завдання вперед — на кожному кроці відповідальна людина бачить спеціальну панель і натискає «Готово» або відхиляє завдання назад на попередній крок.
Усе відбувається автоматично: зміна статусів, передача між виконавцями, сповіщення в Telegram. Не треба стежити за кожним завданням і вручну передавати його між людьми.
Панель сценарію в завданнях
Коли завдання рухається за сценарієм, усередині нього з'являється спеціальна панель — візуальний блок із поточним кроком і доступними діями. Відповідальний за поточний крок бачить дві кнопки:
- «Готово» — завершити поточний крок і просунути завдання вперед за сценарієм.
- «Відхилити» — повернути завдання на попередній крок, якщо щось потребує доопрацювання.
Інші учасники команди бачать, на якому кроці завдання та хто зараз відповідальний. Це створює повну прозорість: усі знають, де завдання зупинилося, і до кого звертатися.
Ручний режим: повний контроль
Автоматизація — це потужно, але не кожному завданню потрібен сценарій. В iTasks можна вільно поєднувати обидва підходи:
- •Завдання за сценарієм — проходять наперед заданий маршрут автоматично. Ідеально для повторюваних процесів: релізи функцій, опрацювання звернень, погодження документів.
- •Звичайні завдання — керуються вручну. Статус і виконавця ви обираєте будь-коли. Підходить для разових завдань, термінових запитів і всього, що не вписується в шаблон.
Немає прив'язки до одного формату. Команда сама вирішує, які завдання автоматизувати, а які вести руками. Сценарій завжди можна від'єднати від завдання й повернутися до ручного керування.
Сценарії використання
Воркфлоу-сценарії підходять для будь-якого процесу, де завдання послідовно проходить через кількох людей:
Розробка функцій
Дизайнер (макет) → Розробник (реалізація) → QA (тестування) → PM (приймання) → Готово. Кожен натискає «Готово» — завдання рухається вперед.
Публікація контенту
Автор (чернетка) → Редактор (перевірка) → SMM-менеджер (публікація). Якщо редактор знаходить проблеми — відхиляє, і завдання повертається до автора.
Опрацювання звернень
Менеджер (приймає звернення) → Спеціаліст (виконує) → Менеджер (перевіряє та закриває). Сценарій гарантує, що жодне звернення не загубиться.
Погодження документів
Ініціатор → Юристи → Керівник → Фінальне погодження. На кожному етапі учасник може погодити документ або повернути його на доопрацювання.
Усе це безкоштовно для команд до 3 осіб. Такий підхід особливо корисний у HelpDesk, коли звернення клієнта має пройти від підтримки першої лінії до спеціаліста й далі до фінальної перевірки. Докладніше про кастомні статуси та керування завданнями — на сторінці Воркфлоу і пошук.
Питання про автоматизацію
Чим воркфлоу-сценарій відрізняється від звичайного завдання?
Звичайне завдання керується вручну — статуси та виконавців ви змінюєте самі. Завдання за сценарієм автоматично проходить наперед задану послідовність кроків: коли поточний виконавець натискає «Готово», завдання переходить на наступний крок із потрібним статусом і наступною відповідальною людиною.
Чи обов'язково використовувати воркфлоу-сценарії?
Ні. Сценарії — опціональна функція. Ви можете створювати завдання й керувати ними вручну, як і раніше. Воркфлоу під рукою, коли вони потрібні, але ніколи не є обов'язковими.
Скільки кроків може мати сценарій?
Обмежень немає. Створюйте стільки кроків, скільки вимагає ваш процес — від двох до десятків. У кожного кроку свій статус і виконавець.
Що відбувається, коли крок відхиляють?
Учасник може відхилити завдання, повернувши його на попередній крок до попереднього виконавця. Це дозволяє виправити проблеми без ручного втручання керівника.
Чи безкоштовна автоматизація процесів?
Так. Створення й використання воркфлоу-сценаріїв входить до безкоштовного тарифу для команд до 3 осіб. Усі кроки, статуси та автоматичні переходи доступні без обмежень.
Автоматизуйте рутину
Налаштуйте сценарій і забудьте про ручне перепризначення завдань. Безкоштовно в iTasks.
Почати безкоштовно