خودکارسازی فرایندها و سناریوهای گردش کار

سناریوی گردش کار چیست

سناریوی گردش کار در iTasks دنباله‌ای از گام‌های از پیش تعیین‌شده است که کار خودکار طی می‌کند. برای هر گام وضعیت کار و شخص مسئول را تعیین می‌کنید. وقتی شرکت‌کننده سهم خودش را تمام کند، کار به گام بعد می‌رود — به مسئول بعدی و با وضعیت درست. بدون هیچ دخالت دستی.

تصور کنید: طراح ماکت را تمام می‌کند و کار خودکار با وضعیت «در حال انجام» به توسعه‌دهنده می‌رسد. توسعه‌دهنده تمام می‌کند — کار با وضعیت «در حال آزمایش» به تیم تست می‌رود. همه می‌دانند چه کنند و هیچ‌کس منتظر نمی‌ماند مدیر کار را دوباره واگذار کند.

تعداد گام‌های سناریو نامحدود است. هر مسیری که فرایندتان لازم دارد بسازید — از «انجام ← بررسی» ساده تا زنجیره‌های پیچیده با ده‌ها مرحله.

خودکارسازی چطور کار می‌کند

سناریو را یک بار تنظیم کنید — هر چند بار لازم بود دوباره استفاده کنید. روند ساده است:

1. سناریو بسازید — دنباله‌ی گام‌ها را تعیین کنید و برای هر گام وضعیت کار و عضو مسئول تیم را انتخاب کنید.
2. کار را با سناریو شروع کنید — هنگام ساخت کار سناریو را وصل کنید یا بعداً اضافه کنید. کار سفرش را در مسیر آغاز می‌کند.
3. اعضای تیم کار را جلو می‌برند — در هر گام، مسئول پنلی ویژه می‌بیند و «انجام شد» را می‌زند یا کار را به گام قبل رد می‌کند.

همه‌چیز خودکار انجام می‌شود: تغییر وضعیت، سپردن کار به مسئول بعدی، اعلان‌های تلگرام. لازم نیست هر کار را زیر نظر بگیرید و دستی بین افراد جابه‌جا کنید.

پنل سناریو در کار

وقتی کاری با سناریو پیش می‌رود، پنلی ویژه داخل کار ظاهر می‌شود — بلوکی دیداری که گام فعلی و اقدامات در دسترس را نشان می‌دهد. مسئول گام فعلی دو دکمه می‌بیند:

• «انجام شد» — گام فعلی را تمام کنید و کار را در سناریو جلو ببرید.
• «رد» — اگر چیزی باید دوباره انجام شود، کار را به گام قبل برگردانید.

اعضای دیگر تیم می‌بینند کار در کدام گام است و اکنون مسئولش کیست. این شفافیت کامل می‌سازد: همه می‌دانند کار کجا گیر کرده و با چه کسی باید صحبت کنند.

حالت دستی: کنترل کامل

خودکارسازی قدرتمند است، اما هر کاری به سناریو نیاز ندارد. iTasks امکان می‌دهد هر دو روش را آزادانه ترکیب کنید:

• •کارهای سناریودار — خودکار مسیر از پیش تعیین‌شده را طی می‌کنند. ایده‌آل برای فرایندهای تکراری: انتشار قابلیت‌ها، رسیدگی به درخواست‌ها، تأیید اسناد.
• •کارهای معمولی — دستی مدیریت می‌شوند. هر زمان وضعیت و مسئول را خودتان انتخاب می‌کنید. عالی برای کارهای یک‌باره، درخواست‌های فوری و هر چه در قالب نمی‌گنجد.

هیچ اجباری به یک شکل نیست. تیمتان تصمیم می‌گیرد کدام کارها خودکار و کدام دستی باشند. همیشه می‌توانید سناریو را از کار جدا کنید و به کنترل دستی برگردید.

نمونه‌های کاربرد

سناریوهای گردش کار برای هر فرایندی مناسب‌اند که کار به‌ترتیب از دست چند نفر بگذرد:

همه‌ی این‌ها برای تیم‌های تا 3 نفر رایگان است. همین روش مخصوصاً در HelpDesk مفید است، وقتی درخواست مشتری باید از پشتیبانی سطح اول به کارشناس و سپس به بررسی نهایی برسد. درباره‌ی سفارشی کردن وضعیت‌ها و مدیریت کارها در صفحه‌ی گردش کار و جستجو بیشتر بخوانید.