Otomatisasi proses & skenario alur kerja

Apa itu skenario alur kerja

Skenario alur kerja di iTasks merupakan urutan langkah yang telah ditentukan untuk diikuti tugas secara otomatis. Pada setiap langkah, Anda menentukan status tugas dan penanggung jawab. Saat peserta menyelesaikan bagiannya, tugas berpindah ke langkah berikutnya, kepada orang berikutnya dengan status yang sesuai. Tidak perlu tindakan manual.

Misalnya, desainer menyelesaikan desain dan tugas otomatis berpindah ke pengembang dengan status “Sedang dikerjakan”. Setelah pengembang selesai, tugas diteruskan ke QA dengan status “Sedang diuji”. Semua orang tahu yang harus dilakukan, dan tidak perlu menunggu manajer mengganti penanggung jawab.

Jumlah langkah dalam skenario tidak dibatasi. Buat jalur yang diperlukan proses Anda, dari “kerjakan → tinjau” sederhana hingga rangkaian kompleks dengan belasan tahap.

Cara kerja otomatisasi

Siapkan skenario sekali dan gunakan sesering yang diperlukan. Prosesnya sederhana:

1. Buat skenario — tentukan urutan langkah. Untuk setiap langkah, pilih status tugas dan anggota tim yang bertanggung jawab.
2. Mulai tugas dengan skenario — hubungkan skenario saat membuat tugas atau tambahkan kemudian. Tugas mulai mengikuti jalurnya.
3. Anggota tim melanjutkan tugas — pada setiap langkah, penanggung jawab melihat panel khusus dan menekan “Selesaikan ✓” atau menolak tugas kembali ke langkah sebelumnya.

Semuanya terjadi secara otomatis: perubahan status, pergantian penanggung jawab, notifikasi Telegram. Anda tidak perlu memantau setiap tugas dan meneruskannya secara manual kepada orang berikutnya.

Panel skenario dalam tugas

Saat tugas mengikuti skenario, sebuah panel khusus muncul di dalam tugas, menampilkan langkah saat ini dan tindakan yang tersedia. Penanggung jawab langkah tersebut melihat dua tombol:

• “Selesaikan ✓” — menyelesaikan langkah saat ini dan melanjutkan tugas ke langkah berikutnya dalam skenario.
• “Tolak ✗” — mengembalikan tugas ke langkah sebelumnya jika perlu dikerjakan ulang.

Anggota tim lainnya dapat melihat langkah tugas saat ini dan siapa yang bertanggung jawab. Ini menciptakan transparansi penuh: semua orang tahu di mana tugas tertahan dan siapa yang perlu dihubungi.

Mode manual: kendali penuh

Otomatisasi berguna, tetapi tidak semua tugas memerlukan skenario. iTasks memungkinkan Anda menggabungkan kedua pendekatan dengan bebas:

• •Tugas dengan skenario — otomatis mengikuti jalur yang ditentukan. Cocok untuk proses berulang seperti rilis fitur, penanganan permintaan, dan persetujuan dokumen.
• •Tugas biasa — dikelola secara manual. Anda memilih status dan penanggung jawab kapan saja. Cocok untuk pekerjaan satu kali, permintaan mendesak, dan tugas yang tidak sesuai dengan templat.

Anda tidak terikat pada satu format. Tim menentukan tugas yang diotomatisasi dan yang dikelola manual. Anda selalu dapat melepas skenario dari tugas dan kembali ke kendali manual.

Contoh penggunaan

Skenario alur kerja cocok untuk proses apa pun ketika tugas melewati beberapa orang secara berurutan:

Semua ini gratis untuk tim hingga 3 orang. Pendekatan yang sama sangat berguna pada HelpDesk ketika permintaan pelanggan perlu berpindah dari dukungan awal ke spesialis, lalu ke pemeriksaan akhir. Pelajari penyesuaian status dan pengelolaan tugas di halaman Alur kerja & pencarian.