Puoi creare un’attività dalla schermata principale con il pulsante +, dal backlog, da un’attività principale o da altri percorsi, come HelpDesk. Compila prima le informazioni essenziali: cosa bisogna fare, a quale progetto appartiene e chi se ne occupa. Gli altri campi tengono insieme scadenza, file, discussione e pianificazione del team.
Se è più comodo spiegare i dettagli a voce che digitarli, usa il microfono accanto a Informazioni. Il riconoscimento vocale e la preparazione con l’IA sono descritti in Dettatura e creazione di attività con l’IA.
1. Titolo e descrizione
Il titolo deve riassumere il risultato, per esempio «Preparare il contratto per il cliente» o «Verificare l’errore di pagamento». Nella descrizione aggiungi ciò che serve all’assegnatario per lavorare senza ulteriori domande: cosa fare, dove trovare i materiali e quali condizioni rendono il lavoro completo.
La descrizione supporta formattazione, elenchi, codice nel testo e blocchi di codice. I file e il funzionamento dell’editor sono descritti in Allegati e formattazione.
Per collegare l’attività a un tema temporaneo o a un piccolo progetto, aggiungi un tag direttamente nella descrizione, come #preparazione-lancio o #mobile. Appena digiti #, l’editor suggerisce tag simili usati di recente nello spazio di lavoro. Puoi comunque scriverne uno nuovo senza scegliere un suggerimento.
2. Checklist nella descrizione
Puoi inserire una checklist nella descrizione con il pulsante dedicato nella barra dell’editor. In modalità di modifica è un normale blocco di testo: puoi cambiare titolo e voci, aggiungerne di nuove ed eliminare quelle inutili con il pulsante accanto alla voce. Dopo il salvataggio, la lista diventa interattiva per chi può modificare l’attività: autore, amministratore o proprietario dello spazio. Tocca una voce per spuntarla e toccala di nuovo per togliere la spunta.
Le checklist inserite in un’attività non sono attività autonome. Servono a verificare i passaggi all’interno della stessa attività: controllare alcune fasi, segnare i materiali pronti o verificare poche condizioni prima di concludere il lavoro.
Un’attività può contenere tutte le checklist necessarie. Se il lavoro va suddiviso in attività collegate con assegnatari, stati, scadenze o discussioni distinti, usa le sottoattività e la struttura ad albero.
3. Progetto, sprint e cliente
Il progetto è obbligatorio: determina chi può vedere l’attività e in quale elenco compare. Una sottoattività eredita il progetto dall’attività principale e non può cambiarlo separatamente.
Lo sprint è utile quando il team pianifica periodi brevi e vuole inserire l’attività in un piano attivo o futuro. Il campo cliente indica a quale cliente, area o richiesta esterna si riferisce l’attività.
La configurazione dei progetti e degli accessi è descritta in Progetti. Creazione, composizione e avvio degli sprint sono descritti in Sprint e pianificazione. Per sapere chi può vedere e ricevere attività in un progetto, leggi Membri e ruoli.
4. Allegati, tipo e priorità
Puoi allegare file di lavoro: PDF, documenti d’ufficio, archivi, immagini, audio e video. Sono utili per bozze grafiche, contratti, report, schermate di errori o registrazioni vocali.
Il tipo indica la natura del lavoro: funzionalità, bug, miglioramento o attività tecnica. La priorità aiuta il team a capire cosa affrontare prima. Queste etichette compaiono nelle schede e rendono gli elenchi più facili da consultare.
Uno spazio di lavoro parte da 4 tipi di attività predefiniti. Il proprietario e gli amministratori possono cambiarne nomi e icone e aggiungere fino a 2 tipi, per un totale di 6. Come personalizzare i tipi di attività.
File e formattazione sono descritti in Allegati e formattazione. Per leggere etichette, stato e altri dati di un’attività salvata, apri Dettagli dell’attività e cambi di stato.
5. Flusso di lavoro, assegnatario e osservatori
Si può assegnare un’attività a più persone? Ogni attività ha un solo assegnatario corrente, ma più persone possono contribuire in due modi:
- Ognuno è responsabile di una parte distinta: crea sottoattività con assegnatari, scadenze e risultati specifici. In questo modo il lavoro può procedere in parallelo.
- La stessa attività passa da una persona all’altra: configura un flusso di lavoro con una sequenza di assegnatari. Il passaggio alla fase successiva assegna automaticamente l’attività alla persona configurata per quella fase. Le fasi possono anche usare lo stesso stato.
Quando crei un’attività con un flusso di lavoro, scegli nel modulo il responsabile della prima fase. Se non serve un flusso, usa i normali cambi di stato.
L’assegnatario è la persona responsabile del passo successivo. Se lasci il campo vuoto, l’attività viene assegnata all’autore. Tutti i membri del progetto possono vederne le attività; gli osservatori ricevono anche notifiche sui cambi di stato e sui nuovi commenti. Proprietario e amministratori possono modificare qualsiasi attività a cui hanno accesso; un membro può cambiare lo stato ordinario o eseguire transizioni del flusso solo se è autore o assegnatario. Gli altri membri del progetto, compresi gli osservatori, possono leggere e commentare. L’autore viene aggiunto automaticamente agli osservatori. Le notifiche di scadenza arrivano soltanto all’assegnatario.
Gli stati dello spazio si configurano in Stati personalizzati. La configurazione e l’uso dei flussi sono descritti in Flussi di lavoro. Per discussioni e menzioni, leggi Commenti, risposte e menzioni.
6. Scadenza
La scadenza indica entro quando completare l’attività. Compare nelle schede e negli elenchi, rendendo più visibili le attività prossime alla scadenza.
L’orario è facoltativo. Nella finestra di scelta della data, sotto il calendario, c’è la riga Aggiungi orario · facoltativo. Se non la usi, toccando un giorno la finestra si chiude subito. Per indicare un orario, tocca la riga, scegli ora e minuti (:00, :15, :30 o :45) e premi Fatto. Se la data è già impostata, puoi aggiungere l’orario con il pulsante + Orario accanto a essa nel modulo. Finché l’orario è aperto, toccando un giorno lo selezioni soltanto, mentre la X o uno scorrimento verso il basso chiudono la finestra senza modifiche. Senza orario richiude l’orario e Fatto salva la data senza di esso. Le ore di oggi già trascorse sono mostrate più chiare e, per un momento già passato, compare l’avviso Quest’orario è già passato. Nel modulo l’orario compare accanto alla data, nelle schede come «16 ott, 14:30».
L’orario vale nel fuso orario dell’assegnatario o, se nel suo profilo non è impostato, in quello dello spazio; l’indicazione Fuso orario: … mostra quale viene usato. Se l’ora dell’assegnatario non coincide con la tua, l’indicazione diventa Orario dell’assegnatario: … · per te: 15:30 e nel modulo, sotto il campo della scadenza, resta la riga Orario dell’assegnatario: …. Un’attività con orario risulta scaduta subito dopo quel momento, una senza orario alla fine della giornata. Spostando la data l’orario resta invariato, una sottoattività che eredita la scadenza dell’attività principale ne eredita anche l’orario e le attività ricorrenti non hanno orario. Nello stesso giorno le attività con orario vengono prima di quelle senza.
Puoi ordinare le attività per scadenza: portare in cima quelle più vicine oppure ordinarle nelle colonne Kanban. Elenco, Kanban, albero dei progetti, filtri e ordinamento sono descritti in Viste delle attività.
Il giorno della scadenza, l’assegnatario riceve una notifica. L’orario di invio si imposta nel profilo, in Notifiche. Nella stessa pagina puoi attivare un promemoria anticipato di 1, 2 o 3 giorni. Arriva come notifica separata e non sostituisce quella del giorno della scadenza.
Se l’attività è già completata o si trova ancora nel backlog, le notifiche di scadenza non vengono inviate. Per idee e lavori futuri, usa il Backlog e aggiungi una scadenza quando l’attività entra effettivamente in lavorazione.
7. Ricorrenza
Attiva la ricorrenza per le attività che devono ripetersi ogni giorno, settimana, mese o anno. L’attività successiva viene creata dopo la chiusura di quella corrente: il team conclude il lavoro in corso prima di ricevere la nuova istanza.
La ricorrenza è disponibile solo per attività principali senza genitore e senza sottoattività. Se il lavoro è già organizzato ad albero, scegli se gestirlo come un’unica attività ricorrente o come un’attività principale ordinaria con sottoattività. La gerarchia è descritta in Sottoattività e struttura ad albero.
8. Modifica
L’autore, un amministratore o il proprietario dello spazio possono modificare i campi dell’attività. Apri i dettagli e tocca la matita. La modalità di modifica usa gli stessi campi, ma alcune impostazioni possono essere bloccate: una sottoattività, per esempio, eredita il progetto dall’attività principale, e un’attività con sottoattività non può diventare ricorrente. Il progetto di un’attività principale si può cambiare anche dopo la creazione: l’attività si sposta insieme alle sottoattività ed esce dallo sprint del progetto precedente, mentre gli osservatori senza accesso al nuovo progetto vengono rimossi.
Se non riesci a completare tutto in una volta, il testo inserito viene conservato. Per uscire dal modulo senza perdere il lavoro, leggi Bozze delle attività.