In iTasks l’accesso si gestisce su due livelli: il ruolo nello spazio di lavoro definisce le possibilità della persona, mentre l’accesso ai progetti si configura separatamente. I nuovi membri che entrano tramite un link d’invito possono ricevere automaticamente l’accesso ai progetti attivi.
In breve: un nuovo membro che entra tramite un link d’invito riceve il ruolo «Membro» e l’accesso ai progetti attivi con l’opzione «Aggiungi automaticamente» attivata. Per assegnare l’accesso manualmente, disattiva l’opzione nei progetti necessari. Se una persona è già nello spazio ma non vede un progetto, può essere necessario assegnare l’accesso manualmente.
1. Come invitare una persona nello spazio di lavoro
La gestione del team si trova in Amministrazione → Membri. Questa schermata è disponibile soltanto al proprietario e agli amministratori dello spazio di lavoro.
Opzione 1. Link di invito
- Apri Membri.
- Trova il riquadro «Invita membri» nella parte superiore della schermata.
- Tocca Invia tramite Telegram e scegli la chat a cui inviare il link, oppure tocca Copia link di invito e invialo come preferisci.
- La persona apre il link ed entra nello spazio di lavoro: la Mini App di Telegram usa un link Telegram, mentre le app Android e iOS usano un link per l’app mobile.
Il link viene preparato automaticamente all’apertura della schermata. Se nella sessione corrente dell’app esiste già un link valido, viene riutilizzato. Il link non è mostrato come testo: puoi inviarlo tramite Telegram o copiarlo con un pulsante. La Mini App di Telegram usa un link al bot Telegram, mentre le app Android e iOS usano un link link.itasksbot.com per aprire l’app installata.
Opzione 2. Aggiunta manuale tramite ID Telegram (alternativa)
- Nella schermata Membri, tocca Non riesci a invitare con il link? in fondo alla pagina.
- Si apre la schermata Aggiungi tramite ID Telegram.
- Inserisci l’ID Telegram dell’utente.
- Indica il nome da mostrare nello spazio di lavoro.
- Quando aggiunge un utente manualmente, il proprietario o un amministratore sceglie Membro o Amministratore. Dopo l’aggiunta, solo il proprietario può cambiarne il ruolo.
- Salva le modifiche.
Questa alternativa serve quando una persona non riesce ad aprire il link di invito. Normalmente basta inviarle il link: lo aprirà ed entrerà nello spazio di lavoro in autonomia.
Da sapere: quando un nuovo membro entra tramite un link d’invito, ottiene l’accesso ai progetti attivi con l’opzione «Aggiungi automaticamente» attivata. L’aggiunta tramite ID Telegram non assegna automaticamente l’accesso ai progetti: questo percorso resta manuale. Modificare l’opzione non cambia gli accessi già concessi.
2. I ruoli nello spazio di lavoro e le rispettive autorizzazioni
Lo spazio di lavoro prevede tre ruoli: Proprietario, Amministratore e Membro. Stabiliscono chi può gestire il team e le impostazioni condivise dello spazio.
- ● Proprietario: ha il controllo completo. Ogni spazio di lavoro può avere un solo proprietario. Può invitare e rimuovere membri, cambiare i ruoli, gestire le impostazioni e l’abbonamento, ed eliminare lo spazio stesso.
- ● Amministratore: può invitare e rimuovere membri e gestire impostazioni e progetti, ma non può cambiare i ruoli dei membri già aggiunti né rimuovere il proprietario o un altro amministratore.
- ● Membro: è un membro ordinario dello spazio di lavoro. Lavora solo nei progetti a cui ha accesso e non gestisce la composizione del team.
In pratica:
- Il ruolo non sostituisce l’accesso ai progetti. Una persona può far parte dello spazio di lavoro senza vedere tutti i progetti.
- Proprietario e Amministratore hanno sempre accesso a tutti i progetti dello spazio di lavoro. Non puoi disabilitare il loro accesso con l’interruttore del singolo progetto.
- Solo Proprietario può cambiare il ruolo di un altro membro. Può farlo direttamente dall’elenco dei membri.
- Non è possibile trasferire la proprietà a un altro membro. Ogni spazio ha un solo proprietario.
3. Come aggiungere un membro a uno o più progetti
L’accesso si configura nel progetto, non nella scheda del membro. Usa questo percorso manuale se l’opzione è disattivata, la persona è già nel team oppure è stata aggiunta tramite ID Telegram. Un nuovo membro che entra tramite un link d’invito è già aggiunto ai progetti attivi con l’opzione attiva.
- Apri il menu laterale dell’app.
- Vai in Amministrazione → Progetti.
- Trova il progetto nell’elenco e tocca l’icona della matita per modificarlo.
- Nella schermata di modifica, scorri fino alla sezione Membri del progetto.
- Usa gli interruttori negli elenchi Con accesso e Senza accesso per scegliere chi può vedere il progetto.
- Tocca Salva modifiche.
Trovi una guida più ampia nella pagina Progetti.
I nuovi progetti vengono creati con l’accesso automatico attivo. L’opzione vale per i nuovi membri che entrano tramite un link d’invito e per i progetti attivi. Nei progetti creati prima dell’introduzione di questa opzione, l’impostazione è inizialmente disattivata. La creazione di un progetto non concede automaticamente l’accesso ai membri già presenti con il ruolo «Membro». La disattivazione dell’opzione non rimuove gli accessi esistenti. L’aggiunta tramite ID Telegram resta manuale. Proprietario e amministratori mantengono l’accesso a tutti i progetti.
Da ricordare
- ● Se una persona fa parte dello spazio di lavoro ma non vede le attività di un progetto, verifica prima che sia abilitata nell’elenco dei membri di quel progetto.
- ● Proprietario e Amministratore hanno automaticamente accesso a ogni progetto e non possono essere disabilitati manualmente.
- ● La stessa persona può avere accesso soltanto ad alcuni progetti dello spazio di lavoro.
La sequenza per assegnare l’accesso
Se la persona è già nel team, l’opzione non la aggiunge retroattivamente. I nuovi membri non vengono aggiunti automaticamente ai progetti inattivi e una loro successiva attivazione non cambia l’elenco dei membri.
Come concedere l’accesso a un membro
Il proprietario o un amministratore apre «Amministrazione → Membri», seleziona un utente e attiva «Accesso tramite MCP/API» nelle sue impostazioni. Per attivarlo serve PRO. Per il proprietario compare «Automatico per il proprietario». Questa autorizzazione non modifica il ruolo dell’utente né il suo accesso ai progetti. Gli amministratori possono autorizzare anche sé stessi, ma non disattivare l’accesso automatico del proprietario.
Dopo aver ricevuto l’autorizzazione, il membro apre il proprio profilo e copia le proprie istruzioni. Chi gestisce le autorizzazioni vede lo stato dell’accesso, non il link personale di un altro utente. Non condividere le chiavi del proprietario con i membri.