Flussi di lavoro e automazione

Flussi di lavoro e automazione

Un flusso di lavoro definisce la sequenza seguita da un’attività: quale stato applicare, chi ne diventa responsabile, dove torna in caso di rifiuto e quando il processo si conclude.

Usa un flusso di lavoro quando più persone si occupano della stessa attività una dopo l’altra: una prepara il risultato, un’altra lo verifica e una terza lo approva. Il passaggio di fase affida l’attività all’assegnatario configurato. L’assegnatario corrente è uno solo; scheda, file, commenti e cronologia rimangono gli stessi. Per parti di lavoro distinte con scadenze e risultati propri, anche in parallelo, usa le sottoattività.

1. Elenco dei flussi di lavoro

Apri i flussi da Menu → Amministrazione → Flussi di lavoro. L’elenco mostra nome, numero di fasi e stato attivo o disabilitato. I flussi attivi sono selezionabili alla creazione delle attività; quelli disabilitati restano nelle impostazioni ma non vengono proposti per nuove attività.

Free include fino a due flussi per spazio di lavoro, compresi quelli disabilitati; PRO non impone un limite. Il limite riguarda solo la creazione di nuovi flussi: quelli esistenti continuano a funzionare anche dopo la scadenza di PRO.

2. Impostazioni delle fasi

Ogni fase ha un nome, uno stato, un assegnatario, un indicatore di fase finale e un’eventuale destinazione in caso di rifiuto. Gli stati provengono dalle impostazioni dello spazio: se la sequenza predefinita non basta, configura prima gli Stati personalizzati.

Per impostare una sequenza di persone, scegli un assegnatario per ogni fase. Se una fase non ha un assegnatario configurato, il passaggio mantiene quello corrente dell’attività. Fase e stato sono concetti distinti: più fasi possono condividere lo stesso stato ma avere assegnatari diversi.

Le schermate di creazione mostrano Giulia, Sofia e Marco con lo stesso stato In corso. Revisione e Approvazione sono configurate per tornare alla fase precedente in caso di rifiuto.

3. Come funziona su un’attività

Quando un’attività è collegata a un flusso, i cambi manuali di stato sono bloccati. La scheda mostra il riquadro del flusso con fase corrente, avanzamento e azioni Completata e, se prevista, Rifiuta. Questi pulsanti sono disponibili al proprietario dello spazio, agli amministratori, all’autore e all’assegnatario. Il passaggio applica lo stato e l’assegnatario della fase successiva secondo le regole del flusso.

Completata porta alla fase successiva e non necessariamente completa l’attività. Rifiuta la rimanda alla fase di ritorno configurata per il passo corrente, senza permettere di scegliere liberamente una fase precedente. Se almeno una fase ha un assegnatario configurato, la riassegnazione manuale dell’attività collegata è bloccata: è il flusso a gestire gli assegnatari.

Esempio: tre assegnatari nello stesso stato

L’attività «Approvare la newsletter di lancio» deve passare da Giulia a Sofia e poi a Marco. Configura quattro fasi:

1. Preparazione — Giulia: stato «In corso».
2. Revisione — Sofia: lo stesso stato «In corso»; ritorno a Preparazione in caso di rifiuto.
3. Approvazione — Marco: lo stesso stato «In corso»; ritorno a Revisione in caso di rifiuto.
4. Pubblicato: stato «Completata»; attiva l’indicatore di fase finale.

Lascia non finali le prime tre fasi. Quando crei l’attività, scegli questo flusso e Giulia come assegnataria. Dopo la preparazione, «Completata» passa la stessa attività a Sofia; dopo la revisione, la passa a Marco. Lo stato rimane sempre «In corso». Se Marco rifiuta il risultato, l’attività torna a Sofia in Revisione. Dopo l’approvazione, «Completata» la porta alla fase finale. Ogni transizione viene avviata da un utente; iTasks applica la fase successiva e il suo assegnatario.

A sinistra, l’attività è affidata a Sofia in Revisione. A destra, il pulsante Completata l’ha passata a Marco in Approvazione. Lo stato rimane uguale; Rifiuta segue il percorso di ritorno configurato.

4. Progetti ed eliminazione

Puoi impostare un flusso come processo predefinito di un progetto, così le nuove attività partono dalla sequenza corretta. La configurazione del progetto è descritta in Progetti. Eliminare un flusso non elimina le attività: quelle collegate vengono scollegate e rimangono nello spazio di lavoro.

Guide correlate

La creazione di attività con un flusso è descritta in Creare e modificare un’attività. I campi della scheda e i cambi di stato sono descritti in Dettagli dell’attività e cambi di stato.