Stati personalizzati delle attività

Gli stati personalizzati ti permettono di adattare il flusso di lavoro dello spazio alle fasi effettive del lavoro. Il team può usare termini propri, come «Revisione editoriale», «In attesa di approvazione» o «Pronto per la pubblicazione», al posto di un processo generico.

1. Dove configurare gli stati

Apri il menu dell’app e seleziona Spazio di lavoro → Stati delle attività. La sezione è disponibile al proprietario dello spazio, perché le modifiche agli stati riguardano tutto il team e tutti i progetti.

2. Cosa puoi modificare

• Nome dello stato. Puoi rinominare sia gli stati di base sia quelli personalizzati. È utile quando il team ha bisogno di termini specifici per il proprio processo.
• Icona e colore dello stato. Scegli un’icona dal catalogo condiviso: il colore si applica all’icona e all’indicatore dello stato, mentre lo sfondo pastello coordinato viene calcolato automaticamente.
• Ordine delle fasi personalizzate. I pulsanti con le frecce cambiano l’ordine degli stati negli elenchi e nella bacheca Kanban.
• Stati personalizzati. Aggiungi stato crea una nuova fase prima dello stato finale. Viene salvata appena inserisci un nome; una riga vuota non viene salvata.
• Eliminazione. Puoi eliminare soltanto gli stati personalizzati. L’icona del cestino apre una finestra di conferma: le attività in questo stato passeranno a «Nuova» (o al suo nome attuale). Tocca Elimina. Gli stati di base rimangono parte del flusso di lavoro.

Le modifiche vengono salvate automaticamente: il nome dopo una breve pausa nella digitazione o quando il campo perde il focus; ordine, icona e colore subito. Accanto al titolo dell’elenco compare brevemente Salvataggio..., poi Salvato. Se il salvataggio non riesce, la modifica viene annullata e compare un messaggio di errore.

3. Come scegliere icona e colore di uno stato

A sinistra del nome di ogni stato compare la sua icona nel colore dello stato. Puoi impostare icona e colore per uno stato di base, una fase intermedia esistente o un nuovo stato personalizzato. Se non scegli un’icona restano quelle predefinite: cerchio tratteggiato per «Nuova», icona di riproduzione per «In corso», ampolla per «In verifica», segno di spunta per «Completata», cerchio semplice per «Backlog» e per gli stati personalizzati.

1. Tocca l’icona accanto allo stato.
2. In Icona e colore dello stato, tocca Scegli l’icona dello stato e scegli un’icona in Scegli un’icona: la categoria Stati è la prima, seguita dalle stesse categorie dei tipi di attività.
3. Regola il cursore Colore dello stato. Funziona come il selettore del colore dei progetti; icona e colore si modificano in modo indipendente.
4. Controlla l’anteprima: icona e nome compaiono su uno sfondo pastello calcolato automaticamente per il tema chiaro o scuro.
5. Tocca Salva nella finestra: icona e colore vengono applicati e salvati subito nello spazio di lavoro.

Annulla chiude la finestra senza modificare icona e colore.

4. Come appaiono gli stati nel lavoro quotidiano

Subito dopo la modifica, i nuovi nomi, l’ordine e i colori compaiono nelle schede delle attività, nei filtri, nell’elenco e nella bacheca Kanban; l’icona dello stato è visibile nelle intestazioni delle colonne Kanban, anche quando sono ridotte, e nell’elenco delle impostazioni. Prima di modificarli, concorda i termini con il team: diventeranno il vocabolario condiviso di tutto lo spazio di lavoro.

5. Una sequenza pratica per configurarli

1. Mantieni gli stati di base come punti di riferimento del processo.
2. Aggiungi le fasi intermedie che il team usa davvero.
3. Disponi le fasi nell’ordine normalmente seguito da un’attività.
4. Controlla la schermata principale nelle viste elenco e Kanban.

Cosa leggere dopo

Tipi di attività personalizzati

Per vedere come gli stati interagiscono con le diverse viste, apri Schermata principale. Se devi suddividere il lavoro per area, configura i progetti. Per sapere quali ruoli possono gestire le impostazioni dello spazio, leggi Membri e ruoli.