Le notifiche di iTasks si configurano in un’unica schermata: Profilo → Notifiche. Risponde a tre domande: dove riceverle, quando e di quali scadenze ricordarti. Ogni modifica viene salvata subito, senza pulsante «Salva».
In breve: attiva Solo in orario di lavoro e tutto ciò che succede la sera o nel fine settimana arriverà in un unico riepilogo all’inizio del giorno lavorativo successivo. Per staccare per un po’, tocca Disattiva temporaneamente nel primo blocco della schermata.
1. Dove trovare le impostazioni
Apri il profilo dall’avatar nella barra superiore e tocca la riga Notifiche: sotto è indicato quando arrivano le notifiche al momento. Su schermo largo il profilo si apre con l’elenco delle sezioni a sinistra: scegli Notifiche e le impostazioni compaiono subito.
Le impostazioni sono personali e valgono in tutti i tuoi spazi di lavoro.
2. Stato e disattivazione temporanea
Il primo blocco della schermata mostra se le notifiche sono attive e quando arrivano: per esempio Attive e, sotto, Arrivano dalle 09:00 alle 19:00, lun–ven.
Per staccare per un po’ — una riunione, la notte o le ferie — tocca Disattiva temporaneamente e scegli per quanto tempo:
- Per 1 ora;
- Fino a domattina — fino all’inizio del giorno lavorativo successivo o, se l’orario di lavoro non è impostato, fino all’inizio della giornata;
- Fino a lunedì — fino all’inizio della giornata di lunedì;
- Per una settimana;
- Finché non le riattivo.
Finché le notifiche sono disattivate, non vengono conservate e non arriveranno più tardi. Anche i promemoria delle scadenze che cadono in questo periodo andranno persi. Il blocco mostra Disattivate fino a …; allo scadere del periodo le notifiche si riattivano da sole. Per riattivarle prima, tocca la riga Attiva le notifiche.
Lo stesso si può fare in Telegram: il comando /notifications nella chat con il bot mostra lo stato e i pulsanti Disattiva per 1 ora, Fino a domattina o Attiva.
3. Dove riceverle
L’interruttore Ricevi su Telegram controlla i messaggi del bot nella tua chat personale: attività, commenti, scadenze e HelpDesk. È disponibile per gli utenti che hanno collegato Telegram al proprio account.
Ogni notifica è una scheda: in alto cosa è successo, poi il titolo dell’attività, una tabella con progetto, scadenza, priorità o stato e il pulsante «Apri attività» direttamente nel messaggio. Nella notifica di una nuova attività lo stato nella tabella è un pulsante: l’assegnatario lo tocca, sceglie uno stato dall’elenco e l’attività passa subito, per esempio, a «In corso». I commenti compaiono come citazione con il nome dell’autore.
Nelle app Android e iOS compare anche l’interruttore Ricevi notifiche push. Quando lo attivi, l’app spiega prima a cosa servono le notifiche e poi mostra la richiesta di autorizzazione del sistema. Senza autorizzazione le push non si attivano: controlla le impostazioni delle notifiche dell’app in Android o iOS. La Mini App di Telegram non ha l’interruttore push: le notifiche arrivano tramite il bot.
Se tutti i canali sono disattivati, il primo blocco della schermata mostra Non arrivano: tutti i canali sono disattivati.
4. Chi riceve le notifiche delle attività
- Assegnazione dell’attività: arriva al nuovo assegnatario quando l’attività non è nel backlog e l’assegnatario non coincide con l’autore.
- Cambi di stato: arrivano ad autore, assegnatario corrente e osservatori, tranne alla persona che ha cambiato lo stato.
- Commenti: arrivano ad autore dell’attività, assegnatario corrente e osservatori, tranne all’autore del commento.
- Promemoria delle scadenze: arrivano soltanto all’assegnatario corrente.
Essere osservatore non amplia l’accesso all’attività: la visibilità dipende dall’accesso al progetto. Gli osservatori ricevono in aggiunta le notifiche di stati e commenti.
5. Orario di lavoro e riepilogo
Per impostazione predefinita le notifiche arrivano a qualsiasi ora. Per riceverle solo nelle ore di lavoro, attiva Solo in orario di lavoro nel blocco Quando, poi imposta le ore nella riga Orario di lavoro (per esempio 09:00–19:00) e seleziona i giorni nella riga Giorni. L’orario di lavoro può attraversare la mezzanotte, per esempio 22:00–06:00.
In orario di lavoro le notifiche arrivano subito. Quello che succede fuori orario — assegnazioni, cambi di stato, commenti, promemoria, richieste HelpDesk — non va perso: all’inizio del giorno lavorativo successivo il bot invia un unico messaggio Mentre eri via.
- Il riepilogo riflette lo stato attuale delle attività: se durante la notte un’attività è stata spostata più volte e poi chiusa, nel riepilogo compare una sola riga con il suo stato finale.
- Per i commenti vedi quanti sono e chi ha scritto l’ultimo.
- Le nuove attività assegnate a te arrivano come schede separate con i pulsanti di stato, fino a cinque; le altre finiscono nell’elenco generale.
- Le attività eliminate e quelle a cui non hai più accesso non entrano nel riepilogo.
- Nell’app mobile il riepilogo arriva come un’unica notifica push.
Le risposte del bot alle tue azioni nella chat personale — bozze di attività, pulsanti delle schede — non vengono rinviate dall’orario di lavoro.
6. Inizio della giornata e fuso orario
Inizio della giornata è l’ora in cui arrivano i promemoria del mattino; per impostazione predefinita le 08:00. Se l’orario di lavoro è attivo, l’inizio della giornata coincide con il suo inizio e si modifica nella riga Orario di lavoro.
Tutti gli orari della schermata sono calcolati nel tuo fuso orario personale: è indicato nella riga Fuso orario, dove puoi anche cambiarlo. Se non hai ancora scelto un fuso, al primo salvataggio delle impostazioni iTasks userà quello del dispositivo.
7. Orario del team
Il proprietario o un amministratore può impostare l’orario di lavoro del team nelle impostazioni dello spazio di lavoro. È un suggerimento, non una regola: non modifica gli orari dei membri, e ognuno continua a ricevere le notifiche secondo le proprie impostazioni.
Se hai disattivato Solo in orario di lavoro, nel blocco Quando compare una riga come Orario del team «…»: 10:00–19:00, lun–ven con il pulsante Applica. Il pulsante attiva l’orario di lavoro con quelle ore e quei giorni.
Le ore si applicano nella tua ora locale e il fuso orario personale non cambia. Per esempio, con un orario del team 09:00–19:00, un membro a Tbilisi riceve le notifiche dalle 09:00 alle 19:00 ora di Tbilisi, un membro a Berlino dalle 09:00 alle 19:00 ora di Berlino. Dopo l’applicazione è un normale orario personale: puoi modificarlo come preferisci.
Se non tocchi Applica, non cambia nulla. Se il tuo orario di lavoro è già attivo, la proposta non compare, anche quando le tue ore sono diverse da quelle del team.
8. Promemoria delle scadenze
Il giorno della scadenza l’assegnatario riceve sempre un promemoria, all’inizio della giornata. Nel blocco Scadenze puoi aggiungerne altri due:
- In anticipo — 1, 2 o 3 giorni prima della scadenza. Disattivato per impostazione predefinita.
- Prima dell’orario di scadenza — solo per le attività con un orario di scadenza: all’ora della scadenza, 15 o 30 minuti prima, 1, 2 o 3 ore prima. Per impostazione predefinita, 1 ora prima.
Se una scadenza con orario cade prima dell’inizio della giornata — per esempio alle 08:30 con inizio della giornata alle 09:00 — il promemoria del mattino arriva il giorno prima: alla fine dell’orario di lavoro o, se non è impostato, alle 20:00.
Se l’orario di lavoro è attivo, un promemoria che cadrebbe in ore o giorni non lavorativi arriva nell’ultimo momento lavorativo precedente: di una scadenza di sabato vieni avvisato venerdì, prima della fine della giornata di lavoro. I promemoria che dopo questo spostamento coincidono arrivano in un unico messaggio.
Per le attività chiuse e per quelle nel backlog i promemoria delle scadenze non vengono inviati.
9. Quando la notifica arriverà a un collega
I colleghi hanno il proprio orario di lavoro, perciò iTasks ti indica quando la notifica li raggiungerà. Le loro ore e i loro giorni di lavoro non vengono mostrati.
- Nell’elenco degli utenti dello spazio, accanto al nome vedi l’ora locale del collega e, se in questo momento è fuori orario di lavoro, quando gli arriveranno le notifiche: 02:14 · notifiche da lun 09:00 oppure notifiche disattivate.
- Nel modulo dell’attività sotto l’assegnatario e nella scheda dell’attività sopra il campo del commento compare una riga se il destinatario non riceverà subito la notifica: Luca: ora locale 02:14, notifica prevista: 09:00. Se il collega ha disattivato le notifiche: Luca: notifiche disattivate, il messaggio non arriverà.
10. Cosa succede dopo una modifica
Dopo una modifica di orario di lavoro, inizio della giornata, fuso orario o promemoria, iTasks ricalcola le notifiche future. Quelle già inviate restano invariate. Se disattivi l’orario di lavoro, il riepilogo accumulato arriva subito.
11. Se le notifiche non arrivano
- Guarda il primo blocco della schermata: le notifiche potrebbero essere disattivate temporaneamente.
- Verifica che il canale desiderato sia attivo: Telegram o push. Per le push controlla l’autorizzazione di sistema su Android o iOS.
- Se l’orario di lavoro è attivo, le notifiche fuori orario arrivano in un riepilogo all’inizio del giorno lavorativo successivo.
- Se le notifiche arrivano all’ora sbagliata, verifica il fuso orario.
- Assicurati che l’attività non sia chiusa né nel backlog: per queste attività non vengono inviati promemoria di scadenza.
Aprire un’attività da una notifica
Tocca il pulsante dell’attività nel messaggio Telegram oppure la notifica push nell’app mobile. Dopo l’accesso, iTasks passa allo spazio pertinente a cui hai accesso e apre l’attività. Un link a un commento porta anche a quel commento.
I link rispettano le normali restrizioni di accesso. Se non fai più parte dello spazio, verifica quale account stai usando e contatta il proprietario. Se puoi accedere allo spazio ma l’attività è stata eliminata o non hai più accesso al suo progetto, la schermata mostra «Attività non trovata.»
In uno spazio in sola lettura puoi consultare l’attività, ma aprire una notifica non consente di modificarla.
Guide correlate
La lingua dell’interfaccia e le altre impostazioni personali sono descritte in Profilo e lingua dell’interfaccia. La scadenza e il suo orario si impostano in Creare e modificare un’attività. I comandi del bot sono elencati nell’articolo «Attività tramite il bot Telegram».