Уведомления iTasks настраиваются на одном экране — Профиль → Уведомления. На нём три вопроса: куда присылать, когда и о каких дедлайнах напоминать. Всё сохраняется сразу, без кнопки «Сохранить».
Коротко: включите Только в рабочее время — и всё, что случилось вечером или в выходные, придёт одной сводкой в начале следующего рабочего дня. Чтобы ненадолго отключиться, нажмите Выключить на время в первом блоке экрана.
1. Где открыть настройки
Откройте профиль через аватар в верхней панели и нажмите строку Уведомления: под ней написано, когда сейчас приходят уведомления. На широком экране профиль открывается со списком разделов слева — выберите Уведомления, и настройки появятся сразу.
Настройки принадлежат вам и действуют во всех ваших рабочих пространствах.
2. Состояние и выключение на время
Первый блок экрана показывает, включены ли уведомления и когда они приходят: например, Включены и под этим Приходят с 09:00 до 19:00, пн–пт.
Чтобы ненадолго отключиться — на встречу, ночь или отпуск, — нажмите Выключить на время и выберите срок:
- На 1 час;
- До утра — до начала следующего рабочего дня, а если рабочее время не задано, до начала дня;
- До понедельника — до начала дня в понедельник;
- На неделю;
- Пока не включу.
Пока уведомления выключены, они не копятся и не придут позже. Напоминания о дедлайнах, которые пришлись на это время, тоже пропадут. Блок показывает Выключены до …; когда срок закончится, уведомления включатся сами. Включить раньше можно строкой Включить уведомления.
То же доступно в Telegram: команда /notifications в чате с ботом показывает состояние и кнопки Выключить на 1 ч, До утра или Включить.
3. Куда присылать
Переключатель Получать в Telegram управляет сообщениями от бота в личный чат: о задачах, комментариях, дедлайнах и HelpDesk. Он есть у пользователей, к чьей учётной записи привязан Telegram.
Каждое уведомление — карточка: сверху — что произошло, ниже — название задачи, таблица с проектом, дедлайном, приоритетом или статусом и кнопка «Открыть задачу» прямо в сообщении. В уведомлении о новой задаче статус в таблице — кнопка: ответственный нажимает на него, выбирает статус из списка, и задача сразу переходит, например, в «В работе». Комментарий бот показывает цитатой с именем автора.
Если выключены все каналы, первый блок экрана показывает Не приходят: все каналы выключены.
4. Кто получает уведомления по задачам
- Назначение задачи получает новый ответственный, если задача не в бэклоге и ответственный не является автором задачи.
- Смену статуса получают автор задачи, текущий ответственный и наблюдатели, кроме пользователя, который сам изменил статус.
- Комментарии получают автор задачи, текущий ответственный и наблюдатели, кроме автора комментария.
- Напоминания о дедлайнах получает только текущий ответственный.
Наблюдатели не расширяют доступ к задаче: доступ определяется проектом. Они нужны, чтобы дополнительно подписать пользователя на уведомления о статусе и комментариях.
Если одним действием меняется статус сразу нескольких задач — например, задачу закрыли вместе с подзадачами, — бот присылает одно сообщение Изменён статус задач со списком задач, а не отдельное сообщение на каждую.
5. Рабочее время и сводка
По умолчанию уведомления приходят в любое время. Чтобы получать их только в рабочие часы, включите Только в рабочее время в блоке Когда, затем задайте часы в строке Рабочее время (например, 09:00–19:00) и отметьте дни в строке Дни. Рабочее время может переходить через полночь, например 22:00–06:00.
В рабочее время уведомления приходят сразу. То, что случилось вне его, — назначения, смена статуса, комментарии, напоминания, обращения HelpDesk — не теряется: в начале следующего рабочего дня бот присылает одно сообщение Пока вас не было.
- Сводка собирается по текущему состоянию задач: если задачу за ночь несколько раз переместили и закрыли, в сводке будет одна строка с её итоговым статусом.
- По комментариям видно их число и автора последнего.
- Новые задачи, назначенные вам, приходят отдельными карточками с кнопками статуса — до пяти, остальные попадают в общий список.
- Удалённые задачи и задачи, к которым у вас больше нет доступа, в сводку не попадают.
Ответы бота на ваши собственные действия в личном чате — черновики задач, кнопки карточек — рабочее время не задерживает.
6. Начало дня и часовой пояс
Начало дня — время, когда приходят утренние напоминания; по умолчанию 08:00. Если включено рабочее время, начало дня совпадает с его началом и меняется в строке Рабочее время.
Всё время на экране считается по вашему личному часовому поясу — он показан в строке Часовой пояс, там же его можно изменить. Если пояс ещё не указан, при первом сохранении настроек iTasks возьмёт пояс устройства.
7. Время команды
Владелец или администратор может задать рабочее время команды в настройках пространства. Это подсказка, а не правило: расписание участников оно не меняет, и каждый по-прежнему получает уведомления по своим настройкам.
Если у вас выключено Только в рабочее время, в блоке Когда появится строка вроде Время команды «…»: 10:00–19:00, пн–пт с кнопкой Применить. Кнопка включит рабочее время с этими часами и днями.
Часы применяются по вашему местному времени, а личный часовой пояс не меняется. Например, при времени команды 09:00–19:00 участник в Тбилиси получает уведомления с 09:00 до 19:00 по Тбилиси, а участник в Берлине — с 09:00 до 19:00 по Берлину. После применения это обычное личное расписание: его можно изменить как удобно.
Если не нажимать Применить, ничего не изменится. Если рабочее время у вас уже включено, предложение не показывается — даже когда ваши часы отличаются от часов команды.
8. Напоминания о дедлайнах
В день дедлайна ответственный получает напоминание всегда — в начале дня. В блоке Дедлайны можно добавить ещё два:
- Заранее — за 1, 2 или 3 дня до дедлайна. По умолчанию выключено.
- Перед временем дедлайна — только для задач, где указано время дедлайна: в момент дедлайна, за 15 или 30 минут, за 1, 2 или 3 часа. По умолчанию — за 1 час.
Если дедлайн со временем наступает раньше начала дня — например, в 08:30 при начале дня в 09:00, — утреннее напоминание придёт накануне: в конце рабочего времени, а без него — в 20:00.
Если включено рабочее время, напоминание, которое пришлось бы на нерабочие часы или дни, приходит в последний рабочий момент перед ним: о дедлайне в субботу вы узнаете в пятницу до конца рабочего дня. Напоминания, совпавшие после такого переноса, приходят одним сообщением.
Для закрытых задач и задач в бэклоге напоминания о дедлайнах не отправляются.
9. Когда уведомление получит коллега
У коллег своё рабочее время, поэтому iTasks подсказывает, когда до них дойдёт уведомление. Часы и дни их работы при этом не показываются.
- В списке пользователей пространства рядом с именем видно местное время коллеги и, если он сейчас вне рабочего времени, когда придут уведомления: 02:14 · уведомления с пн 09:00 или уведомления выключены.
- В форме задачи под ответственным и в карточке задачи над полем комментария появляется строка, если получатель не получит уведомление сразу: Олег: сейчас 02:14, уведомление придёт в 09:00 по местному времени. Если коллега выключил уведомления: Олег: уведомления выключены — сообщение не придёт.
10. Что происходит после изменения настроек
После изменения рабочего времени, начала дня, часового пояса или напоминаний iTasks пересчитывает будущие уведомления. Уже отправленные не меняются. Если вы выключили рабочее время, накопленная сводка придёт сразу.
11. Если уведомления не приходят
- Посмотрите на первый блок экрана: не выключены ли уведомления на время.
- Проверьте, что уведомления в Telegram включены, а бот не заблокирован.
- Если включено рабочее время, уведомления вне его придут сводкой в начале следующего рабочего дня.
- Проверьте часовой пояс, если уведомления приходят не в то время.
- Убедитесь, что задача не закрыта и не находится в бэклоге: для таких задач напоминания о дедлайнах не отправляются.
Как открыть задачу из уведомления
Нажмите кнопку задачи в сообщении Telegram. После входа iTasks переключится в нужное доступное вам пространство и откроет карточку. Ссылка на комментарий дополнительно переводит к этому комментарию.
Ссылка сохраняет обычные ограничения доступа. Если вы больше не участвуете в пространстве, сначала проверьте учётную запись и обратитесь к его владельцу. Если пространство доступно, но задача удалена или у вас больше нет доступа к её проекту, карточка покажет сообщение «Задача не найдена.»
В пространстве с режимом «Только чтение» задачу можно просмотреть, но изменить её через уведомление нельзя.
Связанные разделы
Язык интерфейса и другие личные настройки описаны в профиле и языке интерфейса. Дедлайн и его время задаются при создании и редактировании задач. Команды бота перечислены в статье «Задачи через бота в Telegram».