Усі налаштування сповіщень iTasks зібрані на одному екрані — Профіль → Сповіщення. Він відповідає на три запитання: куди надсилати, коли й про які дедлайни нагадувати. Усе зберігається одразу, без кнопки «Зберегти».
Коротко: увімкніть Лише в робочий час — і все, що сталося ввечері чи на вихідних, надійде одним зведенням на початку наступного робочого дня. Щоб ненадовго зробити паузу, натисніть Тимчасово вимкнути в першому блоці екрана.
1. Де відкрити налаштування
Відкрийте профіль через аватар у верхній панелі й натисніть рядок Сповіщення: під ним написано, коли сповіщення надходять зараз. На широкому екрані профіль відкривається зі списком розділів ліворуч — виберіть Сповіщення, і налаштування з’являться одразу.
Налаштування належать вам і діють у всіх ваших робочих просторах.
2. Стан і тимчасове вимкнення
Перший блок екрана показує, чи ввімкнено сповіщення й коли вони надходять: наприклад, Увімкнено і під цим Надходять з 09:00 до 19:00, пн–пт.
Щоб зробити паузу — на зустріч, ніч або відпустку, — натисніть Тимчасово вимкнути й виберіть термін:
- На 1 годину;
- До ранку — до початку наступного робочого дня, а якщо робочий час не задано, до початку дня;
- До понеділка — до початку дня в понеділок;
- На тиждень;
- Доки не ввімкну.
Поки сповіщення вимкнено, вони не накопичуються й не надійдуть пізніше. Нагадування про дедлайни, що припали на цей час, також буде втрачено. Блок показує Вимкнено до …; коли термін закінчиться, сповіщення ввімкнуться самі. Увімкнути раніше можна рядком Увімкнути сповіщення.
Те саме доступно в Telegram: команда /notifications у чаті з ботом показує стан і кнопки Вимкнути на 1 год, До ранку або Увімкнути.
3. Куди надсилати
Перемикач Отримувати в Telegram керує повідомленнями від бота в особистий чат: про завдання, коментарі, дедлайни та HelpDesk. Він є в користувачів, до акаунта яких прив’язаний Telegram.
Кожне сповіщення — картка: угорі — що сталося, нижче — назва завдання, таблиця з проєктом, дедлайном, пріоритетом або статусом і кнопка «Відкрити завдання» просто в повідомленні. У сповіщенні про нове завдання статус у таблиці — кнопка: виконавець натискає на нього, вибирає статус зі списку, і завдання одразу переходить, наприклад, у стан «У роботі». Коментар бот показує цитатою з іменем автора.
В Android- та iOS-застосунках з’являється ще один перемикач — Отримувати Push. Після ввімкнення застосунок спочатку пояснює, навіщо потрібні сповіщення, а потім показує системний запит дозволу. Якщо дозвіл не надано, Push не ввімкнеться — перевірте налаштування сповіщень застосунку в Android або iOS. У Telegram Mini App перемикача Push немає: сповіщення надходять через бота.
Якщо вимкнено всі канали, перший блок екрана показує Не надходять: усі канали вимкнено.
4. Хто отримує сповіщення про завдання
- Призначення завдання отримує новий відповідальний, якщо завдання не в беклозі і відповідальний не є автором завдання.
- Про зміну статусу дізнаються автор завдання, поточний відповідальний і спостерігачі, крім користувача, який сам змінив статус.
- Коментарі отримують автор завдання, поточний відповідальний і спостерігачі, крім автора коментаря.
- Нагадування про дедлайни отримує лише поточний відповідальний.
Спостерігачі не розширюють доступ до завдання: доступ визначається проєктом. Вони потрібні, щоб додатково підписати користувача на сповіщення про статуси та коментарі.
5. Робочий час і зведення
За замовчуванням сповіщення надходять будь-коли. Щоб отримувати їх лише в робочі години, увімкніть Лише в робочий час у блоці Коли, потім задайте години в рядку Робочий час (наприклад, 09:00–19:00) і позначте дні в рядку Дні. Робочий час може переходити через північ, наприклад 22:00–06:00.
У робочий час сповіщення надходять одразу. Те, що сталося поза ним, — призначення, зміна статусу, коментарі, нагадування, звернення HelpDesk — не губиться: на початку наступного робочого дня бот надсилає одне повідомлення Поки вас не було.
- Зведення збирається за поточним станом завдань: якщо завдання за ніч кілька разів переміщували й закрили, у зведенні буде один рядок із його підсумковим статусом.
- Для коментарів видно їхню кількість і автора останнього.
- Нові завдання, призначені вам, надходять окремими картками з кнопками статусу — до п’яти, решта потрапляє до загального списку.
- Видалені завдання й завдання, до яких у вас більше немає доступу, у зведення не потрапляють.
- У мобільному застосунку зведення надходить одним Push-сповіщенням.
Відповіді бота на ваші власні дії в особистому чаті — чернетки завдань, кнопки карток — робочий час не затримує.
6. Початок дня та часовий пояс
Початок дня — час, коли надходять ранкові нагадування; за замовчуванням 08:00. Якщо ввімкнено робочий час, початок дня збігається з його початком і змінюється в рядку Робочий час.
Увесь час на екрані вказано за вашим особистим часовим поясом — його показано в рядку Часовий пояс, там само його можна змінити. Якщо пояс ще не вказано, під час першого збереження налаштувань iTasks візьме пояс пристрою.
7. Робочий час команди
Власник або адміністратор може задати робочий час команди в налаштуваннях простору. Це підказка, а не правило: розклад учасників він не змінює, і кожен далі отримує сповіщення за своїми налаштуваннями.
Якщо у вас вимкнено Лише в робочий час, у блоці Коли з’явиться рядок на кшталт Робочий час команди «…»: 10:00–19:00, пн–пт із кнопкою Застосувати. Кнопка ввімкне робочий час із цими годинами та днями.
Години застосовуються за вашим місцевим часом, а особистий часовий пояс не змінюється. Наприклад, якщо робочий час команди — 09:00–19:00, учасник у Тбілісі отримує сповіщення з 09:00 до 19:00 за тбіліським часом, а учасник у Берліні — з 09:00 до 19:00 за берлінським. Після застосування це звичайний особистий розклад: його можна змінити як зручно.
Якщо не натискати Застосувати, нічого не зміниться. Якщо робочий час у вас уже ввімкнено, пропозиція не показується — навіть коли ваші години відрізняються від годин команди.
8. Нагадування про дедлайни
У день дедлайну відповідальний отримує нагадування завжди — на початку дня. У блоці Дедлайни можна додати ще два:
- Заздалегідь — за 1, 2 або 3 дні до дедлайну. За замовчуванням вимкнено.
- Перед часом дедлайну — лише для завдань, у яких указано час дедлайну: у момент дедлайну, за 15 чи 30 хвилин, за 1, 2 або 3 години. За замовчуванням — за 1 годину.
Якщо дедлайн із часом настає раніше за початок дня — наприклад, о 08:30, коли початок дня — 09:00, — ранкове нагадування надійде напередодні: наприкінці робочого часу, а без нього — о 20:00.
Якщо ввімкнено робочий час, нагадування, яке припало б на неробочі години чи дні, надходить в останній робочий момент перед ним: про дедлайн у суботу ви дізнаєтеся в п’ятницю до кінця робочого дня. Нагадування, що збіглися після такого перенесення, надходять одним повідомленням.
Для закритих завдань і завдань у беклозі нагадування про дедлайни не надсилаються.
9. Коли сповіщення отримає колега
У колег свій робочий час, тому iTasks підказує, коли сповіщення до них дійде. Самі години й дні їхньої роботи при цьому не показуються.
- У списку користувачів простору поруч з ім’ям видно місцевий час колеги і, якщо він зараз поза робочим часом, коли надійдуть сповіщення: 02:14 · сповіщення з пн 09:00 або сповіщення вимкнено.
- У формі завдання під відповідальним і в картці завдання над полем коментаря з’являється рядок, якщо отримувач не отримає сповіщення одразу: Андрій: зараз 02:14 за місцевим часом, сповіщення надійде не раніше 09:00. Якщо колега вимкнув сповіщення: Андрій: сповіщення вимкнено — повідомлення не надійде.
10. Що відбувається після зміни налаштувань
Після зміни робочого часу, початку дня, часового поясу або нагадувань iTasks перераховує майбутні сповіщення. Уже надіслані не змінюються. Якщо ви вимкнули робочий час, накопичене зведення надійде одразу.
11. Якщо сповіщення не надходять
- Подивіться на перший блок екрана: чи не вимкнено сповіщення тимчасово.
- Перевірте, чи ввімкнено потрібний канал: Telegram або Push. Для Push перевірте системний дозвіл в Android або iOS.
- Якщо ввімкнено робочий час, сповіщення поза ним надійдуть зведенням на початку наступного робочого дня.
- Перевірте часовий пояс, якщо сповіщення надходять не в той час.
- Переконайтеся, що завдання не закрите й не перебуває в беклозі: для таких завдань нагадування про дедлайни не надсилаються.
Як відкрити завдання зі сповіщення
Натисніть кнопку завдання в повідомленні Telegram або саме Push-сповіщення в мобільному застосунку. Після входу iTasks перемкнеться на потрібний доступний вам простір і відкриє картку. Посилання на коментар додатково переводить до цього коментаря.
Посилання зберігає звичайні обмеження доступу. Якщо ви більше не є учасником простору, спершу перевірте акаунт і зверніться до його власника. Якщо простір доступний, але завдання видалено або у вас більше немає доступу до його проєкту, картка покаже повідомлення «Завдання не знайдено.»
У просторі з режимом «Лише читання» завдання можна переглянути, але змінити його через сповіщення не можна.
Пов’язані розділи
Мова інтерфейсу та інші особисті налаштування описані в профілі та мові інтерфейсу. Дедлайн і його час задаються під час створення та редагування завдання. Команди бота перелічені в статті «Завдання через бота в Telegram».