Задачу можно поставить, не открывая приложение: напишите боту @iTasksBot в личный чат, что нужно сделать. Бот разберёт сообщение и пришлёт карточку черновика — название, описание, ответственный, проект, дедлайн и приоритет. В iTasks задача появится, только когда вы нажмёте «Создать задачу».
Боту нужен ваш аккаунт iTasks и рабочее пространство с проектом. Если вы ещё не открывали приложение, начните со статей «Запуск бота и доступ» и «Создание первого рабочего пространства». Бот работает только в личном чате: сообщения в группах он не разбирает.
Как поставить задачу
- Напишите задачу обычным сообщением — так, как написали бы коллеге: кому, что сделать и к какому сроку.
- Бот поставит на сообщение реакцию 👀 и через пару секунд пришлёт карточку черновика.
- Проверьте поля. Неверное поправьте сообщением («не Ане, а Диме») или кнопкой в карточке.
- Нажмите «Создать задачу». Ответственный получит уведомление, как о любой новой задаче.
Что в карточке черновика
- Название — коротко, что нужно сделать. Имя ответственного и срок в название не попадают.
- Описание — подробности из сообщения, если они есть. Бот показывает его цитатой под названием.
- Ответственный, проект, дедлайн и приоритет — строки таблицы. Значение справа — это кнопка: нажмите на него, чтобы выбрать другое.
- «Создать задачу» создаёт задачу. Кнопки нет, пока не выбраны проект и ответственный: вместо неё бот пишет, что осталось выбрать.
- «Открыть черновик» открывает этот черновик в приложении — там его можно дописать. «Удалить» удаляет черновик.
Как выбрать или поменять ответственного
Назовите человека в сообщении — по имени, фамилии или username: «Аня, подготовь отчёт», «поручи Дмитрию». «Я», «мне», «на меня» означают вас. Если не назвать никого, ответственным станете вы.
Если имя подходит нескольким участникам, например в команде две Анны, бот покажет их под таблицей — нажмите нужного. Если человека нет в пространстве, в строке останется «Выбрать».
Поменять ответственного можно в любой момент до создания: напишите «не Ане, а Диме» или нажмите на имя в строке «Ответственный» и выберите человека из списка. Текущий выбор подсвечен, «← К черновику» возвращает к карточке без изменений.
В списке только участники, которые могут получить задачу в выбранном проекте: у кого есть доступ к проекту, а также владелец и администраторы пространства. Поэтому сначала удобнее выбрать проект. Как открыть доступ к проекту — в статье «Участники и роли».
Как выбрать проект
Бот подбирает проект по смыслу задачи, сравнивая её с названиями и описаниями ваших проектов. Можно назвать проект прямо: «в проект Новый сайт». Если подходят несколько проектов, бот покажет их под таблицей.
Если бот не понял проект, он подставит проект, в котором вы ставили задачу последней, а если проект у вас один — его. В остальных случаях в строке будет «Выбрать».
Чтобы сменить проект, нажмите на его название в карточке и выберите другой из списка. В списке только активные проекты, к которым у вас есть доступ. Хорошие описания проектов помогают боту не ошибаться — как их задать, описано в статье «Проекты».
Дедлайн и приоритет
Срок пишите как удобно: «до пятницы», «завтра к 15:00», «через неделю», «30 ноября». Бот считает дату в вашем часовом поясе. Кнопкой можно выбрать «Сегодня», «Завтра», «Послезавтра», «Через неделю» или «Без дедлайна». «Срочно» и «важно» дают высокий приоритет, «когда будет время» — низкий; на кнопке приоритета — три уровня.
Поправки и задача из нескольких сообщений
Пока черновик открыт, каждое следующее сообщение дополняет его, а не создаёт новый. Удобно, если вы описываете задачу в несколько заходов: «и ещё макеты для соцсетей», «срок — следующий вторник».
Поправки AI применяет, а не дописывает: «я ошибся, за апрель» заменит месяц в описании, повторы и опечатки он уберёт. Название меняется, только если вы прямо попросите: «переименуй в…».
Пересланное сообщение из другого чата попадает в описание дословно, цитатой с именем автора. Перешлите письмо клиента и допишите своё: «Маше, ответить сегодня».
Обновлённая карточка приходит внизу чата, а прежняя исчезает. Ответ (reply) на карточку правит именно её, даже если она выше в чате.
Ошиблись в своём сообщении — просто отредактируйте его в Telegram. Пока задачу не создали, бот исправит черновик по новому тексту и обновит карточку на месте. После создания правка сообщения задачу уже не меняет.
Когда начинается новый черновик
- вы нажали «Создать задачу» или «Удалить»;
- вы молчали больше 15 минут;
- вы написали команду /new или явно начали другую задачу: «новая задача: …»;
- между карточкой и сообщением были другие сообщения — бот не трогает старую карточку выше в чате.
Создание задачи
Нажмите «Создать задачу». Карточка превратится в итог: название, ответственный, проект и срок, отметка «Задача создана» и кнопка «Открыть задачу», которая открывает задачу в iTasks. Если ответственный — не вы, бот напишет, что он получит уведомление. Повторное нажатие второй задачи не создаст.
Статус в карточке созданной задачи — кнопка. Нажмите на него, и вместо карточки откроется список статусов в том порядке, как они настроены в пространстве: текущий отмечен, «Завершена» — зелёная. Выберите нужный, и задача сразу перейдёт в него, а карточка вернётся с новым статусом; «← К задаче» возвращает её без изменений. Тот же список открывает ответственный в уведомлении о новой задаче. У задачи с рабочим процессом в списке — шаги процесса вперёд и назад. Статус меняют автор, ответственный и администраторы пространства; задачу с незавершёнными подзадачами закройте в приложении. «Бэклога» в списке нет: отложить задачу можно в приложении.
Фото и файлы
Пришлите боту фото или файл — с подписью или без. Фото встанет в описание задачи, как картинка из редактора, а документ, таблица, архив, аудио или видео — во вложения. Подпись бот разберёт так же, как обычное сообщение.
Фото без подписи дополнит открытый черновик, а если открытого нет — начнёт новый без названия: напишите следующим сообщением, что нужно сделать. Несколько фото подряд, например альбом, соберутся в один черновик. Чтобы картинка попала во вложения, а не в описание, отправьте её как файл.
Файлы занимают место в хранилище пространства. Перед загрузкой бот проверяет, хватит ли места. Если нет, файл не сохраняется, а бот сообщает, что место закончилось; на бесплатном тарифе владелец пространства сразу получает кнопку «Оформить PRO» — на PRO места больше. Лимиты — в разделе «Подписка, тарифы и ограничения». Файл больше 20 МБ бот принять не может: прикрепите его в приложении.
Голосовые сообщения
Боту можно наговорить задачу голосом: голосовое сообщение, аудиофайл или видеокружок длиной до 10 минут. Бот распознает речь и разберёт текст так же, как обычное сообщение: ответственный, проект, срок и приоритет тоже можно назвать голосом.
Голосовые и текст можно смешивать: голосовое дополнит открытый черновик, а пересланное голосовое из другого чата попадёт в описание цитатой. Подпись к аудиофайлу бот учитывает вместе с речью.
Распознавание расходует AI-токены пространства. Голосовой ввод в самом приложении описан в статье «Голосовой ввод и создание задач с AI».
AI-разбор и режим без AI
По умолчанию каждое сообщение разбирает AI: он выделяет название и описание, находит ответственного, проект и срок. На это уходит немного AI-токенов пространства — того же баланса, что у голосового ввода и AI-помощника. Остаток и пополнение — в разделе «Подписка, тарифы и ограничения».
Если AI-токены закончились или AI временно недоступен, бот не отказывает, а переходит в режим без AI: первая строка сообщения становится названием, остальное — описанием, ответственный — вы, проект — по умолчанию. В карточке появится пометка, что сообщение не разобрано, а поля можно заполнить кнопками.
Голосовые без AI не распознать: если AI-токенов нет, бот не отправляет аудио на распознавание и предлагает пополнить баланс или написать задачу текстом. Владельцу пространства он сразу даёт кнопку «Пополнить AI-токены», остальным советует обратиться к владельцу. Если же токены закончились во время распознавания, уже распознанный текст не пропадёт: бот разберёт его и пришлёт черновик.
Команды бота
Команды есть в меню бота — кнопка «/» рядом с полем ввода. Для обычной задачи команда не нужна: просто напишите сообщение.
| Команда | Что делает |
|---|---|
/new | Черновик без AI-разбора: первая строка — название, остальное — описание. Пригодится, если вы хотите записать задачу дословно, не тратить AI-токены или начать новый черновик, не дописывая открытый. Пример: /new Купить бумагу для офиса. |
/space | Выбрать пространство, в котором бот ставит задачи. Оно общее с приложением: открыли другое пространство в iTasks — бот тоже переключится. Подробнее — «Выбор и переключение рабочих пространств». |
/notifications | Состояние уведомлений и кнопки, чтобы выключить их на час или до утра и включить обратно. Расписание настраивается в приложении — «Уведомления». |
/help | Короткая подсказка, как ставить задачи через бота. |
/start | Открыть iTasks. |
/terms | Условия использования и политика конфиденциальности. |
/paysupport | Поддержка по вопросам оплаты. |
Черновики из бота
Каждая карточка бота — это обычный черновик iTasks. Он сразу появляется в приложении в Меню → Черновики того пространства, где вы ставите задачи, и его видите только вы. Кнопка «Открыть черновик» в карточке открывает именно этот черновик.
В приложении черновик можно дописать: добавить наблюдателей, чек-лист, вложения или повторение — и создать задачу оттуда. Если вы изменили черновик в приложении, кнопки старой карточки в чате не применят устаревшие значения: бот покажет актуальную версию.
Одновременно можно хранить до 20 черновиков; черновик без изменений удаляется через 30 дней. Если бот пишет, что черновиков слишком много, создайте задачи из старых или очистите список кнопкой «Удалить все черновики» внизу экрана «Черновики». Подробнее — «Черновики задач».
Если бот просит открыть iTasks
- Нет аккаунта или пространства. Откройте iTasks кнопкой в ответе бота, создайте пространство или примите приглашение команды и отправьте сообщение ещё раз.
- Нет доступных проектов. Создайте проект или попросите администратора дать вам доступ.
- Пространство только для чтения. Подписка закончилась или превышены лимиты: новые задачи в нём создавать нельзя, пока владелец не продлит подписку.
- У вас несколько пространств. Бот спросит, где ставить задачи; выбор потом меняется командой /space.