همهٔ تنظیمات اعلان iTasks در یک صفحه است: نمایه ← اعلان‌ها. این صفحه به سه پرسش پاسخ می‌دهد: اعلان‌ها کجا فرستاده شوند، چه زمانی برسند و کدام مهلت‌ها یادآوری شوند. همه‌چیز بلافاصله ذخیره می‌شود؛ دکمهٔ «ذخیره» وجود ندارد.
به‌طور خلاصه: فقط در ساعات کاری را روشن کنید؛ آن‌وقت هر چه شب یا آخر هفته اتفاق بیفتد، در آغاز روز کاری بعد در قالب یک خلاصه می‌رسد. برای این‌که مدتی اعلان نگیرید، در بخش نخست صفحه خاموش کردن موقت را بزنید.
1. تنظیمات را از کجا باز کنید
نمایه را از تصویر نمایه در نوار بالا باز کنید و ردیف اعلان‌ها را بزنید: زیر آن نوشته شده اعلان‌ها اکنون چه زمانی می‌رسند. در صفحه‌نمایش عریض، نمایه با فهرست بخش‌ها در کنار صفحه باز می‌شود؛ اعلان‌ها را انتخاب کنید تا تنظیمات بی‌درنگ نمایش داده شوند.
این تنظیمات متعلق به شماست و در همهٔ فضاهای کاری شما اعمال می‌شوند.
2. وضعیت و خاموش کردن موقت
بخش نخست صفحه نشان می‌دهد اعلان‌ها روشن‌اند یا نه و چه زمانی می‌رسند: مثلاً روشن‌اند و زیر آن از 09:00 تا 19:00 می‌رسند، دوشنبه–جمعه.
برای این‌که مدتی اعلان نگیرید — در جلسه، شب یا تعطیلات — خاموش کردن موقت را بزنید و مدت را انتخاب کنید:
- برای یک ساعت؛
- تا صبح — تا آغاز روز کاری بعد و اگر ساعات کاری تعیین نشده باشد، تا آغاز روز؛
- تا دوشنبه — تا آغاز روز در دوشنبه؛
- برای یک هفته؛
- تا وقتی خودم روشن کنم.
تا وقتی اعلان‌ها خاموش‌اند، نگه داشته نمی‌شوند و بعداً هم نمی‌رسند. یادآوری‌های مهلتی که در این مدت می‌افتند هم از دست می‌روند. بخش نخست تا … خاموش‌اند را نشان می‌دهد؛ با پایان مدت، اعلان‌ها خودشان روشن می‌شوند. برای روشن کردن زودتر، ردیف روشن کردن اعلان‌ها را بزنید.
همین کار در تلگرام هم شدنی است: دستور /notifications در گفتگو با بات وضعیت را با دکمه‌های خاموش کردن برای یک ساعت، تا صبح یا روشن کردن نشان می‌دهد.
3. کجا فرستاده شوند
کلید دریافت در Telegram پیام‌های بات به گفتگوی شخصی شما را کنترل می‌کند: دربارهٔ کارها، نظرها، مهلت‌ها و HelpDesk. این کلید را کاربرانی دارند که Telegram به حسابشان متصل است.
هر اعلان یک کارت است: بالای آن آنچه رخ داده، پایین‌تر عنوان کار، جدولی با پروژه، مهلت، اولویت یا وضعیت و دکمهٔ «باز کردن کار» درون خود پیام. در اعلان کار جدید، وضعیت در جدول یک دکمه است: مسئول روی آن می‌زند، وضعیتی را از فهرست انتخاب می‌کند و کار بلافاصله مثلاً به «در حال انجام» می‌رود. بات نظر را به‌صورت نقل‌قول همراه با نام نویسنده نشان می‌دهد.
اگر همهٔ کانال‌ها خاموش باشند، بخش نخست صفحه نمی‌رسند: همهٔ کانال‌ها خاموش‌اند را نشان می‌دهد.
4. چه کسی اعلان کارها را دریافت می‌کند
- سپردن کار وقتی کار در بک‌لاگ نیست و مسئول، نویسندهٔ کار نیست، برای مسئول جدید فرستاده می‌شود.
- تغییر وضعیت‌ها برای نویسندهٔ کار، مسئول فعلی و ناظران فرستاده می‌شود، به‌جز کاربری که وضعیت را تغییر داده است.
- نظرها برای نویسندهٔ کار، مسئول فعلی و ناظران فرستاده می‌شوند، به‌جز نویسندهٔ نظر.
- یادآوری‌های مهلت فقط برای مسئول فعلی فرستاده می‌شوند.
ناظر بودن دسترسی به کار را گسترش نمی‌دهد: دسترسی به پروژه دیده شدن را تعیین می‌کند. ناظر افزون بر آن، مشترک اعلان‌های وضعیت و نظرها می‌شود.
اگر یک اقدام وضعیت چند کار را هم‌زمان تغییر دهد — مثلاً کاری همراه با زیرکارهایش بسته شود — بات به‌جای پیام جداگانه برای هر کار، یک پیام وضعیت کارها تغییر کرد با فهرست کارها می‌فرستد.
5. ساعات کاری و خلاصه
به‌طور پیش‌فرض اعلان‌ها در هر ساعتی می‌رسند. برای دریافت آن‌ها فقط در ساعات کاری، در بخش چه زمانی گزینهٔ فقط در ساعات کاری را روشن کنید، سپس ساعت‌ها را در ردیف ساعات کاری تعیین کنید (مثلاً 09:00–19:00) و روزها را در ردیف روزها علامت بزنید. ساعات کاری می‌تواند از نیمه‌شب بگذرد، مثلاً 22:00–06:00.
در ساعات کاری اعلان‌ها بی‌درنگ می‌رسند. آنچه بیرون از آن اتفاق می‌افتد — سپردن کار، تغییر وضعیت، نظر، یادآوری، درخواست HelpDesk — از دست نمی‌رود: در آغاز روز کاری بعد، بات یک پیام با عنوان وقتی نبودید می‌فرستد.
- خلاصه بر اساس وضعیت فعلی کارها ساخته می‌شود: اگر کاری در طول شب چند بار جابه‌جا و در نهایت بسته شده باشد، در خلاصه یک سطر با وضعیت نهایی آن می‌آید.
- برای نظرها، تعداد آن‌ها و نویسندهٔ آخرین نظر دیده می‌شود.
- کارهای جدیدی که به شما سپرده شده‌اند در کارت‌های جداگانه با دکمه‌های وضعیت می‌رسند — تا پنج کارت؛ بقیه در فهرست کلی قرار می‌گیرند.
- کارهای حذف‌شده و کارهایی که دیگر به آن‌ها دسترسی ندارید در خلاصه نمی‌آیند.
پاسخ‌های بات به اقدام‌های خودتان در گفتگوی شخصی — پیش‌نویس‌های کار، دکمه‌های کارت — با ساعات کاری به تعویق نمی‌افتد.
6. آغاز روز و منطقهٔ زمانی
آغاز روز ساعتی است که یادآوری‌های صبحگاهی می‌رسند؛ پیش‌فرض 08:00. اگر ساعات کاری روشن باشد، آغاز روز با شروع آن یکی است و در ردیف ساعات کاری تغییر می‌کند.
همهٔ ساعت‌های این صفحه بر اساس منطقهٔ زمانی شخصی شما حساب می‌شوند — این منطقه در ردیف منطقهٔ زمانی نشان داده می‌شود و همان‌جا هم تغییر می‌کند. اگر هنوز منطقهٔ زمانی تعیین نشده باشد، iTasks در نخستین ذخیرهٔ تنظیمات منطقهٔ زمانی دستگاه را برمی‌دارد.
7. ساعات کاری تیم
مالک یا مدیر می‌تواند ساعات کاری تیم را در تنظیمات فضای کاری تعیین کند. این یک راهنماست، نه قاعده: برنامهٔ اعضا را تغییر نمی‌دهد و هر کس همچنان اعلان‌ها را بر اساس تنظیمات خودش می‌گیرد.
اگر فقط در ساعات کاری برای شما خاموش باشد، در بخش چه زمانی ردیفی مانند ساعات کاری تیم «…»: 10:00–19:00، دوشنبه–جمعه با دکمهٔ اعمال ظاهر می‌شود. این دکمه ساعات کاری را با همین ساعت‌ها و روزها روشن می‌کند.
ساعت‌ها به وقت محلی شما اعمال می‌شوند و منطقهٔ زمانی شخصی تغییر نمی‌کند. مثلاً با ساعات کاری تیم 09:00–19:00، عضوی در تفلیس اعلان‌ها را از 09:00 تا 19:00 به وقت تفلیس می‌گیرد و عضوی در برلین از 09:00 تا 19:00 به وقت برلین. پس از اعمال، این یک برنامهٔ شخصی معمولی است و می‌توانید هر طور خواستید تغییرش دهید.
اگر اعمال را نزنید، هیچ‌چیز تغییر نمی‌کند. اگر ساعات کاری شما از قبل روشن باشد، این پیشنهاد نشان داده نمی‌شود — حتی وقتی ساعت‌های شما با ساعت‌های تیم فرق دارد.
8. یادآوری‌های مهلت
در روز مهلت، مسئول همیشه در آغاز روز یادآوری می‌گیرد. در بخش مهلت‌ها می‌توان دو یادآوری دیگر هم اضافه کرد:
- پیشاپیش — 1، 2 یا 3 روز پیش از مهلت. به‌طور پیش‌فرض خاموش است.
- پیش از ساعت مهلت — فقط برای کارهایی که ساعت مهلت دارند: در زمان مهلت، 15 یا 30 دقیقه قبل، یا 1، 2 یا 3 ساعت قبل. پیش‌فرض 1 ساعت قبل است.
اگر مهلتِ دارای ساعت پیش از آغاز روز باشد — مثلاً 08:30 با آغاز روز 09:00 — یادآوری صبحگاهی روز قبل می‌رسد: در پایان ساعات کاری و اگر ساعات کاری نباشد، در 20:00.
اگر ساعات کاری روشن باشد، یادآوری‌ای که به ساعت‌ها یا روزهای غیرکاری می‌افتد، در آخرین لحظهٔ کاری پیش از آن می‌رسد: از مهلت روز شنبه، جمعه پیش از پایان روز کاری خبردار می‌شوید. یادآوری‌هایی که پس از این جابه‌جایی هم‌زمان شوند، در یک پیام می‌رسند.
برای کارهای بسته‌شده و کارهای موجود در بک‌لاگ یادآوری مهلت فرستاده نمی‌شود.
9. همکار چه زمانی اعلان را می‌گیرد
همکاران ساعات کاری خودشان را دارند، بنابراین iTasks نشان می‌دهد اعلان چه زمانی به آن‌ها می‌رسد. ساعت‌ها و روزهای کاری آن‌ها نمایش داده نمی‌شود.
- در فهرست کاربران فضای کاری، کنار نام، وقت محلی همکار دیده می‌شود و اگر اکنون بیرون از ساعات کاری باشد، زمان رسیدن اعلان‌ها: 02:14 · اعلان‌ها از دوشنبه 09:00 به بعد یا اعلان‌ها خاموش‌اند.
- در فرم کار زیر مسئول و در کارت کار بالای فیلد نظر، اگر گیرنده اعلان را بی‌درنگ نگیرد، سطری ظاهر می‌شود: علی: اکنون به وقت محلی ساعت 02:14 است؛ اعلان در 09:00 می‌رسد. اگر همکار اعلان‌ها را خاموش کرده باشد: علی: اعلان‌ها خاموش‌اند؛ پیام نمی‌رسد.
10. پس از تغییر تنظیمات چه می‌شود
پس از تغییر ساعات کاری، آغاز روز، منطقهٔ زمانی یا یادآوری‌ها، iTasks اعلان‌های آینده را دوباره محاسبه می‌کند. اعلان‌های فرستاده‌شده تغییر نمی‌کنند. اگر ساعات کاری را خاموش کنید، خلاصهٔ جمع‌شده بی‌درنگ می‌رسد.
11. اگر اعلان‌ها نمی‌رسند
- به بخش نخست صفحه نگاه کنید: اعلان‌ها موقتاً خاموش نیستند؟
- بررسی کنید کلید دریافت در Telegram روشن باشد.
- اگر ساعات کاری روشن است، اعلان‌های بیرون از آن در آغاز روز کاری بعد در قالب خلاصه می‌رسند.
- اگر اعلان‌ها در ساعت نادرستی می‌رسند، منطقهٔ زمانی را بررسی کنید.
- مطمئن شوید کار بسته نشده و در بک‌لاگ نیست: برای چنین کارهایی یادآوری مهلت فرستاده نمی‌شود.
باز کردن کار از اعلان
دکمهٔ کار را در پیام تلگرام بزنید. پس از ورود، iTasks به فضای کاری مربوط که به آن دسترسی دارید می‌رود و کارت کار را باز می‌کند. پیوند نظر نیز شما را به همان نظر می‌برد.
محدودیت‌های معمول دسترسی برای پیوندها هم برقرارند. اگر دیگر عضو فضای کاری نیستید، حسابی را که با آن وارد شده‌اید بررسی کنید و با مالک تماس بگیرید. اگر فضای کاری در دسترس باشد اما کار حذف شده یا دسترسی شما به پروژهٔ آن لغو شده باشد، کارت پیام «کار پیدا نشد.» را نشان می‌دهد.
در فضای کاری فقط‌خواندنی می‌توانید کار را ببینید، اما باز کردن آن از اعلان نیز امکان ویرایش نمی‌دهد.
راهنماهای مرتبط
زبان رابط و دیگر تنظیمات شخصی در نمایه و زبان رابط توضیح داده شده‌اند. مهلت و ساعت آن هنگام ایجاد و ویرایش کار تعیین می‌شود. دستورهای بات در مقالهٔ «کارها از طریق بات تلگرام» فهرست شده‌اند.