Alle Benachrichtigungseinstellungen von iTasks findest du in einer Ansicht — Profil → Benachrichtigungen. Sie beantwortet drei Fragen: wohin, wann und an welche Fälligkeiten erinnert werden soll. Jede Änderung wird sofort gespeichert, einen Speichern-Button gibt es nicht.
Das Wichtigste: Aktiviere Nur während der Arbeitszeit — dann kommt alles, was abends oder am Wochenende passiert ist, zu Beginn des nächsten Arbeitstags als eine Zusammenfassung. Um Benachrichtigungen eine Weile zu pausieren, tippe im ersten Block der Ansicht auf Vorübergehend deaktivieren.
1. Wo du die Einstellungen findest
Öffne über das Profilbild in der Kopfzeile dein Profil und tippe auf die Zeile Benachrichtigungen: Darunter steht, wann Benachrichtigungen derzeit zugestellt werden. Auf einem breiten Bildschirm öffnet sich das Profil mit einer Liste der Bereiche links — wähle Benachrichtigungen, und die Einstellungen erscheinen sofort.
Die Einstellungen gehören zu dir und gelten in allen deinen Arbeitsbereichen.
2. Status und vorübergehend deaktivieren
Der erste Block der Ansicht zeigt, ob Benachrichtigungen aktiviert sind und wann sie ankommen: zum Beispiel Aktiviert und darunter Zustellung von 09:00 bis 19:00, Mo–Fr.
Um eine Weile Ruhe zu haben — für ein Meeting, die Nacht oder den Urlaub —, tippe auf Vorübergehend deaktivieren und wähle, wie lange:
- Für 1 Stunde;
- Bis morgen früh — bis zum Beginn des nächsten Arbeitstags oder, wenn keine Arbeitszeit festgelegt ist, bis zum Tagesbeginn;
- Bis Montag — bis zum Tagesbeginn am Montag;
- Für eine Woche;
- Bis ich sie wieder aktiviere.
Solange Benachrichtigungen deaktiviert sind, werden sie nicht gesammelt und kommen auch später nicht an. Erinnerungen an Fälligkeiten in dieser Zeit gehen ebenfalls verloren. Der Block zeigt Deaktiviert bis …; nach Ablauf der Frist aktivieren sich die Benachrichtigungen von selbst. Früher einschalten kannst du sie über die Zeile Benachrichtigungen aktivieren.
Dasselbe geht auch in Telegram: Der Befehl /notifications im Chat mit dem Bot zeigt den Status und die Buttons Für 1 Std. deaktivieren, Bis morgen früh oder Aktivieren.
3. Wohin senden
Der Schalter In Telegram empfangen steuert die Bot-Nachrichten in deinem persönlichen Chat: zu Aufgaben, Kommentaren, Fälligkeiten und HelpDesk. Er steht Nutzern zur Verfügung, deren Konto mit Telegram verbunden ist.
Jede Benachrichtigung ist eine Karte: Oben steht, was passiert ist, darunter der Aufgabentitel, eine Tabelle mit Projekt, Fälligkeit, Priorität oder Status und die Schaltfläche „Aufgabe öffnen“ direkt in der Nachricht. In der Benachrichtigung über eine neue Aufgabe ist der Status in der Tabelle eine Schaltfläche: Die zuständige Person tippt darauf, wählt einen Status aus der Liste, und die Aufgabe wechselt sofort zum Beispiel zu „In Arbeit“. Kommentare erscheinen als Zitat mit dem Namen der Person, die sie geschrieben hat.
In den Android- und iOS-Apps gibt es zusätzlich den Schalter Push-Nachrichten empfangen. Beim Aktivieren erklärt die App zunächst, wozu sie Benachrichtigungen braucht, und zeigt dann die Berechtigungsabfrage des Systems. Ohne Freigabe bleibt Push deaktiviert — prüfe in Android oder iOS die Benachrichtigungseinstellungen der App. Die Telegram Mini App hat keinen Push-Schalter: Dort kommen Benachrichtigungen über den Bot.
Sind alle Kanäle deaktiviert, zeigt der erste Block der Ansicht Keine Zustellung: alle Kanäle sind deaktiviert.
4. Wer Aufgabenbenachrichtigungen erhält
- Aufgabenzuweisungen erhält die neu verantwortliche Person, sofern die Aufgabe nicht im Backlog liegt und sie nicht zugleich Autor ist.
- Statusänderungen gehen an Autor, aktuell Verantwortliche und Beobachter, ausgenommen die Person, die den Status geändert hat.
- Kommentare gehen an Autor, aktuell Verantwortliche und Beobachter, ausgenommen den Autor des Kommentars.
- Erinnerungen an Fälligkeiten erhält nur die aktuell verantwortliche Person.
Beobachten erweitert den Aufgabenzugriff nicht: Die Sichtbarkeit hängt vom Projektzugriff ab. Beobachter erhalten zusätzlich Status- und Kommentarbenachrichtigungen.
5. Arbeitszeit und Zusammenfassung
Standardmäßig kommen Benachrichtigungen jederzeit. Um sie nur während der Arbeitszeit zu erhalten, aktiviere Nur während der Arbeitszeit im Block Wann, lege dann die Stunden in der Zeile Arbeitszeit fest (zum Beispiel 09:00–19:00) und markiere die Tage in der Zeile Tage. Die Arbeitszeit darf über Mitternacht gehen, zum Beispiel 22:00–06:00.
Während der Arbeitszeit kommen Benachrichtigungen sofort. Was außerhalb passiert — Zuweisungen, Statusänderungen, Kommentare, Erinnerungen, HelpDesk-Anfragen — geht nicht verloren: Zu Beginn des nächsten Arbeitstags schickt der Bot eine Nachricht Während du weg warst.
- Die Zusammenfassung richtet sich nach dem aktuellen Stand der Aufgaben: Wurde eine Aufgabe über Nacht mehrmals verschoben und abgeschlossen, steht in der Zusammenfassung eine Zeile mit ihrem Endstatus.
- Bei Kommentaren siehst du ihre Anzahl und den Autor des letzten.
- Neue Aufgaben, die dir zugewiesen wurden, kommen als eigene Karten mit Status-Buttons — bis zu fünf, die übrigen landen in der Gesamtliste.
- Gelöschte Aufgaben und Aufgaben, auf die du keinen Zugriff mehr hast, tauchen in der Zusammenfassung nicht auf.
- In der mobilen App kommt die Zusammenfassung als eine Push-Nachricht.
Antworten des Bots auf deine eigenen Aktionen im privaten Chat — Aufgabenentwürfe, Buttons auf Karten — werden von der Arbeitszeit nicht verzögert.
6. Tagesbeginn und Zeitzone
Tagesbeginn ist die Uhrzeit, zu der die Morgenerinnerungen kommen; standardmäßig 08:00. Ist die Arbeitszeit aktiviert, entspricht der Tagesbeginn ihrem Anfang und wird in der Zeile Arbeitszeit geändert.
Alle Uhrzeiten in der Ansicht gelten in deiner persönlichen Zeitzone — sie steht in der Zeile Zeitzone, wo du sie auch ändern kannst. Ist noch keine Zeitzone angegeben, übernimmt iTasks beim ersten Speichern der Einstellungen die Zeitzone des Geräts.
7. Arbeitszeit des Teams
Der Inhaber oder ein Administrator kann in den Einstellungen des Arbeitsbereichs eine Arbeitszeit für das Team festlegen. Das ist ein Hinweis, keine Regel: Die Zeitpläne der Mitglieder ändern sich nicht, und jeder erhält Benachrichtigungen weiterhin nach seinen eigenen Einstellungen.
Ist bei dir Nur während der Arbeitszeit deaktiviert, erscheint im Block Wann eine Zeile wie Arbeitszeit des Teams „…“: 10:00–19:00, Mo–Fr mit dem Button Übernehmen. Der Button aktiviert die Arbeitszeit mit diesen Stunden und Tagen.
Die Stunden gelten in deiner Ortszeit, deine persönliche Zeitzone ändert sich nicht. Beispiel: Bei einer Teamarbeitszeit von 09:00–19:00 erhält ein Mitglied in Tiflis Benachrichtigungen von 09:00 bis 19:00 Tiflis-Zeit, ein Mitglied in Berlin von 09:00 bis 19:00 Berliner Zeit. Nach dem Übernehmen ist es ein normaler persönlicher Zeitplan: Du kannst ihn beliebig ändern.
Tippst du nicht auf Übernehmen, ändert sich nichts. Ist deine Arbeitszeit bereits aktiviert, wird das Angebot nicht angezeigt — auch dann nicht, wenn deine Stunden von denen des Teams abweichen.
8. Erinnerungen an Fälligkeiten
Am Fälligkeitstag erhält die verantwortliche Person immer eine Erinnerung — zum Tagesbeginn. Im Block Fälligkeiten kannst du zwei weitere hinzufügen:
- Im Voraus — 1, 2 oder 3 Tage vor der Fälligkeit. Standardmäßig deaktiviert.
- Vor der Fälligkeitsuhrzeit — nur für Aufgaben, deren Fälligkeit eine Uhrzeit hat: zur Fälligkeit, 15 oder 30 Minuten vorher, 1, 2 oder 3 Stunden vorher. Standard: 1 Stunde vorher.
Liegt eine Fälligkeit mit Uhrzeit vor dem Tagesbeginn — zum Beispiel 08:30 bei Tagesbeginn 09:00 —, kommt die Morgenerinnerung am Vortag: am Ende der Arbeitszeit oder, wenn keine festgelegt ist, um 20:00.
Ist die Arbeitszeit aktiviert, kommt eine Erinnerung, die auf arbeitsfreie Stunden oder Tage fallen würde, im letzten Arbeitsmoment davor: Von einer Fälligkeit am Samstag erfährst du am Freitag vor Ende des Arbeitstags. Erinnerungen, die nach einer solchen Verschiebung zusammenfallen, kommen als eine Nachricht.
Für abgeschlossene Aufgaben und Aufgaben im Backlog werden keine Erinnerungen an Fälligkeiten gesendet.
9. Wann eine Kollegin oder ein Kollege die Benachrichtigung erhält
Deine Kollegen haben ihre eigene Arbeitszeit, deshalb zeigt iTasks dir, wann eine Benachrichtigung bei ihnen ankommt. Ihre Arbeitsstunden und -tage selbst werden dabei nicht angezeigt.
- In der Nutzerliste des Arbeitsbereichs siehst du neben dem Namen die Ortszeit der Person und, wenn sie gerade außerhalb ihrer Arbeitszeit ist, wann Benachrichtigungen ankommen: 02:14 · Benachrichtigungen ab Mo., 09:00 oder Benachrichtigungen deaktiviert.
- Im Aufgabenformular unter der verantwortlichen Person und in der Aufgabenansicht über dem Kommentarfeld erscheint eine Zeile, wenn der Empfänger die Benachrichtigung nicht sofort erhält: Lukas: Es ist 02:14 Ortszeit, Zustellung der Benachrichtigung: 09:00. Hat die Person Benachrichtigungen deaktiviert: Lukas: Benachrichtigungen sind deaktiviert, die Nachricht kommt nicht an.
10. Was nach einer Änderung der Einstellungen passiert
Nach einer Änderung von Arbeitszeit, Tagesbeginn, Zeitzone oder Erinnerungen berechnet iTasks die künftigen Benachrichtigungen neu. Bereits gesendete bleiben unverändert. Deaktivierst du die Arbeitszeit, kommt die bis dahin gesammelte Zusammenfassung sofort.
11. Wenn Benachrichtigungen ausbleiben
- Sieh dir den ersten Block der Ansicht an: Vielleicht sind Benachrichtigungen vorübergehend deaktiviert.
- Prüfe, ob der gewünschte Kanal aktiviert ist: Telegram oder Push. Prüfe bei Push die Systemberechtigung in Android oder iOS.
- Ist die Arbeitszeit aktiviert, kommen Benachrichtigungen außerhalb davon als Zusammenfassung zu Beginn des nächsten Arbeitstags.
- Prüfe die Zeitzone, wenn Benachrichtigungen zur falschen Uhrzeit eintreffen.
- Vergewissere dich, dass die Aufgabe weder abgeschlossen ist noch im Backlog liegt: Für solche Aufgaben werden keine Erinnerungen an Fälligkeiten gesendet.
Eine Aufgabe aus einer Benachrichtigung öffnen
Tippe in der Telegram-Nachricht auf die Schaltfläche zur Aufgabe oder in der mobilen App auf die Push-Benachrichtigung. Nach der Anmeldung wechselt iTasks zum zugehörigen Arbeitsbereich, auf den du Zugriff hast, und öffnet die Aufgabe. Ein Kommentarlink führt zusätzlich zum betreffenden Kommentar.
Für Links gelten dieselben Zugriffsrechte. Bist du nicht mehr Mitglied des Arbeitsbereichs, prüfe dein Konto und wende dich an den Inhaber. Ist der Arbeitsbereich zugänglich, aber die Aufgabe gelöscht oder dein Projektzugriff entzogen, zeigt die Aufgabenansicht „Aufgabe nicht gefunden.“ an.
In einem schreibgeschützten Arbeitsbereich kannst du die Aufgabe ansehen. Auch über eine Benachrichtigung lässt sie sich nicht bearbeiten.
Weiterführende Anleitungen
Sprache und weitere persönliche Einstellungen erklärt Profil und Sprache. Fälligkeit und Uhrzeit legst du beim Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben fest. Die Bot-Befehle findest du unter Aufgaben über den Telegram-Bot.