Aufgaben erstellen und bearbeiten

Aufgaben erstellen und bearbeiten

Eine Aufgabe erstellst du in der Hauptansicht über +, aus dem Backlog, aus einer übergeordneten Aufgabe oder aus einem Ablauf wie HelpDesk. Beginne mit dem Wesentlichen: Was ist zu tun, zu welchem Projekt gehört es und wer übernimmt die Aufgabe? Weitere Felder verbinden Termine, Dateien, Diskussionen und Teamplanung.

Lassen sich die Details leichter sprechen als tippen, nutze das Mikrofon neben „Informationen“. Spracherkennung und KI-Aufbereitung erklärt Spracheingabe und KI-Aufgabenerstellung.

1. Titel und Beschreibung

Der Titel sollte das Ergebnis kurz benennen, etwa „Kundenvertrag vorbereiten“ oder „Zahlungsfehler prüfen“. In die Beschreibung gehören alle Angaben, die Rückfragen vermeiden: Was ist zu tun, wo liegen die Unterlagen und wann gilt die Arbeit als erledigt?

Die Beschreibung unterstützt Formatierung, Listen, Inline-Code und Codeblöcke. Dateien und Editorfunktionen erklärt Anhänge und Formatierung.

Für ein kurzfristiges Thema oder kleines Vorhaben kannst du direkt in der Beschreibung einen Tag wie #startvorbereitung oder #telemetrie ergänzen. Sobald du # eingibst, schlägt der Editor ähnliche zuletzt verwendete Tags des Arbeitsbereichs vor. Du kannst aber auch einen neuen Tag frei eingeben.

2. Checklisten in der Beschreibung

Über die Checklisten-Schaltfläche in der Editorleiste fügst du eine Checkliste ein. Beim Bearbeiten ist sie ein normaler Textblock: Du kannst Überschrift und Einträge ändern, Punkte ergänzen oder über die Schaltfläche neben einem Eintrag entfernen. Nach dem Speichern können Personen mit Bearbeitungsrecht – Autor, Administrator oder Inhaber – Punkte durch Antippen abhaken und erneut antippen, um das Häkchen zu entfernen.

Checklisten innerhalb einer Aufgabe sind keine eigenständigen Aufgaben. Sie dienen der Selbstkontrolle: mehrere Schritte prüfen, vorbereitete Unterlagen markieren oder Voraussetzungen vor dem Abschluss abhaken.

Eine Aufgabe kann mehrere Checklisten enthalten. Brauchen einzelne Teile eigene Verantwortliche, Status, Termine oder Diskussionen, verwende Unteraufgaben und den Aufgabenbaum.

3. Projekt, Sprint und Kunde

Das Projekt ist Pflicht. Es bestimmt, wer die Aufgabe sieht und in welcher Liste sie erscheint. Eine Unteraufgabe übernimmt das Projekt ihrer übergeordneten Aufgabe; es lässt sich nicht separat ändern.

Ein Sprint eignet sich, wenn das Team in kurzen Zeiträumen plant und die Aufgabe einem laufenden oder bevorstehenden Plan zuordnen möchte. Das Kundenfeld zeigt, für welchen Kunden, Bereich oder externen Auftrag die Aufgabe entsteht.

Projekte und Zugriffe erklärt Projekte. Erstellung, Befüllung und Start eines Sprints findest du unter Sprints und Planung. Wer Aufgaben eines Projekts sehen und übernehmen kann, erläutert Mitglieder und Rollen.

4. Anhänge, Typ und Priorität

Du kannst Arbeitsdateien anhängen: PDFs, Office-Dokumente, Archive, Bilder, Audio und Video. Das hilft etwa bei Entwürfen, Verträgen, Berichten, Fehler-Screenshots oder Sprachmaterial.

Der Aufgabentyp beschreibt die Art der Arbeit: Funktion, Fehler, Verbesserung oder technische Aufgabe. Die Priorität zeigt, was zuerst bearbeitet werden sollte. Beide Angaben erscheinen auf den Karten und erleichtern den Überblick.

Dateien und Formatierung behandelt Anhänge und Formatierung. Kennzeichnungen, Status und weitere Angaben gespeicherter Aufgaben erklärt Aufgabendetails und Status ändern.

5. Workflow, Verantwortliche und Beobachter

Kann eine Aufgabe mehreren Personen zugewiesen werden? Jede Aufgabe hat eine aktuell verantwortliche Person. Mehrere Personen können auf zwei Arten mitwirken:

• Jede Person übernimmt einen eigenen Teil: Erstelle Unteraufgaben mit eigenen Verantwortlichen, Terminen und Ergebnissen. So kann das Team parallel arbeiten.
• Die Aufgabe wird nacheinander weitergegeben: Richte einen Workflow mit einer Folge von Verantwortlichen ein. Beim Wechsel zum nächsten Schritt erhält dessen vorgesehene Person automatisch die Aufgabe. Mehrere Schritte dürfen denselben Status verwenden.

Wähle beim Erstellen einer Aufgabe mit Workflow die verantwortliche Person für den ersten Schritt im Formular. Wenn kein Workflow nötig ist, genügen gewöhnliche Statusänderungen.

Die verantwortliche Person übernimmt den nächsten Arbeitsschritt. Bleibt das Feld leer, wird der Autor zugewiesen. Alle Projektmitglieder sehen die Aufgaben des Projekts. Beobachter erhalten zusätzlich Benachrichtigungen über Statusänderungen und neue Kommentare. Inhaber und Administratoren dürfen jede zugängliche Aufgabe ändern. Ein gewöhnliches Mitglied darf Status ändern und Workflow-Übergänge ausführen, wenn es Autor oder verantwortlich ist. Andere Projektmitglieder, einschließlich Beobachter, können lesen und kommentieren. Der Autor wird automatisch als Beobachter hinzugefügt. Fälligkeitserinnerungen erhält nur die verantwortliche Person.

Die Status des Arbeitsbereichs richtest du unter Eigene Status ein. Einrichtung und Nutzung von Abläufen erklärt Workflows. Für Diskussionen lies Kommentare, Antworten und Erwähnungen.

6. Fälligkeitsdatum

Das Fälligkeitsdatum gibt an, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Es erscheint auf Karten und in Listen, damit näher rückende Termine auffallen.

Du kannst Aufgaben nach Fälligkeit sortieren und die nächsten Termine oben in der Liste oder in einer Kanban-Spalte anzeigen. Listen, Kanban, Projektbaum, Filter und Sortierung erklärt Aufgabenansichten.

Am Fälligkeitstag erhält die verantwortliche Person eine Benachrichtigung. Den Versandzeitpunkt legt sie im Profil unter Benachrichtigungen fest. Dort lässt sich auch eine zusätzliche Erinnerung 1, 2 oder 3 Tage vorher aktivieren. Sie ersetzt die Erinnerung am Fälligkeitstag nicht.

Für erledigte Aufgaben und Aufgaben im Backlog werden keine Fälligkeitserinnerungen versendet. Nutze für spätere Ideen das Backlog und setze einen Termin, sobald die Arbeit tatsächlich beginnt.

7. Wiederholung

Aktiviere die Wiederholung für regelmäßig anfallende Aufgaben: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Die nächste Aufgabe entsteht nach dem Abschluss der aktuellen. So beendet das Team zuerst die laufende Arbeit.

Wiederholung ist nur bei Hauptaufgaben ohne übergeordnete Aufgabe und ohne Unteraufgaben möglich. Ist die Arbeit bereits als Baum aufgeteilt, entscheide zwischen einer einzelnen wiederkehrenden Aufgabe und einer gewöhnlichen Hauptaufgabe mit Unteraufgaben. Mehr dazu unter Unteraufgaben und Aufgabenbaum.

8. Bearbeiten

Autor, Administrator und Inhaber dürfen Aufgabenfelder bearbeiten. Öffne die Aufgabendetails und tippe auf das Stiftsymbol. Im Bearbeitungsmodus stehen dieselben Felder bereit; einzelne Einstellungen können gesperrt sein. So übernimmt eine Unteraufgabe ihr Projekt, und eine Aufgabe mit Unteraufgaben lässt sich nicht in eine wiederkehrende Aufgabe umwandeln.

Kannst du die Aufgabe nicht in einem Schritt fertigstellen, werden deine Eingaben gespeichert. Wie du das Formular ohne Datenverlust verlässt, erklärt Aufgabenentwürfe.