Eine Aufgabe erstellst du in der Hauptansicht über +, aus dem Backlog, aus einer übergeordneten Aufgabe oder aus einem Ablauf wie HelpDesk. Beginne mit dem Wesentlichen: Was ist zu tun, zu welchem Projekt gehört es und wer übernimmt die Aufgabe? Weitere Felder verbinden Termine, Dateien, Diskussionen und Teamplanung.
Eine Aufgabe kannst du auf drei Wegen erstellen:
- In der App über das Aufgabenformular. Seine Felder sind unten beschrieben.
- Per Sprache: Tipp im Formular auf das Mikrofon und diktiere die Aufgabe, die KI füllt die Felder aus. Mehr dazu in „Spracheingabe und KI-Aufgabenerstellung“.
- Per Nachricht an den Bot in Telegram: Schreib oder sprich die Aufgabe im privaten Chat mit dem iTasks-Bot, und er schickt dir einen Entwurf zur Bestätigung. Mehr dazu in „Aufgaben über den Telegram-Bot“.
1. Titel und Beschreibung
Der Titel sollte das Ergebnis kurz benennen, etwa „Kundenvertrag vorbereiten“ oder „Zahlungsfehler prüfen“. In die Beschreibung gehören alle Angaben, die Rückfragen vermeiden: Was ist zu tun, wo liegen die Unterlagen und wann gilt die Arbeit als erledigt?
Die Beschreibung unterstützt Formatierung, Listen, Inline-Code und Codeblöcke. Dateien und Editorfunktionen erklärt Anhänge und Formatierung.
Für ein kurzfristiges Thema oder kleines Vorhaben kannst du direkt in der Beschreibung einen Tag wie #startvorbereitung oder #mobil ergänzen. Sobald du # eingibst, schlägt der Editor ähnliche zuletzt verwendete Tags des Arbeitsbereichs vor. Du kannst aber auch einen neuen Tag frei eingeben.
2. Checklisten in der Beschreibung
Über die Checklisten-Schaltfläche in der Editorleiste fügst du eine Checkliste ein. Beim Bearbeiten ist sie ein normaler Textblock: Du kannst Überschrift und Einträge ändern, Punkte ergänzen oder über die Schaltfläche neben einem Eintrag entfernen. Nach dem Speichern können Ersteller der Aufgabe, Zuständige, Administratoren und der Inhaber Punkte durch Antippen abhaken und erneut antippen, um das Häkchen zu entfernen. Für alle anderen sind die Kästchen inaktiv, und ein Hinweis unter der Checkliste nennt, wer sie abhaken kann.
Checklisten innerhalb einer Aufgabe sind keine eigenständigen Aufgaben. Sie dienen der Selbstkontrolle: mehrere Schritte prüfen, vorbereitete Unterlagen markieren oder Voraussetzungen vor dem Abschluss abhaken.
Eine Aufgabe kann mehrere Checklisten enthalten. Brauchen einzelne Teile eigene Verantwortliche, Status, Termine oder Diskussionen, verwende Unteraufgaben und den Aufgabenbaum.
3. Projekt, Sprint und Kunde
Das Projekt ist Pflicht. Es bestimmt, wer die Aufgabe sieht und in welcher Liste sie erscheint. Eine Unteraufgabe übernimmt das Projekt ihrer übergeordneten Aufgabe; es lässt sich nicht separat ändern.
Ein Sprint eignet sich, wenn das Team in kurzen Zeiträumen plant und die Aufgabe einem laufenden oder bevorstehenden Plan zuordnen möchte. Das Kundenfeld zeigt, für welchen Kunden, Bereich oder externen Auftrag die Aufgabe entsteht.
Projekte und Zugriffe erklärt Projekte. Erstellung, Befüllung und Start eines Sprints findest du unter Sprints und Planung. Wer Aufgaben eines Projekts sehen und übernehmen kann, erläutert Mitglieder und Rollen.
4. Anhänge, Typ und Priorität
Du kannst Arbeitsdateien anhängen: PDFs, Office-Dokumente, Archive, Bilder, Audio und Video. Das hilft etwa bei Entwürfen, Verträgen, Berichten, Fehler-Screenshots oder Sprachmaterial.
Der Aufgabentyp beschreibt die Art der Arbeit: Funktion, Fehler, Verbesserung oder technische Aufgabe. Die Priorität zeigt, was zuerst bearbeitet werden sollte. Beide Angaben erscheinen auf den Karten und erleichtern den Überblick.
Ein Arbeitsbereich enthält 4 Standard-Aufgabentypen. Inhaber und Administratoren können ihre Namen und Symbole ändern und bis zu 2 zusätzliche Typen hinzufügen, insgesamt also 6. Aufgabentypen anpassen: Anleitung.
Dateien und Formatierung behandelt Anhänge und Formatierung. Kennzeichnungen, Status und weitere Angaben gespeicherter Aufgaben erklärt Aufgabendetails und Status ändern.
5. Workflow, Verantwortliche und Beobachter
Kann eine Aufgabe mehreren Personen zugewiesen werden? Jede Aufgabe hat eine aktuell verantwortliche Person. Mehrere Personen können auf zwei Arten mitwirken:
- Jede Person übernimmt einen eigenen Teil: Erstelle Unteraufgaben mit eigenen Verantwortlichen, Terminen und Ergebnissen. So kann das Team parallel arbeiten.
- Die Aufgabe wird nacheinander weitergegeben: Richte einen Workflow mit einer Folge von Verantwortlichen ein. Beim Wechsel zum nächsten Schritt erhält dessen vorgesehene Person automatisch die Aufgabe. Mehrere Schritte dürfen denselben Status verwenden.
Wähle beim Erstellen einer Aufgabe mit Workflow die verantwortliche Person für den ersten Schritt im Formular. Wenn kein Workflow nötig ist, genügen gewöhnliche Statusänderungen.
Die verantwortliche Person übernimmt den nächsten Arbeitsschritt. Bleibt das Feld leer, wird der Autor zugewiesen. Alle Projektmitglieder sehen die Aufgaben des Projekts. Beobachter erhalten zusätzlich Benachrichtigungen über Statusänderungen und neue Kommentare. Inhaber und Administratoren dürfen jede zugängliche Aufgabe ändern. Ein gewöhnliches Mitglied darf Status ändern und Workflow-Übergänge ausführen, wenn es Autor oder verantwortlich ist. Andere Projektmitglieder, einschließlich Beobachter, können lesen und kommentieren. Der Autor wird automatisch als Beobachter hinzugefügt. Fälligkeitserinnerungen erhält nur die verantwortliche Person.
Die Status des Arbeitsbereichs richtest du unter Eigene Status ein. Einrichtung und Nutzung von Abläufen erklärt Workflows. Für Diskussionen lies Kommentare, Antworten und Erwähnungen.
6. Fälligkeitsdatum
Das Fälligkeitsdatum gibt an, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Es erscheint auf Karten und in Listen, damit näher rückende Termine auffallen.
Eine Uhrzeit ist optional. Im Datumsfenster findest du unter dem Kalender die Zeile Uhrzeit hinzufügen · optional. Lässt du sie unberührt, schließt ein Tipp auf einen Tag das Fenster sofort. Für eine Uhrzeit tippst du auf die Zeile, wählst Stunde und Minuten (:00, :15, :30 oder :45) und bestätigst mit Fertig. Ist das Datum schon gewählt, fügst du die Uhrzeit im Formular über die Schaltfläche + Uhrzeit daneben hinzu. Solange die Uhrzeit geöffnet ist, wählt ein Tipp auf einen Tag diesen nur aus; das Kreuz oder ein Wischen nach unten schließt das Fenster ohne Änderungen. Ohne Uhrzeit klappt die Uhrzeit wieder ein, und Fertig speichert das Datum ohne sie. Bereits vergangene Stunden des heutigen Tages sind blasser dargestellt, und für einen Zeitpunkt in der Vergangenheit erscheint der Hinweis Diese Uhrzeit ist bereits vorbei. Im Formular steht die Uhrzeit neben dem Datum, auf Karten etwa als „16. Okt., 14:30“.
Die Uhrzeit gilt in der Zeitzone der verantwortlichen Person; hat sie im Profil keine Zeitzone, gilt die des Arbeitsbereichs. Der Hinweis Zeitzone: … zeigt, welche verwendet wird. Weicht die Uhr der verantwortlichen Person von deiner ab, lautet er Zeit der zuständigen Person: … · bei dir 15:30, und im Formular bleibt unter dem Fälligkeitsfeld die Zeile Zeit der zuständigen Person: … stehen. Eine Aufgabe mit Uhrzeit ist direkt nach diesem Zeitpunkt überfällig, eine ohne Uhrzeit erst nach Ende des Tages. Verschiebst du das Datum, bleibt die Uhrzeit erhalten. Eine Unteraufgabe, die das Fälligkeitsdatum der übergeordneten Aufgabe übernimmt, übernimmt auch deren Uhrzeit; wiederkehrende Aufgaben haben keine Uhrzeit. Am selben Tag stehen Aufgaben mit Uhrzeit vor Aufgaben ohne.
Du kannst Aufgaben nach Fälligkeit sortieren und die nächsten Termine oben in der Liste oder in einer Kanban-Spalte anzeigen. Listen, Kanban, Projektbaum, Filter und Sortierung erklärt Aufgabenansichten.
Am Fälligkeitstag erhält die verantwortliche Person eine Erinnerung — zu ihrem Tagesbeginn, wie in ihren Einstellungen festgelegt. Im Profil unter Benachrichtigungen lässt sich eine Erinnerung 1, 2 oder 3 Tage vorher hinzufügen und, bei einer Fälligkeit mit Uhrzeit, eine Erinnerung kurz davor — standardmäßig 1 Stunde vorher. Ist die verantwortliche Person gerade außerhalb ihrer Arbeitszeit oder hat sie Benachrichtigungen deaktiviert, erscheint unter dem Feld ein Hinweis, wann die Benachrichtigung bei ihr ankommt.
Für erledigte Aufgaben und Aufgaben im Backlog werden keine Fälligkeitserinnerungen versendet. Nutze für spätere Ideen das Backlog und setze einen Termin, sobald die Arbeit tatsächlich beginnt.
7. Wiederholung
Aktiviere die Wiederholung für regelmäßig anfallende Aufgaben: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Die nächste Aufgabe entsteht nach dem Abschluss der aktuellen. So beendet das Team zuerst die laufende Arbeit.
Wiederholung ist nur bei Hauptaufgaben ohne übergeordnete Aufgabe und ohne Unteraufgaben möglich. Ist die Arbeit bereits als Baum aufgeteilt, entscheide zwischen einer einzelnen wiederkehrenden Aufgabe und einer gewöhnlichen Hauptaufgabe mit Unteraufgaben. Mehr dazu unter Unteraufgaben und Aufgabenbaum.
8. Bearbeiten
Autor, Administrator und Inhaber dürfen Aufgabenfelder bearbeiten. Öffne die Aufgabendetails und tippe auf das Stiftsymbol. Im Bearbeitungsmodus stehen dieselben Felder bereit; einzelne Einstellungen können gesperrt sein. So übernimmt eine Unteraufgabe ihr Projekt, und eine Aufgabe mit Unteraufgaben lässt sich nicht in eine wiederkehrende Aufgabe umwandeln. Das Projekt einer Hauptaufgabe kannst du auch nach dem Erstellen ändern: Die Aufgabe zieht mit ihren Unteraufgaben um und verlässt den Sprint des bisherigen Projekts; Beobachter ohne Zugriff auf das neue Projekt werden entfernt.
Kannst du die Aufgabe nicht in einem Schritt fertigstellen, werden deine Eingaben gespeichert. Wie du das Formular ohne Datenverlust verlässt, erklärt Aufgabenentwürfe.