Mit eigenen Aufgabenstatus passt du den Arbeitsbereich an den tatsächlichen Ablauf deines Teams an. Statt allgemeiner Bezeichnungen nutzt ihr passende Begriffe wie „Redaktionelle Prüfung“, „Wartet auf Freigabe“ oder „Bereit zur Veröffentlichung“.
Das Wichtigste: Status gelten für den gesamten Arbeitsbereich und wirken sich direkt auf Aufgabenkarten, Listen, Filter und Kanban aus. Grundstatus lassen sich umbenennen, umfärben und mit einem anderen Symbol versehen, aber nicht löschen.
1. Status einrichten
Öffne das App-Menü und wähle Arbeitsbereich → Aufgabenstatus. Dieser Bereich steht dem Inhaber zur Verfügung, da Änderungen alle Projekte und das gesamte Team betreffen.
2. Änderbare Eigenschaften
- Statusname. Sowohl Grundstatus als auch eigene Status lassen sich umbenennen, etwa um die Begriffe des Teams abzubilden.
- Symbol und Farbe des Status. Wähle ein Symbol aus dem gemeinsamen Katalog; die Farbe gilt für Symbol und Punkt des Status, ein passender Pastellhintergrund wird automatisch berechnet.
- Reihenfolge eigener Schritte. Pfeilschaltflächen ändern die Reihenfolge in Listen und Kanban.
- Eigene Status. Mit Status hinzufügen erstellst du einen neuen Schritt vor dem Abschlussstatus. Er wird gespeichert, sobald du einen Namen eingibst; eine leere Zeile wird nicht gespeichert.
- Löschen. Nur eigene Status lassen sich entfernen. Das Papierkorbsymbol öffnet einen Bestätigungsdialog: Aufgaben mit diesem Status wechseln zu „Neu“ (bzw. zu dessen aktuellem Namen). Tippe auf Löschen. Die Grundstatus bleiben Teil des Ablaufs.
Änderungen werden automatisch gespeichert: der Name nach einer kurzen Tipppause oder wenn das Feld den Fokus verliert, Reihenfolge, Symbol und Farbe sofort. Neben der Listenüberschrift erscheint kurz Wird gespeichert … und danach Gespeichert. Schlägt das Speichern fehl, wird die Änderung zurückgenommen und eine Fehlermeldung angezeigt.
3. Symbol und Farbe eines Status wählen
Links neben jedem Statusnamen siehst du sein Symbol in der Statusfarbe. Symbol und Farbe kannst du für einen Grundstatus, einen vorhandenen Zwischenschritt oder einen neuen eigenen Status festlegen. Wählst du kein Symbol, bleiben die Standardsymbole: gestrichelter Kreis für „Neu“, Wiedergabesymbol für „In Arbeit“, Kolben für „In Prüfung“, Häkchen für „Erledigt“ sowie ein einfacher Kreis für „Backlog“ und eigene Status.
- Tippe auf das Symbol neben dem Status.
- Tippe im Dialog Symbol und Farbe des Status auf Statussymbol auswählen und wähle unter Symbol auswählen ein Symbol: Die Kategorie Status steht an erster Stelle, danach folgen dieselben Kategorien wie bei den Aufgabentypen.
- Bewege den Regler Statusfarbe. Er funktioniert wie die Farbauswahl für Projekte; Symbol und Farbe lassen sich unabhängig voneinander ändern.
- Prüfe die Vorschau: Symbol und Name erscheinen auf einem Pastellhintergrund, der automatisch für das helle oder dunkle Design berechnet wird.
- Tippe im Dialog auf Speichern: Symbol und Farbe werden sofort angewendet und im Arbeitsbereich gespeichert.
Abbrechen schließt den Dialog, ohne Symbol oder Farbe zu ändern.
4. Status im Arbeitsalltag
Direkt nach der Änderung erscheinen die neuen Namen, Farben und die Reihenfolge in Aufgabenkarten, Filtern, Listen und Kanban; das Statussymbol wird in den Spaltenköpfen des Kanban-Boards, auch bei eingeklappten Spalten, und in der Statusliste der Einstellungen angezeigt. Stimmt die Begriffe vorher im Team ab: Sie bilden die gemeinsame Sprache des Arbeitsbereichs.
5. Sinnvolle Reihenfolge bei der Einrichtung
- Behalte die Grundstatus als feste Eckpunkte des Ablaufs.
- Ergänze Zwischenschritte, die dein Team tatsächlich verwendet.
- Ordne sie so an, wie eine Aufgabe üblicherweise bearbeitet wird.
- Prüfe die Hauptansicht als Liste und Kanban.
Weiterführende Anleitungen
Die Darstellung erklärt die Hauptansicht. Zur Trennung von Arbeitsgebieten richtest du Projekte ein. Wer Einstellungen verwalten darf, steht unter Mitglieder und Rollen.