Projekte unterteilen die Arbeit innerhalb eines Arbeitsbereichs, etwa nach Produkt, Modul, Team oder Fachgebiet. Ein Arbeitsbereich kann mehrere Projekte enthalten. Gewöhnliche Mitglieder erhalten nur Zugriff auf die Projekte, in denen sie mitarbeiten.
Das Wichtigste: Im Projekt legst du den Namen, die Farbe, den Aktivstatus, den automatischen Zugriff für eingeladene Mitglieder, Mitgliederzugriff, optionale Sprints und projektspezifische Stundensätze fest. Inhaber und Admins sehen alle Projekte; ein neues Mitglied per Einladungslink erhält Zugriff auf aktive Projekte mit aktivierter Option.
1. Projekte finden
Öffne das App-Menü und gehe zu Verwaltung → Projekte. Die Ansicht zeigt die Anzahl der Projekte, Farbmarkierung, Beschreibung, Mitglieder sowie Aktionen zum Bearbeiten, Aktivieren und Löschen.
2. Ein Projekt erstellen
- Tippe auf Projekt hinzufügen.
- Gib einen möglichst kurzen Namen ein. Er erscheint auf Aufgabenkarten und in Filtern.
- Ergänze eine Beschreibung, wenn der Zweck des Projekts erklärt werden sollte.
- Wähle eine Farbe, damit sich das Projekt in Listen, Kanban und Projektansicht gut unterscheiden lässt.
- Speichere das Projekt.
Ein neues Projekt wird mit aktivierter Option „Automatisch hinzufügen“ erstellt. Neue Mitglieder, die über einen Einladungslink beitreten, erhalten dadurch Zugriff auf dieses aktive Projekt. In Projekten, die vor Einführung dieser Option erstellt wurden, ist sie zunächst deaktiviert; vorhandene Zugriffe ändern sich nicht. Das Rollenmodell erklärt Mitglieder und Rollen.
3. Projekteinstellungen
Die Bearbeitungsansicht enthält die wichtigsten Angaben und Optionen für den Arbeitsablauf:
- Name und Beschreibung – erscheinen in der Projektliste und erklären dem Team den Zweck.
- Farbe – kennzeichnet das Projekt auf Aufgabenkarten, in Filtern und den Hauptansichten.
- Aktivstatus – ein inaktives Projekt bleibt mit seinem Verlauf gespeichert, lässt sich aber aus der täglichen Arbeit heraushalten.
- Automatisch hinzufügen – bei neuen Projekten standardmäßig aktiv. Gewährt neuen Mitgliedern, die über einen Einladungslink beitreten, Zugriff auf das aktive Projekt. Deaktiviere die Option, wenn du Mitglieder von Hand zuweisen möchtest.
- Projektmitglieder – zeigt Personen mit und ohne Zugriff. Inhaber und Admin lassen sich innerhalb eines Projekts nicht deaktivieren.
- Sprints – ermöglichen die optionale Planung in festen Zeiträumen. Erstellung, Befüllung und Start erklärt Sprints und Planung.
- Stundensätze – der Inhaber kann für ein Projekt abweichende Mitgliedersätze hinterlegen, wenn die Abrechnung das erfordert.
So funktioniert es: Die Option gilt nur für neue Mitglieder, die über einen Einladungslink beitreten. Neue Mitglieder erhalten nur auf aktive Projekte mit aktivierter Option automatisch Zugriff. Eine Änderung der Option fügt bereits beigetretene Mitglieder nicht hinzu und entfernt bestehende Zugriffe nicht. Wenn du ein neues Projekt erstellst, erhalten bestehende Teammitglieder mit der Rolle „Mitglied“ dadurch keinen automatischen Zugriff. Das Hinzufügen per Telegram-ID bleibt manuell. Nur der Inhaber kann einem bereits beigetretenen Mitglied die Rolle „Admin“ zuweisen.
4. Projekte und Aufgaben
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe wählst du ein Projekt. Es bestimmt verfügbare Mitglieder, Filter, Kanban-Darstellung und Projektansicht. Größere Vorhaben lassen sich dort in zusammengehörige Aufgaben und Unteraufgaben gliedern. Die Darstellung und Hierarchie erklärt die Hauptansicht.
5. Limits und Berechtigungen
Die Zahl der verfügbaren Projekte hängt vom Tarifstatus ab. Überschreitet der erste Arbeitsbereich nach Ablauf von PRO das Free-Limit, sind Erstellung und Bearbeitung gesperrt. Der Inhaber kann überzählige Projekte löschen, um Free wieder zu nutzen. In anderen Lesemodus-Fällen bleiben bestehende Daten zur Ansicht und zum Export verfügbar. Details findest du unter Abonnement, Tarife und Limits.
Reihenfolge der Projekte
Inhaber und Admins legen die Reihenfolge der Projekte für das ganze Team fest. Tippe unter Verwaltung → Projekte über der Liste auf Reihenfolge ändern: Die Projekte werden zu kompakten Zeilen. Ziehe ein Projekt am Griff rechts oder öffne das Menü ⋯ und wähle Nach ganz oben, Nach oben, Nach unten oder Nach ganz unten. Tippe danach auf Fertig. Deaktivierte Projekte stehen immer unter den aktiven. Am Computer brauchst du diesen Modus nicht: Fahre mit der Maus über eine Projektkarte, dann wird der Farbpunkt zum Griff.
Jedes Mitglied kann die Projekte auch nur für sich anordnen: Tippe im Projektfilter auf Projektreihenfolge ändern oder ziehe Projekte am Computer in der Seitenleiste; Admins haben in diesem Modus zusätzlich die Option Nur für mich. Die persönliche Reihenfolge gilt in Projektlisten, Filtern und bei der Projektauswahl einer Aufgabe und ändert die Reihenfolge für andere nicht. Ein neues Projekt erscheint dort, wo der Admin es eingeordnet hat. Reihenfolge des Teams verwenden stellt die Reihenfolge des Teams wieder her.
Weiterführende Anleitungen
Prüfe nach der Projekteinrichtung den Mitgliederzugriff, richte eigene Aufgabenstatus ein und sieh dir bei Bedarf die Arbeitsbereichseinstellungen an.