Workflows und Automatisierung

Workflows und Automatisierung

Ein Workflow legt fest, welchen Weg eine Aufgabe nimmt: welcher Status gilt, wer verantwortlich wird, wohin eine zurückgewiesene Aufgabe zurückkehrt und wann der Ablauf abgeschlossen ist.

Nutze einen Workflow, wenn mehrere Personen nacheinander dieselbe Aufgabe übernehmen: Eine bereitet das Ergebnis vor, eine prüft es, eine gibt es frei. Jeder Übergang weist die vorgesehene Person zu. Es gibt jeweils genau eine verantwortliche Person; Karte, Dateien, Kommentare und Verlauf bleiben erhalten. Für getrennte Arbeitspakete mit eigenen Terminen und Ergebnissen, auch für parallele Arbeit, verwende Unteraufgaben.

1. Workflow-Liste

Öffne Menü → Verwaltung → Workflows. Die Liste zeigt Name, Schrittanzahl und Aktivstatus. Aktive Workflows lassen sich beim Erstellen einer Aufgabe auswählen. Deaktivierte bleiben in den Einstellungen erhalten, werden aber für neue Aufgaben nicht angeboten.

Free umfasst bis zu zwei Workflows pro Arbeitsbereich, einschließlich deaktivierter. PRO hat kein Workflow-Limit. Das Limit betrifft nur die Erstellung neuer Workflows. Bestehende funktionieren weiterhin, auch nach Ablauf von PRO.

2. Schritte einrichten

Jeder Schritt hat einen Namen, Status, eine verantwortliche Person, eine Kennzeichnung als Abschlussschritt und optional ein Ziel bei Zurückweisung. Status stammen aus den Arbeitsbereichseinstellungen. Reicht die Standardfolge nicht aus, richte zuerst Eigene Status ein.

Wähle für jeden Schritt eine verantwortliche Person, um eine Übergabefolge einzurichten. Ohne feste Zuordnung bleibt beim Übergang die bisher verantwortliche Person zuständig. Schritt und Status sind unterschiedlich: Mehrere Schritte können denselben Status, aber verschiedene Verantwortliche haben.

Die Einrichtungsansichten zeigen Lukas, Sophie und Anna mit demselben Status „In Arbeit“. Bei Zurückweisung führen Prüfung und Freigabe jeweils zum vorherigen Schritt zurück.

3. Den Workflow in einer Aufgabe nutzen

Bei einer Aufgabe mit Workflow ist die manuelle Statuswahl gesperrt. Die Karte zeigt den aktuellen Schritt, Fortschritt sowie Abschließen ✓ und gegebenenfalls Zurückweisen ✗. Diese Schaltflächen stehen Inhaber, Administratoren, Autor und verantwortlicher Person zur Verfügung. Beim Weiterführen werden Status und Verantwortliche des nächsten Schritts übernommen.

Abschließen ✓ führt zum nächsten Schritt und beendet nicht zwangsläufig die Aufgabe. Zurückweisen ✗ verwendet den für den aktuellen Schritt eingerichteten Rückweg; ein beliebiger früherer Schritt kann nicht frei gewählt werden. Sobald mindestens ein Workflow-Schritt eine feste verantwortliche Person hat, ist die manuelle Neuzuweisung der Aufgabe gesperrt. Der Workflow steuert dann die Übergaben.

Beispiel: Drei Verantwortliche im selben Status

Die Aufgabe „Newsletter zum Start freigeben“ soll nacheinander von Lukas, Sophie und Anna bearbeitet werden. Richte vier Schritte ein:

1. Vorbereitung — Lukas: Status „In Arbeit“.
2. Prüfung — Sophie: ebenfalls „In Arbeit“; bei Zurückweisung zurück zur Vorbereitung.
3. Freigabe — Anna: ebenfalls „In Arbeit“; bei Zurückweisung zurück zur Prüfung.
4. Veröffentlicht: Status „Erledigt“; als Abschlussschritt kennzeichnen.

Die ersten drei Schritte bleiben ohne Abschlusskennzeichnung. Wähle beim Erstellen der Aufgabe diesen Workflow und Lukas als Verantwortliche. Nach der Vorbereitung übergibt „Abschließen“ dieselbe Aufgabe an Sophie, nach der Prüfung an Anna. Der Status bleibt dabei „In Arbeit“. Weist Anna das Ergebnis zurück, geht es an Sophie in die Prüfung. Nach der Freigabe führt „Abschließen“ zum letzten Schritt. Jede Übergabe wird von einem Nutzer ausgelöst; iTasks übernimmt den nächsten Schritt und dessen Verantwortliche.

Links liegt die Aufgabe bei Sophie in der Prüfung. Rechts wurde sie mit „Abschließen“ an Anna zur Freigabe übergeben. Der Status bleibt gleich; „Zurückweisen“ verwendet den eingerichteten Rückweg.

4. Projekte und Löschen

Ein Workflow kann als Standardablauf eines Projekts dienen, damit neue Aufgaben mit der passenden Folge beginnen. Die Projektebene erklärt Projekte. Beim Löschen eines Workflows bleiben Aufgaben erhalten und werden lediglich von ihm gelöst.

Weiterführende Anleitungen

Aufgaben mit Workflow-Auswahl erklärt Aufgaben erstellen und bearbeiten. Kartenfelder und Statusänderungen findest du unter Aufgabendetails und Status.