می‌توانید بدون باز کردن برنامه کار بسازید: در گفتگوی خصوصی به @iTasksBot پیام بدهید و بنویسید چه کاری باید انجام شود. بات پیام را تحلیل می‌کند و کارت پیش‌نویس را می‌فرستد — عنوان، توضیحات، مسئول، پروژه، مهلت و اولویت. کار فقط وقتی در iTasks ظاهر می‌شود که روی «ایجاد کار» بزنید.
بات به حساب iTasks شما و یک فضای کاری با پروژه نیاز دارد. اگر هنوز برنامه را باز نکرده‌اید، با مقاله‌های «باز کردن iTasks و دسترسی» و «ساختن نخستین فضای کاری» شروع کنید. بات فقط در گفتگوی خصوصی کار می‌کند: پیام‌های گروه‌ها را نمی‌خواند.
چطور کار بسازیم
- کار را مثل یک پیام معمولی بنویسید، همان‌طور که برای همکارتان می‌نویسید: چه کسی، چه کاری و تا کی.
- بات روی پیام واکنش 👀 می‌گذارد و چند ثانیه بعد کارت پیش‌نویس را می‌فرستد.
- فیلدها را بررسی کنید. موارد اشتباه را با پیام («نه نیلوفر، علی») یا با دکمهٔ روی کارت اصلاح کنید.
- روی «ایجاد کار» بزنید. مسئول مثل هر کار جدید دیگری اعلان دریافت می‌کند.
در کارت پیش‌نویس چه چیزی هست
- عنوان — خلاصهٔ کاری که باید انجام شود. نام مسئول و مهلت وارد عنوان نمی‌شوند.
- توضیحات — جزئیات پیام، اگر وجود داشته باشد. بات آن را به شکل نقل‌قول زیر عنوان نشان می‌دهد.
- مسئول، پروژه، مهلت و اولویت — ردیف‌های جدول. مقدار هر ردیف یک دکمه است: روی آن بزنید تا گزینهٔ دیگری انتخاب کنید.
- «ایجاد کار» کار را می‌سازد. تا وقتی پروژه و مسئول انتخاب نشده‌اند، این دکمه نمایش داده نمی‌شود؛ به جایش بات می‌نویسد چه چیزی مانده که انتخاب کنید.
- «باز کردن پیش‌نویس» همین پیش‌نویس را در برنامه باز می‌کند تا آنجا کاملش کنید. «حذف» پیش‌نویس را حذف می‌کند.
چطور مسئول را انتخاب یا عوض کنیم
در پیام، شخص را با نام، نام خانوادگی یا نام کاربری ذکر کنید: «نیلوفر، گزارش را آماده کن»، «از علی بخواه که…». «من» و «خودم» یعنی شما. اگر کسی را ذکر نکنید، خودتان مسئول می‌شوید.
اگر یک نام با چند عضو مطابقت داشته باشد — مثلاً دو نیلوفر در تیم باشند — بات آن‌ها را زیر جدول فهرست می‌کند؛ روی فرد درست بزنید. اگر آن شخص در فضای کاری نباشد، ردیف روی «انتخاب» می‌ماند.
تا پیش از ایجاد کار هر وقت بخواهید می‌توانید مسئول را عوض کنید: بنویسید «نه نیلوفر، علی» یا روی نام در ردیف «مسئول» بزنید و کسی را از فهرست انتخاب کنید. انتخاب فعلی برجسته است؛ «← بازگشت به پیش‌نویس» بدون تغییر به کارت برمی‌گردد.
فهرست فقط اعضایی را شامل می‌شود که می‌توانند در پروژهٔ انتخاب‌شده کار بگیرند: کسانی که به پروژه دسترسی دارند، به‌علاوهٔ مالک و مدیران فضای کاری. برای همین بهتر است اول پروژه را انتخاب کنید. دسترسی به پروژه در مقالهٔ «اعضا و نقش‌ها» توضیح داده شده است.
چطور پروژه را انتخاب کنیم
بات پروژه را بر اساس معنای کار و با مقایسهٔ آن با نام و توضیحات پروژه‌هایتان انتخاب می‌کند. می‌توانید پروژه را مستقیم هم نام ببرید: «در پروژهٔ وب‌سایت جدید». اگر چند پروژه مناسب باشند، بات آن‌ها را زیر جدول فهرست می‌کند.
اگر بات نتواند تشخیص دهد، پروژهٔ آخرین کار شما را می‌گذارد، و اگر فقط یک پروژه دارید، همان را. در بقیهٔ موارد ردیف «انتخاب» را نشان می‌دهد.
برای تغییر پروژه، روی نام آن در کارت بزنید و پروژهٔ دیگری انتخاب کنید. فهرست شامل پروژه‌های فعالی است که به آن‌ها دسترسی دارید. توضیحات روشن پروژه‌ها به بات کمک می‌کند اشتباه نکند — نحوهٔ نوشتن آن‌ها در مقالهٔ «پروژه‌ها» آمده است.
مهلت و اولویت
مهلت را هر طور راحت‌اید بنویسید: «تا جمعه»، «فردا ساعت 15»، «یک هفته دیگر»، «30 نوامبر». بات تاریخ را در منطقهٔ زمانی شما حساب می‌کند. دکمهٔ مهلت گزینه‌های «امروز»، «فردا»، «پس‌فردا»، «یک هفته بعد» و «بدون مهلت» را پیشنهاد می‌دهد. «فوری» و «مهم» اولویت بالا می‌دهند و «هر وقت شد» اولویت پایین؛ دکمهٔ اولویت سه سطح دارد.
اصلاح‌ها و کار در چند پیام
تا وقتی پیش‌نویس باز است، هر پیام بعدی به آن اضافه می‌شود و پیش‌نویس تازه‌ای شروع نمی‌شود. وقتی کار را تکه‌تکه توضیح می‌دهید به کار می‌آید: «طرح‌های شبکه‌های اجتماعی هم»، «مهلت سه‌شنبهٔ آینده».
هوش مصنوعی اصلاح‌ها را اعمال می‌کند، نه اینکه به انتها بچسباند: «ببخشید، منظورم آوریل بود» ماه را در توضیحات عوض می‌کند و تکرارها و غلط‌های تایپی پاک می‌شوند. عنوان فقط وقتی تغییر می‌کند که خودتان بخواهید: «اسمش را بگذار…».
پیامی که از گفتگوی دیگری هدایت شده، عیناً به شکل نقل‌قول با نام نویسنده وارد توضیحات می‌شود. پیام مشتری را هدایت کنید و حرف خودتان را اضافه کنید: «سارا، امروز جواب بده».
کارت به‌روزشده در انتهای گفتگو ظاهر می‌شود و کارت قبلی ناپدید می‌شود. پاسخ (reply) به یک کارت همان کارت را ویرایش می‌کند، حتی اگر بالاتر در گفتگو باشد.
در پیام خودتان اشتباه کرده‌اید؟ کافی است آن را در تلگرام ویرایش کنید. تا وقتی کار ساخته نشده، بات پیش‌نویس را بر اساس متن جدید اصلاح می‌کند و کارت را همان‌جا به‌روز می‌کند. پس از ایجاد کار، ویرایش پیام دیگر آن را تغییر نمی‌دهد.
پیش‌نویس جدید کی شروع می‌شود
- روی «ایجاد کار» یا «حذف» زده‌اید؛
- از آخرین پیام شما بیش از 15 دقیقه گذشته است؛
- /new فرستاده‌اید یا به‌روشنی کار دیگری را شروع کرده‌اید: «کار جدید: …»؛
- بین کارت و پیام شما پیام‌های دیگری بوده است — بات به کارت قدیمی‌تری که بالاتر در گفتگوست دست نمی‌زند.
ایجاد کار
روی «ایجاد کار» بزنید. کارت به خلاصه تبدیل می‌شود: عنوان، مسئول، پروژه و مهلت، نشان «کار ایجاد شد» و دکمهٔ «باز کردن کار» که کار را در iTasks باز می‌کند. اگر مسئول خودتان نباشید، بات می‌نویسد که او اعلان دریافت می‌کند. زدن دوباره کار دومی نمی‌سازد.
وضعیت در کارت کار ایجادشده یک دکمه است. روی آن بزنید تا به‌جای کارت، فهرست وضعیت‌ها به همان ترتیبی که در فضای کاری تنظیم شده باز شود: وضعیت فعلی علامت دارد و «انجام‌شده» سبز است. وضعیت موردنظر را انتخاب کنید؛ کار بلافاصله به آن می‌رود و کارت با وضعیت جدید برمی‌گردد. «← بازگشت به کار» کارت را بدون تغییر برمی‌گرداند. مسئول همین فهرست را از اعلان کار جدید باز می‌کند. در کاری که گردش کار دارد، فهرست گام‌های بعدی و قبلی گردش کار را نشان می‌دهد. نویسنده، مسئول و مدیران فضای کاری می‌توانند وضعیت را تغییر دهند؛ کاری را که زیرکار ناتمام دارد در برنامه ببندید. «بک‌لاگ» در فهرست نیست: کار را می‌توانید در برنامه به تعویق بیندازید.
عکس‌ها و فایل‌ها
برای بات عکس یا فایل بفرستید — با توضیح یا بدون آن. عکس مانند تصویری که در ویرایشگر اضافه می‌شود وارد توضیحات کار می‌شود و سند، جدول، آرشیو، صدا یا ویدیو به پیوست‌ها می‌رود. بات توضیح زیر عکس را مانند یک پیام معمولی تحلیل می‌کند.
عکس بدون توضیح به پیش‌نویس باز اضافه می‌شود و اگر پیش‌نویس بازی نباشد، پیش‌نویس تازه‌ای بدون عنوان شروع می‌کند: در پیام بعدی بنویسید چه کاری باید انجام شود. چند عکس پشت سر هم، مثلاً یک آلبوم، در یک پیش‌نویس جمع می‌شوند. برای اینکه تصویر به‌جای توضیحات به پیوست‌ها برود، آن را به‌صورت فایل بفرستید.
فایل‌ها فضای ذخیره‌سازی فضای کاری را اشغال می‌کنند. بات پیش از بارگذاری بررسی می‌کند که فضای کافی هست یا نه. اگر نباشد، فایل ذخیره نمی‌شود و بات می‌گوید فضا تمام شده است؛ در طرح رایگان، مالک فضای کاری بلافاصله دکمهٔ «تهیهٔ PRO» را می‌گیرد — در PRO فضا بیشتر است. محدودیت‌ها در بخش «اشتراک، طرح‌ها و محدودیت‌ها» است. بات نمی‌تواند فایل بزرگ‌تر از 20 MB را بپذیرد: آن را در برنامه پیوست کنید.
پیام‌های صوتی
می‌توانید کار را برای بات دیکته کنید: پیام صوتی، فایل صوتی یا پیام ویدیویی تا 10 دقیقه. بات گفتار را به متن تبدیل می‌کند و آن را مثل یک پیام معمولی می‌خواند، پس مسئول، پروژه، مهلت و اولویت را هم می‌توانید با صدا بگویید.
صدا و متن را می‌شود با هم ترکیب کرد: پیام صوتی به پیش‌نویس باز اضافه می‌شود و پیام صوتی هدایت‌شده از گفتگوی دیگر به شکل نقل‌قول وارد توضیحات می‌شود. بات زیرنویس فایل صوتی را هم در نظر می‌گیرد.
تبدیل به متن از توکن‌های هوش مصنوعی فضای کاری استفاده می‌کند. ورودی صوتی داخل برنامه در مقالهٔ «ورودی صوتی و ایجاد کار با هوش مصنوعی» توضیح داده شده است.
تحلیل با هوش مصنوعی و حالت بدون آن
به طور پیش‌فرض هوش مصنوعی هر پیام را تحلیل می‌کند: عنوان و توضیحات را جدا می‌کند و مسئول، پروژه و مهلت را پیدا می‌کند. این کار مقدار کمی از توکن‌های هوش مصنوعی فضای کاری را مصرف می‌کند — همان موجودی ورودی صوتی و دستیار هوش مصنوعی. موجودی و شارژ در بخش «اشتراک، طرح‌ها و محدودیت‌ها» است.
اگر توکن‌های هوش مصنوعی تمام شود یا هوش مصنوعی موقتاً در دسترس نباشد، بات رد نمی‌کند، بلکه به حالت بدون هوش مصنوعی می‌رود: خط اول پیام عنوان می‌شود، بقیه توضیحات، مسئول شما هستید و پروژهٔ پیش‌فرض استفاده می‌شود. کارت یادآوری می‌کند که پیام تحلیل نشده و می‌توانید فیلدها را با دکمه‌ها پر کنید.
پیام صوتی بدون هوش مصنوعی به متن تبدیل نمی‌شود: وقتی توکن نیست، بات صدا را برای تبدیل نمی‌فرستد و پیشنهاد می‌کند موجودی را شارژ کنید یا کار را به صورت متن بنویسید. مالک فضای کاری بلافاصله دکمهٔ «شارژ توکن‌های هوش مصنوعی» را می‌بیند؛ از بقیه خواسته می‌شود با مالک تماس بگیرند. اگر توکن‌ها وسط تبدیل تمام شوند، متن تبدیل‌شده از بین نمی‌رود: بات آن را تحلیل می‌کند و پیش‌نویس می‌فرستد.
دستورهای بات
دستورها در منوی بات هستند — دکمهٔ «/» کنار فیلد پیام. برای کار معمولی دستوری لازم نیست: فقط پیام بفرستید.
| دستور | چه می‌کند |
|---|---|
/new | پیش‌نویس بدون تحلیل هوش مصنوعی: خط اول عنوان می‌شود و بقیه توضیحات. وقتی به درد می‌خورد که بخواهید کار را عیناً ذخیره کنید، توکن هوش مصنوعی را صرفه‌جویی کنید یا بدون افزودن به پیش‌نویس باز، پیش‌نویس تازه‌ای شروع کنید. مثال: /new خرید کاغذ برای دفتر. |
/space | انتخاب فضای کاری که بات در آن کار می‌سازد. با برنامه مشترک است: اگر در iTasks فضای کاری دیگری را باز کنید، بات هم به آن می‌رود. بیشتر در مقالهٔ «انتخاب و جابه‌جایی فضاهای کاری». |
/notifications | وضعیت اعلان‌ها و دکمه‌هایی برای خاموش کردن آن‌ها برای یک ساعت یا تا صبح و روشن کردن دوباره. زمان‌بندی در برنامه تنظیم می‌شود — بیشتر در مقالهٔ «اعلان‌ها». |
/help | یادآوری کوتاه دربارهٔ ساختن کار با بات. |
/start | باز کردن iTasks. |
/terms | شرایط استفاده و سیاست حفظ حریم خصوصی. |
/paysupport | پشتیبانی پرداخت. |
پیش‌نویس‌های آمده از بات
هر کارت بات یک پیش‌نویس معمولی iTasks است. بلافاصله در برنامه، در بخش منو ← پیش‌نویس‌ها همان فضای کاری که در آن کار می‌سازید ظاهر می‌شود و فقط شما آن را می‌بینید. دکمهٔ «باز کردن پیش‌نویس» روی کارت دقیقاً همین پیش‌نویس را باز می‌کند.
در برنامه می‌توانید پیش‌نویس را کامل کنید — ناظران، چک‌لیست، پیوست‌ها یا تکرار اضافه کنید — و کار را از همان‌جا بسازید. اگر پیش‌نویس را در برنامه تغییر دهید، دکمه‌های کارت قدیمی در گفتگو مقادیر قدیمی را اعمال نمی‌کنند: بات نسخهٔ فعلی را نشان می‌دهد.
هم‌زمان می‌توانید تا 20 پیش‌نویس نگه دارید؛ پیش‌نویس بدون تغییر بعد از 30 روز حذف می‌شود. اگر بات بگوید پیش‌نویس‌ها زیاد شده‌اند، از قدیمی‌ها کار بسازید یا با دکمهٔ «حذف همه پیش‌نویس‌ها» در انتهای صفحهٔ «پیش‌نویس‌ها» فهرست را پاک کنید. بیشتر در مقالهٔ «پیش‌نویس‌های کار».
اگر بات از شما خواست iTasks را باز کنید
- حساب یا فضای کاری ندارید. با دکمهٔ موجود در پاسخ بات، iTasks را باز کنید، فضای کاری بسازید یا دعوت تیم را بپذیرید، بعد پیام را دوباره بفرستید.
- پروژهٔ در دسترسی وجود ندارد. پروژه‌ای بسازید یا از مدیر بخواهید به شما دسترسی بدهد.
- فضای کاری فقط‌خواندنی است. اشتراک تمام شده یا از محدودیت‌ها گذشته‌اید: تا وقتی مالک اشتراک را تمدید نکند، نمی‌توان کار جدید ساخت.
- چند فضای کاری دارید. بات می‌پرسد کارها کجا ساخته شوند؛ بعداً می‌توانید با /space تغییرش دهید.