میتوانید کار را از صفحهٔ اصلی با دکمهٔ +، از بکلاگ، از یک کار والد یا از مسیرهای مرتبط مانند HelpDesk بسازید. ابتدا موارد اصلی را پر کنید: چه کاری باید انجام شود، به کدام پروژه تعلق دارد و مسئولش کیست. فیلدهای دیگر کمک میکنند مهلت، فایلها، گفتگو و برنامهٔ تیم به هم وصل بمانند.
اگر گفتن جزئیات از تایپ کردنشان آسانتر است، از میکروفون کنار «اطلاعات اصلی» استفاده کنید. مسیر کامل تشخیص گفتار و پیشنویس با هوش مصنوعی در ورودی صوتی و ایجاد کار با هوش مصنوعی آمده است.
1. عنوان و توضیحات
عنوان باید نتیجه را فشرده توصیف کند، مثلاً «آمادهسازی قرارداد مشتری» یا «بررسی خطای پرداخت». از توضیحات برای جزئیاتی استفاده کنید که به مسئول کمک میکند بدون پرسش اضافه کار کند: چه کاری باید انجام شود، مطالب کجا هستند و چه چیزی انجامشده به حساب میآید.
توضیحات از قالببندی، فهرستها، کد درونخطی و بلوکهای کد پشتیبانی میکند. فایلها و رفتار ویرایشگر در پیوستها و قالببندی آمده است.
وقتی کاری باید به یک موضوع کوتاهمدت یا پروژهٔ کوچک تعلق داشته باشد، مستقیم در توضیحات برچسب بیفزایید، مانند #انتشار یا #موبایل. به محض تایپ #، ویرایشگر برچسبهای اخیر مشابه فضای کاری را پیشنهاد میکند، اما همچنان میتوانید بدون انتخاب پیشنهاد، برچسبی کاملاً جدید بنویسید.
2. چکلیستها در توضیحات
میتوانید با دکمهٔ چکلیست در نوار ابزار ویرایشگر، چکلیستی در توضیحات درج کنید. در حالت ویرایش، این یک بلوک عادی درون متن است: عنوان و موارد تغییرپذیرند، موارد جدید افزوده میشوند و موارد غیرلازم با دکمهٔ کنار هر مورد حذف میشوند. پس از ذخیره، چکلیست برای کاربرانی که میتوانند کار را ویرایش کنند تعاملی میشود: نویسندهٔ کار، مدیر فضای کاری یا مالک فضای کاری. آنها با زدن روی مورد تیکش میزنند و با زدن دوباره تیک را برمیدارند.
چکلیستهای داخل یک کار، کارهای جداگانه محسوب نمیشوند. آنها برای خودبررسی درون یک کار هستند: مرور چند گام، علامت زدن مطالب آماده یا بررسی مجموعهای کوتاه از شرایط پیش از بستن کار.
یک کار میتواند هر تعداد چکلیست لازم داشته باشد. اگر کار باید به کارهای مرتبطی با مسئول، وضعیت، مهلت یا گفتگوی جداگانه تقسیم شود، از زیرکارها و درخت کارها استفاده کنید.
3. پروژه، اسپرینت و مشتری
پروژه الزامی است: تعیین میکند چه کسی کار را میبیند و کار در کدام فهرست ظاهر میشود. اگر کار بهعنوان زیرکار ساخته شود، پروژه را از کار والد به ارث میبرد و نمیتوان آن را جداگانه تغییر داد.
اسپرینت وقتی مفید است که تیم کار را برای دورهای کوتاه برنامهریزی میکند و میخواهد کار را در برنامهای فعال یا آینده قرار دهد. فیلد مشتری نشان میدهد کار به کدام مشتری، حوزه یا درخواست بیرونی تعلق دارد.
تنظیم پروژه و دسترسی در پروژهها آمده است. ساختن، پر کردن و شروع اسپرینتها در اسپرینتها و برنامهریزی آمده است. اینکه چه کسی کارهای یک پروژه را میبیند و میتواند مسئولشان شود در اعضا و نقشها توضیح داده شده است.
4. پیوستها، نوع و اولویت
میتوانید فایلهای کاری را به کار پیوست کنید: PDF، اسناد اداری، آرشیوها، تصاویر، صدا و ویدئو. این برای طرحها، قراردادها، گزارشها، اسکرینشات خطاها یا مطالب صوتی مفید است.
نوع کار ماهیت کار را توضیح میدهد: قابلیت، باگ، بهبود یا کار فنی. اولویت به تیم نشان میدهد چه چیزی باید زودتر انجام شود. این نشانها روی کارتهای کار دیده میشوند و مرور فهرستها را آسانتر میکنند.
هر فضای کاری 4 نوع کار پیشفرض دارد. مالک و مدیران میتوانند نام و نماد آنها را تغییر دهند و تا 2 نوع دیگر اضافه کنند؛ در مجموع حداکثر 6 نوع. راهنمای سفارشیسازی نوعهای کار.
فایلها و قالببندی در پیوستها و قالببندی آمدهاند. برای خواندن نشانها، وضعیت و بقیهٔ کار ذخیرهشده، جزئیات کار و تغییر وضعیت را ببینید.
5. گردش کار، مسئول و ناظران
آیا میتوان یک کار را به چند نفر سپرد؟ هر کار یک مسئول فعلی دارد، اما چند نفر به دو روش میتوانند مشارکت کنند:
- هر نفر مسئول بخشی جداگانه: زیرکارهایی با مسئول، مهلت و نتیجهٔ جداگانه بسازید. این روش از کار موازی پشتیبانی میکند.
- همان کار از فردی به فرد دیگر میرود: یک گردش کار با ترتیبی از مسئولان تنظیم کنید. رفتن به مرحلهٔ بعد، کار را خودکار به فرد تعیینشده برای آن مرحله میسپارد. مرحلهها حتی میتوانند وضعیت یکسانی داشته باشند.
هنگام ایجاد کار با گردش کار، مسئول گام نخست را در فرم کار انتخاب کنید. اگر گردش کار لازم نیست، از تغییر معمولی وضعیت استفاده کنید.
مسئول کسی است که گام بعدی بر عهدهٔ اوست. اگر این فیلد خالی بماند، نویسندهٔ کار مسئول میشود. همهٔ اعضای پروژه کارهای پروژه را میبینند و ناظران افزون بر آن، اعلان تغییر وضعیت و نظرهای جدید را دریافت میکنند. مالکان و مدیران فضای کاری میتوانند هر کاری را که در دسترسشان است تغییر دهند؛ عضو فقط وقتی میتواند وضعیت کار عادی را تغییر دهد یا انتقالهای گردش کار را اجرا کند که نویسنده یا مسئول کار باشد. دیگر اعضای پروژه، از جمله ناظران، میتوانند کار را بخوانند و نظر بگذارند. نویسندهٔ کار خودکار به ناظران افزوده میشود. اعلانهای مهلت فقط برای مسئول فرستاده میشوند.
وضعیتهای فضای کاری در وضعیتهای سفارشی تنظیم میشوند. تنظیم و استفاده از گردش کار در گردشهای کار آمده است. گفتگوهای کار و اشارهها در نظرها، پاسخها و اشارهها توضیح داده شدهاند.
6. مهلت
مهلت تاریخی است که کار باید تا آن انجام شود. روی کارتها و فهرستهای کار دیده میشود و کارهای با تاریخ نزدیک را برجستهتر میکند.
کارها را میتوان بر اساس مهلت مرتب کرد: نزدیکترین تاریخها را به بالای فهرست برد یا درون ستونهای کانبان مرتب کرد. فهرست، کانبان، درخت پروژهها، فیلترها و مرتبسازی در حالتهای نمایش کارها آمدهاند.
در روز مهلت، مسئول اعلانی دریافت میکند. زمان ارسال در نمایهٔ کاربر در بخش اعلانها تنظیم میشود. همان صفحه اجازه میدهد یادآوری زودهنگامی 1، 2 یا 3 روز پیش از مهلت روشن کنید. این یادآوری اعلانی جداگانه است و جای اعلان روز مهلت را نمیگیرد.
اگر کار انجام شده یا هنوز در بکلاگ باشد، اعلان مهلت فرستاده نمیشود. برای ایدههای معوق و کارهای آینده از بکلاگ استفاده کنید و وقتی کار واقعاً وارد جریان شد مهلت بیفزایید.
7. تکرار
تکرار را برای کارهایی روشن کنید که باید مرتب برگردند: هر روز، هفته، ماه یا سال. کار بعدی پس از بسته شدن کار فعلی ساخته میشود، پس تیم پیش از دریافت نمونهٔ بعدی، کار فعلی را تمام میکند.
تکرار فقط برای کارهای ریشهای بدون والد و بدون زیرکار در دسترس است. اگر کار از قبل به درخت کارها تقسیم شده، تصمیم بگیرید یک کار تکرارشونده باشد یا یک کار والد عادی با زیرکارها. تودرتویی کارها در زیرکارها و درخت کارها آمده است.
8. ویرایش
نویسندهٔ کار، مدیر فضای کاری یا مالک فضای کاری میتواند فیلدهای کار را ویرایش کند. صفحهٔ جزئیات کار را باز کنید و روی نماد مداد بزنید. حالت ویرایش همان فیلدها را دارد، اما برخی تنظیمات ممکن است قفل باشند: مثلاً زیرکار پروژهاش را از کار والد به ارث میبرد و کاری که زیرکار دارد را نمیتوان به کار تکرارشونده تبدیل کرد.
اگر نمیتوانید کار را یکجا تمام کنید، آنچه نوشتهاید برایتان ذخیره میشود. ترک فرم بدون از دست دادن چیزی در پیشنویسهای کار آمده است.