ایجاد و ویرایش کار

می‌توانید کار را از صفحهٔ اصلی با دکمهٔ +، از بک‌لاگ، از یک کار والد یا از مسیرهای مرتبط مانند HelpDesk بسازید. ابتدا موارد اصلی را پر کنید: چه کاری باید انجام شود، به کدام پروژه تعلق دارد و مسئولش کیست. فیلدهای دیگر کمک می‌کنند مهلت، فایل‌ها، گفتگو و برنامهٔ تیم به هم وصل بمانند.

کار را می‌توانید به سه روش بسازید:

• در برنامه با فرم کار. فیلدهای آن در ادامه توضیح داده شده‌اند.
• با صدا: روی میکروفون در فرم بزنید و کار را دیکته کنید؛ هوش مصنوعی فیلدها را پر می‌کند. جزئیات بیشتر در «ورودی صوتی و ایجاد کار با هوش مصنوعی».
• با پیام به بات در Telegram: کار را در گفتگوی خصوصی با بات iTasks بنویسید یا بگویید تا بات پیش‌نویسی برای تأیید بفرستد. جزئیات بیشتر در «کارها از طریق بات تلگرام».

1. عنوان و توضیحات

عنوان باید نتیجه را فشرده توصیف کند، مثلاً «آماده‌سازی قرارداد مشتری» یا «بررسی خطای پرداخت». از توضیحات برای جزئیاتی استفاده کنید که به مسئول کمک می‌کند بدون پرسش اضافه کار کند: چه کاری باید انجام شود، مطالب کجا هستند و چه چیزی انجام‌شده به حساب می‌آید.

توضیحات از قالب‌بندی، فهرست‌ها، کد درون‌خطی و بلوک‌های کد پشتیبانی می‌کند. فایل‌ها و رفتار ویرایشگر در پیوست‌ها و قالب‌بندی آمده است.

وقتی کاری باید به یک موضوع کوتاه‌مدت یا پروژهٔ کوچک تعلق داشته باشد، مستقیم در توضیحات برچسب بیفزایید، مانند #انتشار یا #موبایل. به محض تایپ #، ویرایشگر برچسب‌های اخیر مشابه فضای کاری را پیشنهاد می‌کند، اما همچنان می‌توانید بدون انتخاب پیشنهاد، برچسبی کاملاً جدید بنویسید.

2. چک‌لیست‌ها در توضیحات

می‌توانید با دکمهٔ چک‌لیست در نوار ابزار ویرایشگر، چک‌لیستی در توضیحات درج کنید. در حالت ویرایش، این یک بلوک عادی درون متن است: عنوان و موارد تغییرپذیرند، موارد جدید افزوده می‌شوند و موارد غیرلازم با دکمهٔ کنار هر مورد حذف می‌شوند. پس از ذخیره، نویسندهٔ کار، مسئول، مدیران فضای کاری و مالک آن می‌توانند موارد را تیک بزنند: با زدن روی مورد تیکش بزنید و با زدن دوباره تیک را بردارید. برای دیگران، کادرها غیرفعال‌اند و یادداشتی زیر چک‌لیست می‌گوید چه کسانی می‌توانند تیک بزنند.

چک‌لیست‌های داخل یک کار، کارهای جداگانه محسوب نمی‌شوند. آن‌ها برای خودبررسی درون یک کار هستند: مرور چند گام، علامت زدن مطالب آماده یا بررسی مجموعه‌ای کوتاه از شرایط پیش از بستن کار.

شمارندهٔ موارد انجام‌شده. برای اینکه روی کارت ببینید چند گام از یک کار انجام شده است، کار را در توضیحات به موارد چک‌لیست تقسیم کنید؛ لازم نیست چیز دیگری را روشن کنید. در فهرست کارها، کانبان و درخت پروژه‌ها، کارت یک سطر با نماد چک‌لیست نشان می‌دهد: چند مورد از همهٔ چک‌لیست‌های توضیحات تیک خورده است، مثلاً 5/12، با یک نقطه برای هر مورد. موارد خالی شمرده نمی‌شوند. شمارنده پیشرفت داخل کار را نشان می‌دهد، نه تمام‌شدن آن را: کار مثل قبل با وضعیت بسته می‌شود.

چک‌لیست یا زیرکارها. شمارندهٔ موارد ربطی به زیرکارها ندارد. زیرکارها روی کارت نشانگر خودشان را دارند: یک سطر با نماد شاخه، تعداد زیرکارها و نواری از زیرکارهای انجام‌شده. زیرکار یک کار جداگانه با مسئول، مهلت و وضعیت خودش است؛ مورد چک‌لیست یک گام درون یک کار است. اگر یک فهرست سادهٔ کارها با تیک لازم دارید، از چک‌لیست استفاده کنید.

در رایانه می‌توانید ستون چک‌لیست‌ها را در جدول کارها با دکمهٔ ستون‌ها روشن کنید؛ این ستون به‌طور پیش‌فرض پنهان است. کنار آن می‌توانید ستون زیرکارها را با پیشرفت زیرکارها روشن کنید.

یک کار می‌تواند هر تعداد چک‌لیست لازم داشته باشد. اگر کار باید به کارهای مرتبطی با مسئول، وضعیت، مهلت یا گفتگوی جداگانه تقسیم شود، از زیرکارها و درخت کارها استفاده کنید.

3. پروژه، اسپرینت و مشتری

پروژه الزامی است: تعیین می‌کند چه کسی کار را می‌بیند و کار در کدام فهرست ظاهر می‌شود. اگر کار به‌عنوان زیرکار ساخته شود، پروژه را از کار والد به ارث می‌برد و نمی‌توان آن را جداگانه تغییر داد.

اسپرینت وقتی مفید است که تیم کار را برای دوره‌ای کوتاه برنامه‌ریزی می‌کند و می‌خواهد کار را در برنامه‌ای فعال یا آینده قرار دهد. فیلد مشتری نشان می‌دهد کار به کدام مشتری، حوزه یا درخواست بیرونی تعلق دارد.

تنظیم پروژه و دسترسی در پروژه‌ها آمده است. ساختن، پر کردن و شروع اسپرینت‌ها در اسپرینت‌ها و برنامه‌ریزی آمده است. اینکه چه کسی کارهای یک پروژه را می‌بیند و می‌تواند مسئولشان شود در اعضا و نقش‌ها توضیح داده شده است.

4. پیوست‌ها، نوع و اولویت

می‌توانید فایل‌های کاری را به کار پیوست کنید: PDF، اسناد اداری، آرشیوها، تصاویر، صدا و ویدئو. این برای طرح‌ها، قراردادها، گزارش‌ها، اسکرین‌شات خطاها یا مطالب صوتی مفید است.

نوع کار ماهیت کار را توضیح می‌دهد: قابلیت، باگ، بهبود یا کار فنی. اولویت به تیم نشان می‌دهد چه چیزی باید زودتر انجام شود. این نشان‌ها روی کارت‌های کار دیده می‌شوند و مرور فهرست‌ها را آسان‌تر می‌کنند.

هر فضای کاری 4 نوع کار پیش‌فرض دارد. مالک و مدیران می‌توانند نام و نماد آن‌ها را تغییر دهند و تا 2 نوع دیگر اضافه کنند؛ در مجموع حداکثر 6 نوع. راهنمای سفارشی‌سازی نوع‌های کار.

فایل‌ها و قالب‌بندی در پیوست‌ها و قالب‌بندی آمده‌اند. برای خواندن نشان‌ها، وضعیت و بقیهٔ کار ذخیره‌شده، جزئیات کار و تغییر وضعیت را ببینید.

5. گردش کار، مسئول و ناظران

آیا می‌توان یک کار را به چند نفر سپرد؟ هر کار یک مسئول فعلی دارد، اما چند نفر به دو روش می‌توانند مشارکت کنند:

• هر نفر مسئول بخشی جداگانه: زیرکارهایی با مسئول، مهلت و نتیجهٔ جداگانه بسازید. این روش از کار موازی پشتیبانی می‌کند.
• همان کار از فردی به فرد دیگر می‌رود: یک گردش کار با ترتیبی از مسئولان تنظیم کنید. رفتن به مرحلهٔ بعد، کار را خودکار به فرد تعیین‌شده برای آن مرحله می‌سپارد. مرحله‌ها حتی می‌توانند وضعیت یکسانی داشته باشند.

هنگام ایجاد کار با گردش کار، مسئول گام نخست را در فرم کار انتخاب کنید. اگر گردش کار لازم نیست، از تغییر معمولی وضعیت استفاده کنید.

مسئول کسی است که گام بعدی بر عهدهٔ اوست. اگر این فیلد خالی بماند، نویسندهٔ کار مسئول می‌شود. همهٔ اعضای پروژه کارهای پروژه را می‌بینند و ناظران افزون بر آن، اعلان تغییر وضعیت و نظرهای جدید را دریافت می‌کنند. مالکان و مدیران فضای کاری می‌توانند هر کاری را که در دسترسشان است تغییر دهند؛ عضو فقط وقتی می‌تواند وضعیت کار عادی را تغییر دهد یا انتقال‌های گردش کار را اجرا کند که نویسنده یا مسئول کار باشد. دیگر اعضای پروژه، از جمله ناظران، می‌توانند کار را بخوانند و نظر بگذارند. نویسندهٔ کار خودکار به ناظران افزوده می‌شود. اعلان‌های مهلت فقط برای مسئول فرستاده می‌شوند.

وضعیت‌های فضای کاری در وضعیت‌های سفارشی تنظیم می‌شوند. تنظیم و استفاده از گردش کار در گردش‌های کار آمده است. گفتگوهای کار و اشاره‌ها در نظرها، پاسخ‌ها و اشاره‌ها توضیح داده شده‌اند.

6. مهلت

مهلت تاریخی است که کار باید تا آن انجام شود. روی کارت‌ها و فهرست‌های کار دیده می‌شود و کارهای با تاریخ نزدیک را برجسته‌تر می‌کند.

زمان اختیاری است. در پنجرهٔ انتخاب تاریخ، زیر تقویم سطر افزودن زمان · اختیاری هست. اگر از آن استفاده نکنید، زدن روی روز پنجره را فوراً می‌بندد. برای تعیین زمان، روی این سطر بزنید، ساعت و دقیقه (:00، :15، :30 یا :45) را انتخاب کنید و تأیید را بزنید. اگر تاریخ از قبل انتخاب شده باشد، می‌توانید زمان را در فرم با دکمهٔ + زمان کنار آن اضافه کنید. تا وقتی زمان باز است، زدن روی روز فقط آن را انتخاب می‌کند و ضربدر یا کشیدن به پایین پنجره را بدون تغییر می‌بندد. بدون زمان زمان را جمع می‌کند و تأیید تاریخ را بدون زمان ذخیره می‌کند. ساعت‌هایی که امروز گذشته‌اند کم‌رنگ‌تر نمایش داده می‌شوند و برای لحظه‌ای که گذشته است هشدار این زمان گذشته است ظاهر می‌شود. در فرم، زمان کنار تاریخ دیده می‌شود و در کارت‌ها به شکل «16 اکتبر, 14:30».

زمان بر اساس منطقهٔ زمانی مسئول تعیین می‌شود و اگر در نمایهٔ او منطقه‌ای ثبت نشده باشد، بر اساس منطقهٔ زمانی فضای کاری؛ راهنمای منطقهٔ زمانی: … نشان می‌دهد کدام به کار می‌رود. اگر ساعت مسئول با ساعت شما فرق داشته باشد، راهنما به شکل زمان مسئول: … · به وقت شما 15:30 نمایش داده می‌شود و در فرم، زیر فیلد مهلت، سطر زمان مسئول: … می‌ماند. کار زمان‌دار درست پس از آن لحظه دیرکرد می‌شود و کار بدون زمان پس از پایان روز. با جابه‌جا کردن تاریخ، زمان حفظ می‌شود؛ زیرکاری که مهلت کار والد را به ارث می‌برد، زمان آن را هم می‌گیرد و کارهای تکرارشونده زمان ندارند. در یک روز، کارهای زمان‌دار پیش از کارهای بدون زمان می‌آیند.

کارها را می‌توان بر اساس مهلت مرتب کرد: نزدیک‌ترین تاریخ‌ها را به بالای فهرست برد یا درون ستون‌های کانبان مرتب کرد. فهرست، کانبان، درخت پروژه‌ها، فیلترها و مرتب‌سازی در حالت‌های نمایش کارها آمده‌اند.

در روز مهلت، مسئول یادآوری دریافت می‌کند — در آغاز روز بر اساس تنظیمات خودش. در بخش اعلان‌ها در نمایه می‌توان یادآوری 1، 2 یا 3 روز قبل و برای مهلت‌های دارای ساعت، یادآوری پیش از آن را اضافه کرد؛ پیش‌فرض 1 ساعت قبل. اگر مسئول اکنون بیرون از ساعات کاری باشد یا اعلان‌هایش خاموش باشد، زیر فیلد مسئول راهنمایی ظاهر می‌شود که اعلان چه زمانی به او می‌رسد.

اگر کار انجام شده یا هنوز در بک‌لاگ باشد، اعلان مهلت فرستاده نمی‌شود. برای ایده‌های معوق و کارهای آینده از بک‌لاگ استفاده کنید و وقتی کار واقعاً وارد جریان شد مهلت بیفزایید.

7. تکرار

تکرار را برای کارهایی روشن کنید که باید مرتب برگردند: هر روز، هفته، ماه یا سال. کار بعدی پس از بسته شدن کار فعلی ساخته می‌شود، پس تیم پیش از دریافت نمونهٔ بعدی، کار فعلی را تمام می‌کند.

تکرار فقط برای کارهای ریشه‌ای بدون والد و بدون زیرکار در دسترس است. اگر کار از قبل به درخت کارها تقسیم شده، تصمیم بگیرید یک کار تکرارشونده باشد یا یک کار والد عادی با زیرکارها. تودرتویی کارها در زیرکارها و درخت کارها آمده است.

8. ویرایش

نویسندهٔ کار، مدیر فضای کاری یا مالک فضای کاری می‌تواند فیلدهای کار را ویرایش کند. صفحهٔ جزئیات کار را باز کنید و روی نماد مداد بزنید. حالت ویرایش همان فیلدها را دارد، اما برخی تنظیمات ممکن است قفل باشند: مثلاً زیرکار پروژه‌اش را از کار والد به ارث می‌برد و کاری که زیرکار دارد را نمی‌توان به کار تکرارشونده تبدیل کرد. پروژهٔ کار اصلی را پس از ایجاد هم می‌توان تغییر داد: کار همراه با زیرکارهایش منتقل می‌شود و از اسپرینت پروژهٔ قبلی خارج می‌شود، و ناظرانی که به پروژهٔ جدید دسترسی ندارند حذف می‌شوند.

اگر نمی‌توانید کار را یک‌جا تمام کنید، آنچه نوشته‌اید برایتان ذخیره می‌شود. ترک فرم بدون از دست دادن چیزی در پیش‌نویس‌های کار آمده است.