Attività tramite il bot in Telegram
Scrivi al bot come scriveresti a un collega: a chi, cosa ed entro quando. iTasks prepara la bozza dell’attività e la crea solo quando tocchi il pulsante.
Un messaggio, una bozza di attività pronta
Apri la chat privata con @iTasksBot e scrivi l’incarico con parole normali, come a un collega, anche con un file allegato: «Crea un’attività per Sofia entro venerdì: preparare il piano editoriale della campagna autunnale e mandarlo a Marco per l’approvazione. Urgente, brief in allegato». L’IA ricava titolo e descrizione, trova l’assegnatario tra i membri dello spazio di lavoro, sceglie il progetto in base al contenuto, imposta scadenza e priorità e aggiunge il brief alla bozza.
In risposta arriva la scheda della bozza. L’attività compare in iTasks solo quando tocchi «Crea attività»: fino a quel momento l’assegnatario non riceve nulla. Non c’è nessun comando né sintassi particolare da ricordare.
Correzioni a parole, con un pulsante o modificando il messaggio
Il bot ha sbagliato o hai cambiato idea? Scrivi semplicemente: «non Sofia, Marco», «scadenza: martedì prossimo». L’IA applica la correzione alla bozza invece di aggiungerla in coda. Assegnatario, progetto, scadenza e priorità si possono cambiare anche con un pulsante nella scheda.
Puoi descrivere l’attività in più messaggi di seguito: finiscono tutti nella stessa bozza. Un messaggio inoltrato di un cliente entra nella descrizione parola per parola, come citazione con il nome dell’autore. E se hai fatto un errore di battitura, modifica il tuo messaggio in Telegram: finché l’attività non è stata creata, il bot corregge la bozza.
Voce, foto e file
Parlare è più veloce che scrivere? Invia un messaggio vocale fino a 10 minuti: il bot trascrive il parlato e prepara la stessa bozza. Invia la foto di un mockup o uno screenshot con didascalia: l’immagine va nella descrizione dell’attività. Documenti, fogli di calcolo, archivi, audio e video vengono aggiunti come allegati. Più foto inviate insieme, come album, finiscono in una sola bozza, tutte nella descrizione.
I file occupano spazio nell’archiviazione dello spazio di lavoro. Prima di caricare, il bot controlla che ce ne sia abbastanza e, se non basta, lo dice subito; nel piano gratuito il proprietario riceve il pulsante «Passa a PRO». Un file può pesare fino a 20 MB.
Lo stato, direttamente dal messaggio
Nella scheda «Attività creata» lo stato occupa una riga tra i campi e il suo valore è un pulsante. Toccalo e al posto della scheda si apre l’elenco degli stati nell’ordine impostato nel tuo spazio di lavoro, con quello attuale contrassegnato. Scegline uno: l’attività passa subito a quello stato e la scheda torna con il nuovo stato; «← All’attività» la riporta senza modifiche. L’assegnatario apre lo stesso elenco dalla notifica della nuova attività: due tocchi e l’attività è «In corso».
Per un’attività con un flusso di lavoro, l’elenco mostra i passaggi del flusso avanti e indietro. Il pulsante «Apri attività» porta in iTasks, dove puoi discuterla e completarla.
La bozza è la stessa dell’app
Ogni scheda del bot è una normale bozza di iTasks: compare subito nella sezione «Bozze» dell’app e la vedi solo tu. Il pulsante «Apri bozza» la apre nel modulo dell’attività, dove puoi aggiungere osservatori, una checklist o una ripetizione e creare l’attività da lì.
Se hai più spazi di lavoro, il bot chiede dove creare le attività; la scelta si cambia con il comando /space. La guida dettagliata è nella documentazione: «Attività tramite il bot Telegram».
Analisi con l’IA e modalità senza IA
L’analisi dei messaggi e la trascrizione dei vocali consumano i token IA dello spazio di lavoro, lo stesso saldo dell’inserimento vocale nell’app. Sono inclusi in Free e PRO entro i limiti del piano.
Se i token sono finiti o l’IA non è disponibile, il bot non si ferma: la prima riga del messaggio diventa il titolo, il resto la descrizione, e i campi restano da scegliere con i pulsanti. Puoi anche salvare l’attività parola per parola, senza IA, con il comando /new.
Domande sulle attività tramite il bot
Devo aprire l’app per creare un’attività?
No. Scrivi al bot @iTasksBot in chat privata: prepara una bozza e l’attività compare quando tocchi «Crea attività». Servono un account iTasks e uno spazio di lavoro con un progetto: se non li hai ancora, il bot ti indica da dove iniziare.
È disponibile nel piano gratuito?
Sì, il bot funziona su Free e PRO. L’analisi dei messaggi con l’IA e la trascrizione dei vocali consumano i token IA dello spazio di lavoro. Se i token sono finiti, un messaggio di testo diventa comunque una bozza: i campi restano da scegliere con i pulsanti.
Posso assegnare un’attività a un collega?
Sì. Nomina la persona nel messaggio: «Sofia, prepara il report». Può diventare assegnatario un membro dello spazio di lavoro con accesso al progetto. Riceverà una notifica e potrà cambiare lo stato direttamente da lì.
Cosa fa il bot con foto e file?
La foto va nella descrizione dell’attività; documenti, fogli di calcolo, archivi, audio e video vanno negli allegati. I file occupano spazio nell’archiviazione dello spazio di lavoro: se non basta, il bot lo segnala prima del caricamento. Un file può pesare fino a 20 MB.
Posso correggere l’attività dopo aver inviato il messaggio?
Finché l’attività non è stata creata, sì: scrivi la correzione, tocca un pulsante nella scheda o modifica il tuo messaggio, e la bozza si aggiorna.
Il bot funziona nei gruppi?
No. Le attività si creano solo nella chat privata con il bot: i messaggi nei gruppi non vengono analizzati.
Scrivi la prima attività al bot
Apri @iTasksBot, crea uno spazio di lavoro e assegna un’attività con un solo messaggio.
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