Połączenie rozmowy z klientem z zadaniem projektu zachowuje wspólny kontekst obsługi i realizacji: wiadomość klienta, wewnętrzna dyskusja i praca do wykonania pozostają powiązane.
Najważniejsza zasada: zgłoszenie można łączyć wyłącznie z zadaniami tego samego projektu co kanał HelpDesk. Projekt wybrany dla kanału określa więc również dostępne zadania.
Kiedy połączyć zadanie
Gdy sama odpowiedź nie wystarcza: błąd wymaga naprawy, klient prosi o ulepszenie lub funkcję, albo trzeba zlecić działanie wsparciu czy zespołowi produktu. Jeśli zadanie już istnieje, połącz je, aby uniknąć duplikatów. Będzie dostępne bezpośrednio z rozmowy.
Dwie możliwości
Przycisk Dodaj w bloku powiązanych zadań otwiera panel tworzenia zadania ze zgłoszenia lub łączenia istniejącego zadania tego samego projektu.
Tworzenie zadania ze zgłoszenia
iTasks przygotowuje tytuł z tematu zgłoszenia albo jego numeru i nazwy klienta. Opis zawiera numer, kanał, klienta i jego ostatnią wiadomość. Projekt pochodzi z kanału.
- Otwórz zgłoszenie i wybierz Dodaj w powiązanych zadaniach.
- Zachowaj lub zmień proponowany tytuł.
- Sprawdź i uzupełnij opis.
- Wybierz Utwórz i powiąż.
Zadanie pojawi się w projekcie i od razu w bloku powiązanych zadań.
Łączenie istniejącego zadania
- Otwórz panel powiązanych zadań.
- W części istniejących zadań wpisz szukany tytuł.
- Sprawdź tytuł, status i osobę odpowiedzialną w wynikach, aby odróżnić podobne nazwy.
- Wybierz właściwe zadanie, a następnie Powiąż.
Wyszukiwanie obejmuje tylko ten sam projekt, aby nie łączyć problemu z innym produktem.
Po połączeniu
Blok pokazuje tytuł, typ, priorytet, status i osobę odpowiedzialną każdego zadania. Naciśnij zadanie, aby otworzyć kartę i przejść od kontekstu klienta do pracy wewnętrznej.
Dobra praktyka to utworzenie zadania przy pierwszym zgłoszeniu i łączenie podobnych zgłoszeń z tym samym zadaniem. Wsparcie widzi postęp, a zespół unika duplikatów.
- Dodaj notatkę wewnętrzną z kontekstem dla osoby odpowiedzialnej.
- Wyślij odpowiedź, jeśli klient powinien wiedzieć o rozpoczęciu pracy.
- Wybierz odpowiedni status: Czeka na klienta, Otwarte lub Zamknięte.
Dokumenty, zrzuty i ustalenia opisuje Pliki, obrazy i notatki wewnętrzne.