Menghubungkan percakapan pelanggan dengan tugas proyek menjaga dukungan dan pelaksanaan pekerjaan dalam satu konteks: pesan pelanggan, diskusi internal, dan pekerjaan yang perlu dilakukan tetap saling terkait.
Aturan utama: permintaan hanya dapat dihubungkan dengan tugas dalam proyek yang sama dengan saluran HelpDesk. Proyek yang dipilih untuk saluran menentukan tugas yang tersedia.
Kapan perlu menghubungkan tugas?
Lakukan saat balasan saja tidak cukup: bug yang perlu diperbaiki, permintaan peningkatan atau fitur, atau tindakan internal untuk tim dukungan maupun produk. Jika tugas sudah ada, hubungkan tugas tersebut untuk menghindari duplikasi. Tugas dapat langsung dibuka dari percakapan.
Dua pilihan
Tombol Tambah pada bagian tugas terkait membuka panel untuk membuat tugas dari permintaan atau menghubungkan tugas yang sudah ada dalam proyek yang sama.
Membuat tugas dari permintaan
iTasks menyiapkan judul dari subjek permintaan, atau dari nomor dan nama pelanggan. Deskripsi mencakup nomor, saluran, pelanggan, dan pesan terakhirnya. Proyek mengikuti proyek saluran.
- Buka permintaan dan pilih Tambah pada tugas terkait.
- Pertahankan atau ubah judul yang disarankan.
- Periksa dan lengkapi deskripsi.
- Pilih Buat dan hubungkan.
Tugas muncul dalam proyek dan langsung terlihat pada bagian tugas terkait.
Menghubungkan tugas yang sudah ada
- Buka panel tugas terkait.
- Pada bagian tugas yang sudah ada, masukkan judul yang dicari.
- Periksa judul, status, dan penanggung jawab dalam hasil untuk membedakan tugas dengan nama serupa.
- Pilih tugas yang sesuai, lalu pilih Hubungkan.
Pencarian dibatasi pada proyek yang sama agar masalah tidak terhubung dengan produk lain.
Setelah tugas dihubungkan
Bagian ini menampilkan judul, jenis, prioritas, status, dan penanggung jawab setiap tugas. Tekan tugas untuk membuka detail dan berpindah dari konteks pelanggan ke pekerjaan internal.
Sebagai praktik yang baik, buat satu tugas untuk laporan pertama, lalu hubungkan permintaan serupa dengan tugas yang sama. Tim dukungan dapat melihat pekerjaan yang berjalan dan tim tidak membuat tugas duplikat.
- Tambahkan catatan internal dengan konteks yang berguna bagi penanggung jawab.
- Kirim balasan eksternal jika pelanggan perlu diberi tahu bahwa pekerjaan sudah dimulai.
- Pilih status yang sesuai: Menunggu pelanggan, Terbuka, atau Ditutup.
Untuk menyimpan dokumen, tangkapan layar, dan diskusi internal, lihat Berkas, gambar, dan catatan internal.