Relier une conversation client à une tâche de projet garde l’assistance et l’exécution dans un même contexte : message client, discussion interne et travail à réaliser restent associés.
Règle essentielle : une demande ne peut être liée qu’à des tâches du même projet que son canal HelpDesk. Le projet choisi pour le canal détermine donc aussi les tâches disponibles.
Quand relier une tâche
Faites-le lorsqu’une réponse ne suffit plus : bug nécessitant une correction, amélioration ou fonctionnalité demandée, action interne à confier à l’assistance ou à l’équipe produit. Si une tâche existe déjà, associez-la pour éviter les doublons. La tâche devient directement accessible depuis la conversation.
Deux possibilités
Le bouton Ajouter du bloc des tâches liées ouvre un panneau permettant de créer une tâche depuis la demande ou d’associer une tâche existante du même projet.
Créer une tâche depuis la demande
iTasks prépare un titre à partir de l’objet de la demande, ou de son numéro et du nom du client. La description reprend le numéro, le canal, le client et son dernier message. Le projet est celui du canal.
- Ouvrez la demande et choisissez Ajouter dans les tâches liées.
- Conservez ou modifiez le titre proposé.
- Vérifiez et complétez la description.
- Choisissez Créer et associer.
La tâche apparaît dans le projet et immédiatement dans le bloc des tâches liées.
Associer une tâche existante
- Ouvrez le panneau des tâches liées.
- Dans le bloc des tâches existantes, saisissez le titre recherché.
- Vérifiez le titre, le statut et le responsable dans les résultats pour distinguer les tâches aux noms proches.
- Sélectionnez la bonne tâche, puis choisissez Associer.
La recherche est limitée au même projet, pour éviter d’associer le problème à un autre produit.
Après l’association
Le bloc affiche le titre, le type, la priorité, le statut et le responsable de chaque tâche. Appuyez sur une tâche pour ouvrir sa fiche et passer du contexte client au travail interne.
Un bon usage consiste à créer une tâche pour le premier signalement, puis à relier les demandes similaires à cette même tâche. L’assistance voit le traitement en cours et l’équipe évite les doublons.
- Laissez une note interne avec le contexte utile au responsable.
- Envoyez une réponse externe si le client doit être informé du lancement du travail.
- Choisissez le statut adapté : En attente du client, Ouverte ou Clôturée.
Pour conserver documents, captures et échanges internes, consultez Fichiers, images et notes internes.