در iTasks دسترسی تیم در دو سطح مدیریت میشود: نقش فضای کاری تعیین میکند فرد در فضای کاری چه کاری میتواند انجام دهد و دسترسی به پروژهها جداگانه تنظیم میشود. اعضای جدیدی که با پیوند دعوت میپیوندند میتوانند خودکار به پروژههای فعال دسترسی بگیرند.
بهطور خلاصه: عضو جدیدی که با پیوند دعوت میپیوندد نقش «عضو» و دسترسی به پروژههای فعالی را میگیرد که «افزودن خودکار اعضا» در آنها روشن است. برای تعیین دستی، گزینه را در پروژههایی که میخواهید خودتان مدیریت کنید خاموش کنید. اگر کاربری از قبل در فضای کاری است اما پروژهای را نمیبیند، ممکن است همچنان به دسترسی دستی به پروژه نیاز داشته باشد.
1. چگونه کاربری را به فضای کاری دعوت کنیم
مدیریت تیم در مدیریت ← اعضا انجام میشود. این صفحه فقط برای مالکان و مدیران فضای کاری در دسترس است.
روش 1. پیوند دعوت
- اعضا را باز کنید.
- کارت «دعوت اعضا» را در بالای صفحه پیدا کنید.
- روی ارسال با Telegram بزنید و گفتگویی را که پیوند باید به آن برود انتخاب کنید، یا روی کپی پیوند دعوت بزنید و پیوند را خودتان بفرستید.
- کاربر پیوند را باز میکند و به فضای کاری میپیوندد: مینیاپ تلگرام از پیوند تلگرام و برنامههای Android و iOS از پیوند برنامهٔ موبایل استفاده میکنند.
پیوند هنگام باز شدن صفحه خودکار آماده میشود. اگر در نشست فعلی برنامه پیوند معتبری ساخته شده باشد، همان پیوند دوباره استفاده میشود. خود پیوند بهصورت متن نمایش داده نمیشود: میتوان آن را با تلگرام فرستاد یا با یک دکمه کپی کرد. مینیاپ تلگرام از پیوند بات تلگرام و برنامههای Android و iOS از پیوندی روی link.itasksbot.com برای باز کردن برنامهٔ نصبشده استفاده میکنند.
روش 2. افزودن دستی با شناسهٔ Telegram (گزینهٔ پشتیبان)
- در صفحهٔ اعضا، در پایینترین بخش روی دعوت با پیوند ممکن نیست؟ بزنید.
- صفحهٔ افزودن با شناسهٔ Telegram باز میشود.
- شناسهٔ Telegram کاربر را وارد کنید.
- نامی را که باید درون فضای کاری نمایش داده شود مشخص کنید.
- هنگام افزودن دستی کاربر، مالک یا مدیر نقش عضو یا مدیر را انتخاب میکند. پس از افزودن کاربر، فقط مالک میتواند نقش او را تغییر دهد.
- تغییرات را ذخیره کنید.
این گزینهٔ پشتیبان برای زمانی است که فرد نمیتواند پیوند دعوت را باز کند. در مسیر عادی پیوند دعوت را بفرستید: فرد آن را باز میکند و خودش به فضای کاری میپیوندد.
مهم: وقتی عضو جدید با پیوند دعوت میپیوندد، به پروژههای فعالی که «افزودن خودکار اعضا» در آنها روشن است دسترسی میگیرد. افزودن با شناسهٔ Telegram خودکار دسترسی به پروژه نمیدهد و این مسیر دستی باقی میماند. تغییر گزینه، دسترسیهای دادهشده را تغییر نمیدهد.
2. نقشهای فضای کاری و اثر آنها
فضای کاری سه نقش دارد: مالک، مدیر و عضو. این نقشها تعیین میکنند چه کسی تیم و تنظیمات مشترک فضای کاری را مدیریت میکند.
- ● مالک: کنترل کامل. هر فضای کاری فقط یک مالک دارد. مالک میتواند اعضا را دعوت یا حذف کند، نقشها را تغییر دهد، تنظیمات فضای کاری و اقدامات اشتراک را مدیریت کند و خود فضای کاری را حذف کند.
- ● مدیر: میتواند اعضا را دعوت یا حذف کند و با تنظیمات و پروژهها کار کند، اما نمیتواند نقش اعضای فعلی را تغییر دهد یا مالک یا مدیر دیگری را حذف کند.
- ● عضو: شرکتکنندهٔ عادی فضای کاری. فقط درون پروژههایی که به آنها دسترسی دارد کار میکند و فهرست تیم را مدیریت نمیکند.
نتیجهٔ عملی:
- نقش جایگزین دسترسی به پروژه نیست. کاربر ممکن است عضو فضای کاری باشد و باز هم برخی پروژهها را نبیند.
- مالک و مدیر همیشه به همهٔ پروژههای فضای کاری دسترسی دارند. این دسترسی با کلید سطح پروژه خاموش نمیشود.
- فقط مالک میتواند نقش عضو دیگری را تغییر دهد. این کار مستقیم از فهرست اعضا انجام میشود.
- انتقال مالکیت به عضو دیگر امکانپذیر نیست. هر فضای کاری یک مالک دارد.
3. چگونه عضوی را به یک یا چند پروژه بیفزاییم
دسترسی به پروژه درون خود پروژه تنظیم میشود، نه در کارت عضو. از این مسیر دستی زمانی استفاده کنید که گزینه خاموش است، عضو از قبل در تیم است یا فرد با شناسهٔ Telegram افزوده شده است. عضو جدیدی که با پیوند دعوت میپیوندد، از قبل به پروژههای فعال دارای این گزینه افزوده شده است.
- منوی کناری برنامه را باز کنید.
- به مدیریت ← پروژهها بروید.
- پروژهٔ موردنظر را در فهرست پیدا کنید و برای ویرایش روی نماد مداد بزنید.
- در صفحهٔ ویرایش تا بخش اعضای پروژه پایین بروید.
- با کلیدهای فهرستهای با دسترسی و بدون دسترسی تعیین کنید چه کسی پروژه را ببیند.
- روی ذخیرهٔ تغییرات بزنید.
راهنمای کاملتر را هم میتوانید در صفحهٔ پروژهها ببینید.
پروژههای جدید با دسترسی خودکار روشن ساخته میشوند. این دسترسی برای اعضای جدیدی که با پیوند دعوت میپیوندند و برای پروژههای فعال اعمال میشود. این گزینه در پروژههایی که پیش از افزوده شدن آن ساخته شدهاند در ابتدا خاموش است. ساختن پروژه به اعضای فعلی با نقش «عضو» خودکار دسترسی نمیدهد و خاموش کردن گزینه دسترسی فعلی را حذف نمیکند. افزودن با شناسهٔ Telegram دستی باقی میماند. مالکان و مدیران همچنان به همهٔ پروژهها دسترسی دارند.
به خاطر داشته باشید
- ● اگر کاربری در فضای کاری هست اما کارهای یک پروژه را نمیبیند، ابتدا بررسی کنید که آیا در فهرست دسترسی اعضای آن پروژه قرار دارد.
- ● مالک و مدیر خودکار در همهٔ پروژهها میمانند و نمیتوان آنها را آنجا دستی خاموش کرد.
- ● یک کاربر ممکن است درون یک فضای کاری فقط به بخشی از پروژهها دسترسی داشته باشد.
منطق نهایی دسترسی
اگر فرد از قبل در تیم باشد، روشن کردن گزینه خودکار به او دسترسی پروژه نمیدهد. اعضای جدید به پروژههای غیرفعال هم افزوده نمیشوند و فعال کردن بعدی آنها فهرست اعضایشان را تغییر نمیدهد.
دادن دسترسی هوش مصنوعی به یک عضو
مالک یا یک مدیر «مدیریت ← اعضا» را باز میکند، کاربری را انتخاب میکند و «دسترسی از طریق MCP/API» را در تنظیمات او روشن میکند. روشن کردن دسترسی به PRO نیاز دارد. کنار مالک «برای مالک خودکار است» نوشته میشود. این اجازه نقش کاربر یا دسترسی او به پروژهها را تغییر نمیدهد. مدیران میتوانند به خودشان هم دسترسی بدهند، اما نمیتوانند دسترسی خودکار مالک را خاموش کنند.
پس از دادن دسترسی، عضو نمایهٔ خودش را باز میکند و دستورالعمل خودش را کپی میکند. مدیر فقط وضعیت اجازه را میبیند، نه پیوند شخصی کاربر دیگر. کلیدهای مالک را با اعضا به اشتراک نگذارید.