Akses iTasks terdiri dari dua tingkat: peran menentukan tindakan yang diizinkan dalam ruang kerja, sedangkan akses proyek diatur secara terpisah. Anggota baru yang diundang melalui tautan dapat otomatis mengakses proyek aktif.
Pengguna baru yang diundang mendapat peran Anggota dan akses ke proyek aktif dengan Tambahkan anggota secara otomatis yang aktif. Nonaktifkan opsi untuk memberikan akses secara manual. Anggota yang sudah ada mungkin tetap memerlukan akses manual.
Mengundang anggota
Pemilik dan administrator membuka Administrasi → Anggota. Pada kartu undangan di bagian atas, pilih Kirim melalui Telegram atau Salin tautan undangan, lalu kirimkan.
Tautan disiapkan saat layar dibuka; tautan sesi yang masih berlaku digunakan kembali. Tautan tidak ditampilkan langsung. Mini App menggunakan tautan bot Telegram, sedangkan Android/iOS menggunakan link.itasksbot.com untuk membuka aplikasi yang terpasang.
Penambahan manual sebagai cadangan
Jika penerima tidak dapat menggunakan tautan, pilih opsi terkait di bagian bawah Anggota, lalu Tambah melalui ID Telegram. Isi ID, nama dalam ruang kerja, serta perannya, lalu simpan. Saat penambahan ini, administrator dapat memilih Anggota atau Administrator; hanya pemilik yang dapat mengubah peran setelahnya.
Penambahan dengan ID Telegram tidak memberikan akses proyek otomatis. Tautan undangan tetap menjadi cara utama. Mengubah opsi otomatis tidak mengubah akses yang telah diberikan.
Tiga peran
- Pemilik: hanya satu per ruang kerja. Mengelola undangan, pengeluaran anggota, peran, pengaturan, langganan, dan penghapusan ruang kerja.
- Administrator: mengelola anggota, pengaturan, dan proyek. Tidak dapat mengubah peran yang sudah ada, mengeluarkan pemilik, atau mengeluarkan administrator lain.
- Anggota: bekerja dalam proyek yang dapat diakses tanpa mengelola susunan tim.
Peran tidak menggantikan akses proyek. Pemilik dan administrator selalu dapat mengakses semua proyek dan tidak dapat dikeluarkan melalui sakelar. Hanya pemilik yang mengubah peran anggota dari daftar. Pemindahan kepemilikan belum tersedia.
Memberikan akses proyek
Atur akses dalam proyek, bukan kartu anggota. Gunakan cara ini saat opsi otomatis nonaktif, untuk anggota yang sudah ada, atau anggota yang ditambahkan dengan ID Telegram.
- Buka Administrasi → Proyek.
- Tekan ikon pensil proyek.
- Dalam Anggota proyek, gunakan sakelar pada daftar Memiliki akses dan Tanpa akses.
- Pilih Simpan perubahan.
Proyek baru mengaktifkan opsi otomatis; proyek yang dibuat sebelum fitur ini diperkenalkan awalnya menonaktifkannya. Opsi hanya berlaku untuk anggota baru yang bergabung melalui tautan dan proyek aktif. Membuat proyek tidak menambahkan anggota biasa yang sudah ada. Menonaktifkan opsi tidak mencabut akses; mengaktifkan proyek nonaktif di kemudian hari tidak mengubah daftar anggotanya.
Jika seseorang tidak melihat tugas suatu proyek, periksa akses proyeknya. Satu orang dapat mengakses hanya sebagian proyek dalam ruang kerja. Lihat Proyek.
Berikan akses kepada anggota
Pemilik atau administrator membuka “Administrasi → Anggota”, memilih pengguna, lalu mengaktifkan “Akses melalui MCP/API” di pengaturannya. PRO diperlukan untuk mengaktifkan akses. Pemilik ditandai “Otomatis untuk pemilik”. Izin ini tidak mengubah peran pengguna atau akses proyek. Administrator juga dapat memberikan akses kepada dirinya sendiri, tetapi tidak dapat menonaktifkan akses otomatis pemilik.
Setelah mendapat izin, anggota membuka profilnya sendiri dan menyalin petunjuk miliknya. Pengelola melihat status izin, bukan tautan pribadi pengguna lain. Jangan bagikan kunci pemilik kepada anggota.