Puoi creare un’attività senza aprire l’app: scrivi a @iTasksBot in chat privata cosa va fatto. Il bot analizza il messaggio e risponde con la scheda della bozza: titolo, descrizione, assegnatario, progetto, scadenza e priorità. L’attività compare in iTasks solo quando tocchi «Crea attività».
Al bot servono il tuo account iTasks e uno spazio di lavoro con un progetto. Se non hai ancora aperto l’app, inizia dagli articoli «Aprire iTasks e accedere» e «Creare il primo spazio di lavoro». Il bot funziona solo in chat privata: non legge i messaggi nei gruppi.
Come creare un’attività
- Scrivi l’attività come un normale messaggio, come lo scriveresti a un collega: chi, cosa ed entro quando.
- Il bot reagisce al messaggio con 👀 e dopo un paio di secondi invia la scheda della bozza.
- Controlla i campi. Correggi ciò che non va con un messaggio («non Sofia, Marco») o con un pulsante della scheda.
- Tocca «Crea attività». L’assegnatario riceve una notifica, come per qualsiasi nuova attività.
Cosa c’è nella scheda della bozza
- Titolo: in breve, cosa va fatto. Il nome dell’assegnatario e la scadenza non finiscono nel titolo.
- Descrizione: i dettagli del messaggio, se ci sono. Il bot la mostra come citazione sotto il titolo.
- Assegnatario, progetto, scadenza e priorità: le righe della tabella. Il valore a destra è un pulsante: toccalo per sceglierne un altro.
- «Crea attività» crea l’attività. Il pulsante non compare finché non hai scelto progetto e assegnatario: al suo posto il bot indica cosa resta da scegliere.
- «Apri bozza» apre questa bozza nell’app, dove puoi completarla. «Elimina» elimina la bozza.
Come scegliere o cambiare l’assegnatario
Nomina la persona nel messaggio, per nome, cognome o username: «Sofia, prepara il report», «chiedi a Marco di…». «Io», «a me» e «me stesso» indicano te. Se non nomini nessuno, l’assegnatario sei tu.
Se un nome corrisponde a più membri, ad esempio ci sono due Sofia nel team, il bot li elenca sotto la tabella: tocca quello giusto. Se la persona non fa parte dello spazio di lavoro, nella riga resta «Scegli».
Puoi cambiare assegnatario in qualsiasi momento prima di creare l’attività: scrivi «non Sofia, Marco» oppure tocca il nome nella riga «Assegnatario» e scegli una persona dall’elenco. La scelta attuale è evidenziata; «← Alla bozza» riporta alla scheda senza modifiche.
L’elenco include solo i membri che possono ricevere attività nel progetto scelto: chi ha accesso al progetto, più il proprietario e gli amministratori dello spazio di lavoro. Per questo conviene scegliere prima il progetto. L’accesso ai progetti è spiegato in «Membri e ruoli».
Come scegliere il progetto
Il bot sceglie il progetto in base al senso dell’attività, confrontandola con nomi e descrizioni dei tuoi progetti. Puoi anche indicarlo direttamente: «nel progetto Nuovo sito web». Se più progetti sono adatti, il bot li elenca sotto la tabella.
Se il bot non riesce a capire il progetto, usa quello della tua ultima attività oppure, se ne hai uno solo, quello. Negli altri casi la riga mostra «Scegli».
Per cambiare progetto, tocca il suo nome nella scheda e scegline un altro. L’elenco contiene i progetti attivi a cui hai accesso. Descrizioni chiare dei progetti aiutano il bot a non sbagliare: come impostarle è spiegato in «Progetti».
Scadenza e priorità
Scrivi la scadenza come preferisci: «entro venerdì», «domani alle 15», «tra una settimana», «30 novembre». Il bot calcola la data nel tuo fuso orario. Il pulsante della scadenza propone «Oggi», «Domani», «Dopodomani», «Tra una settimana» e «Senza scadenza». «Urgente» e «importante» impostano la priorità alta, «quando c’è tempo» quella bassa; il pulsante della priorità ha tre livelli.
Correzioni e attività in più messaggi
Finché una bozza è aperta, ogni messaggio successivo la integra invece di crearne una nuova. È comodo quando descrivi l’attività a tappe: «anche le bozze grafiche per i social», «scadenza martedì prossimo».
L’IA applica le correzioni invece di aggiungerle in coda: «scusa, intendevo aprile» sostituisce il mese nella descrizione, e ripetizioni ed errori di battitura vengono ripuliti. Il titolo cambia solo se lo chiedi: «rinominala in…».
Un messaggio inoltrato da un’altra chat finisce nella descrizione parola per parola, come citazione con il nome dell’autore. Inoltra il messaggio di un cliente e aggiungi il tuo: «Chiara, rispondi oggi».
La scheda aggiornata compare in fondo alla chat e quella precedente scompare. Rispondere a una scheda modifica proprio quella, anche se si trova più in alto nella chat.
Hai sbagliato qualcosa nel tuo messaggio? Modificalo direttamente in Telegram. Finché l’attività non è stata creata, il bot corregge la bozza in base al nuovo testo e aggiorna la scheda sul posto. Una volta creata l’attività, modificare il messaggio non la cambia più.
Quando inizia una nuova bozza
- hai toccato «Crea attività» o «Elimina»;
- sono passati più di 15 minuti dal tuo ultimo messaggio;
- hai inviato /new o hai chiaramente iniziato un’altra attività: «nuova attività: …»;
- tra la scheda e il tuo messaggio ci sono stati altri messaggi: il bot non tocca una scheda più vecchia più in alto nella chat.
Creare l’attività
Tocca «Crea attività». La scheda diventa un riepilogo: titolo, assegnatario, progetto e scadenza, l’indicazione «Attività creata» e il pulsante «Apri attività», che apre l’attività in iTasks. Se l’assegnatario non sei tu, il bot avvisa che riceverà una notifica. Toccare di nuovo non crea una seconda attività.
Lo stato nella scheda dell’attività creata è un pulsante. Toccalo e al posto della scheda si apre l’elenco degli stati, nell’ordine impostato nello spazio di lavoro: quello attuale è contrassegnato, «Completata» è verde. Scegline uno: l’attività passa subito a quello stato e la scheda torna con il nuovo stato; «← All’attività» la riporta senza modifiche. Lo stesso elenco lo apre l’assegnatario dalla notifica della nuova attività. Un’attività con un flusso di lavoro mostra nell’elenco i passaggi del flusso avanti e indietro. Possono cambiare lo stato l’autore, l’assegnatario e gli amministratori dello spazio di lavoro; un’attività con sottoattività non completate va chiusa nell’app. Nell’elenco non c’è il «Backlog»: puoi rimandare un’attività dall’app.
Foto e file
Invia al bot una foto o un file, con o senza didascalia. La foto finisce nella descrizione dell’attività, come un’immagine inserita dall’editor; un documento, un foglio di calcolo, un archivio, un audio o un video finisce negli allegati. Il bot analizza la didascalia come un normale messaggio.
Una foto senza didascalia integra la bozza aperta; se non ce n’è una, ne inizia una nuova senza titolo: scrivi nel messaggio successivo cosa va fatto. Più foto di seguito, per esempio un album, finiscono nella stessa bozza. Per mettere un’immagine negli allegati invece che nella descrizione, inviala come file.
I file occupano spazio nell’archiviazione dello spazio di lavoro. Prima di caricare, il bot controlla che ci sia spazio a sufficienza. Se non c’è, il file non viene salvato e il bot avvisa che lo spazio è esaurito; con il piano gratuito il proprietario dello spazio di lavoro riceve subito il pulsante «Passa a PRO»: con PRO lo spazio è maggiore. I limiti sono descritti in «Abbonamento, piani e limiti». Il bot non può accettare file più grandi di 20 MB: allegali nell’app.
Messaggi vocali
Puoi dettare un’attività al bot: un messaggio vocale, un file audio o un videomessaggio fino a 10 minuti. Il bot trascrive il parlato e lo analizza come un normale messaggio, quindi anche assegnatario, progetto, scadenza e priorità possono essere detti a voce.
Voce e testo si possono mescolare: un messaggio vocale integra la bozza aperta, e un vocale inoltrato da un’altra chat finisce nella descrizione come citazione. Il bot tiene conto anche della didascalia di un file audio.
La trascrizione consuma i token IA dello spazio di lavoro. La dettatura nell’app è spiegata in «Dettatura e creazione di attività con l’IA».
Analisi IA e modalità senza IA
Per impostazione predefinita ogni messaggio viene analizzato dall’IA: separa titolo e descrizione e individua assegnatario, progetto e scadenza. Questo consuma una piccola quantità di token IA dello spazio di lavoro, lo stesso saldo della dettatura e dell’assistente IA. Saldo e ricariche sono descritti in «Abbonamento, piani e limiti».
Se i token IA finiscono o l’IA è temporaneamente non disponibile, il bot non rifiuta: passa alla modalità senza IA. La prima riga del messaggio diventa il titolo, il resto la descrizione, l’assegnatario sei tu e viene usato il progetto predefinito. La scheda segnala che il messaggio non è stato analizzato e puoi compilare i campi con i pulsanti.
I messaggi vocali non si possono trascrivere senza IA: se non ci sono token IA, il bot non invia l’audio alla trascrizione e propone di ricaricare il saldo o di scrivere l’attività come testo. Al proprietario dello spazio di lavoro mostra subito il pulsante «Ricarica token IA», agli altri consiglia di rivolgersi al proprietario. Se invece i token finiscono durante la trascrizione, il testo già trascritto non va perso: il bot lo analizza e invia la bozza.
Comandi del bot
I comandi sono nel menu del bot, il pulsante «/» accanto al campo del messaggio. Per un’attività normale non serve alcun comando: basta inviare un messaggio.
| Comando | Cosa fa |
|---|---|
/new | Bozza senza analisi IA: la prima riga diventa il titolo, il resto la descrizione. Utile se vuoi salvare l’attività parola per parola, risparmiare token IA o iniziare una nuova bozza senza integrare quella aperta. Esempio: /new Comprare la carta per la stampante. |
/space | Scegli lo spazio di lavoro in cui il bot crea le attività. È lo stesso dell’app: se apri un altro spazio di lavoro in iTasks, anche il bot passa a quello. Maggiori dettagli in «Scegliere e cambiare spazio di lavoro». |
/notifications | Stato delle notifiche e pulsanti per disattivarle per un’ora o fino a domattina e riattivarle. Gli orari si impostano nell’app: «Notifiche». |
/help | Un breve promemoria su come creare attività con il bot. |
/start | Apri iTasks. |
/terms | Condizioni d’uso e informativa sulla privacy. |
/paysupport | Assistenza per i pagamenti. |
Le bozze create dal bot
Ogni scheda del bot è una normale bozza di iTasks. Compare subito nell’app in Menu → Bozze dello spazio di lavoro in cui crei le attività, e la vedi solo tu. Il pulsante «Apri bozza» della scheda apre esattamente questa bozza.
Nell’app puoi completare la bozza, aggiungendo osservatori, una checklist, allegati o una ripetizione, e creare l’attività da lì. Se modifichi la bozza nell’app, i pulsanti della vecchia scheda in chat non applicano valori superati: il bot mostra la versione aggiornata.
Puoi conservare fino a 20 bozze alla volta; una bozza senza modifiche viene eliminata dopo 30 giorni. Se il bot avvisa che ci sono troppe bozze, crea le attività da quelle vecchie o svuota l’elenco con «Elimina tutte le bozze» in fondo alla schermata Bozze. Maggiori dettagli in «Bozze delle attività».
Se il bot ti chiede di aprire iTasks
- Nessun account o spazio di lavoro. Apri iTasks con il pulsante nella risposta del bot, crea uno spazio di lavoro o accetta l’invito del tuo team, poi invia di nuovo il messaggio.
- Nessun progetto disponibile. Crea un progetto o chiedi l’accesso a un amministratore.
- Spazio di lavoro in sola lettura. L’abbonamento è scaduto o i limiti sono stati superati: non è possibile creare nuove attività finché il proprietario non rinnova l’abbonamento.
- Hai più spazi di lavoro. Il bot chiede dove creare le attività; puoi cambiare la scelta in seguito con /space.