Zadanie możesz utworzyć bez otwierania aplikacji: napisz do @iTasksBot na czacie prywatnym, co trzeba zrobić. Bot przeanalizuje wiadomość i odpowie kartą szkicu: tytuł, opis, osoba odpowiedzialna, projekt, termin i priorytet. Zadanie pojawi się w iTasks dopiero wtedy, gdy klikniesz „Utwórz zadanie”.
Bot potrzebuje twojego konta iTasks i obszaru roboczego z projektem. Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj najpierw artykuły „Uruchamianie i dostęp” i „Pierwszy obszar roboczy”. Bot działa tylko na czacie prywatnym: nie czyta wiadomości w grupach.
Jak utworzyć zadanie
- Napisz zadanie jako zwykłą wiadomość, tak jak do kolegi z zespołu: kto, co i do kiedy.
- Bot zareaguje na wiadomość emoji 👀 i po kilku sekundach wyśle kartę szkicu.
- Sprawdź pola. Błędy popraw wiadomością („nie Anna, tylko Piotr”) albo przyciskiem na karcie.
- Kliknij „Utwórz zadanie”. Osoba odpowiedzialna dostanie powiadomienie, jak o każdym nowym zadaniu.
Co jest na karcie szkicu
- Tytuł — krótko, co trzeba zrobić. Imię osoby odpowiedzialnej i termin nie trafiają do tytułu.
- Opis — szczegóły z wiadomości, jeśli są. Bot pokazuje go jako cytat pod tytułem.
- Osoba odpowiedzialna, projekt, termin i priorytet — wiersze tabeli. Wartość po prawej to przycisk: kliknij, aby wybrać inną.
- „Utwórz zadanie” tworzy zadanie. Przycisk pojawia się dopiero po wybraniu projektu i osoby odpowiedzialnej; do tego czasu bot pisze, co jeszcze trzeba wybrać.
- „Otwórz szkic” otwiera ten szkic w aplikacji — tam możesz go dokończyć. „Usuń” usuwa szkic.
Jak wybrać lub zmienić osobę odpowiedzialną
Wskaż osobę w wiadomości po imieniu, nazwisku lub nazwie użytkownika: „Anna, przygotuj raport”, „poproś Piotra, żeby…”. „Ja” i „mnie” oznaczają ciebie. Jeśli nikogo nie wskażesz, osobą odpowiedzialną zostaniesz ty.
Jeśli imię pasuje do kilku członków — na przykład w zespole są dwie Anny — bot wypisze ich pod tabelą; kliknij właściwą osobę. Jeśli osoby nie ma w obszarze roboczym, w wierszu zostaje „Wybierz”.
Osobę odpowiedzialną możesz zmienić w każdej chwili przed utworzeniem zadania: napisz „nie Anna, tylko Piotr” albo kliknij imię w wierszu Osoba odpowiedzialna i wybierz kogoś z listy. Aktualny wybór jest wyróżniony; „← Do szkicu” wraca do karty bez zmian.
Na liście są tylko członkowie, którzy mogą dostawać zadania w wybranym projekcie: osoby z dostępem do projektu oraz właściciel i administratorzy obszaru roboczego. Dlatego warto najpierw wybrać projekt. Dostęp do projektów opisuje artykuł „Członkowie i role”.
Jak wybrać projekt
Bot dobiera projekt według sensu zadania, porównując je z nazwami i opisami twoich projektów. Możesz też wskazać projekt wprost: „w projekcie Nowa strona”. Jeśli pasuje kilka projektów, bot wypisze je pod tabelą.
Jeśli bot nie potrafi rozstrzygnąć, bierze projekt twojego ostatniego zadania albo jedyny projekt, jeśli masz tylko jeden. W przeciwnym razie w wierszu widać „Wybierz”.
Aby zmienić projekt, kliknij jego nazwę na karcie i wybierz inny. Na liście są aktywne projekty, do których masz dostęp. Jasne opisy projektów pomagają botowi trafić — jak je ustawić, opisuje artykuł „Projekty”.
Termin i priorytet
Termin napisz, jak chcesz: „do piątku”, „jutro o 15”, „za tydzień”, „30 listopada”. Bot wylicza datę w twojej strefie czasowej. Przycisk terminu podpowiada Dzisiaj, Jutro, Pojutrze, Za tydzień i Bez terminu. „Pilne” i „ważne” ustawiają wysoki priorytet, „kiedy będzie czas” — niski; przycisk priorytetu ma trzy poziomy.
Poprawki i zadania w kilku wiadomościach
Dopóki szkic jest otwarty, każda kolejna wiadomość go uzupełnia, zamiast zaczynać nowy. To wygodne, gdy opisujesz zadanie po kawałku: „jeszcze makiety do social mediów”, „termin w przyszły wtorek”.
AI nanosi poprawki, a nie dopisuje ich na końcu: „przepraszam, chodziło o kwiecień” zmienia miesiąc w opisie, a powtórzenia i literówki są porządkowane. Tytuł zmienia się tylko na prośbę: „zmień nazwę na…”.
Wiadomość przekazana z innego czatu trafia do opisu słowo w słowo, jako cytat z imieniem autora. Przekaż wiadomość klienta i dopisz swoją: „Maria, odpowiedz dzisiaj”.
Zaktualizowana karta pojawia się na dole czatu, a stara znika. Odpowiedź na kartę zmienia właśnie tę kartę, nawet jeśli jest wyżej w czacie.
Pomyłka w twojej wiadomości? Po prostu edytuj ją w Telegramie. Dopóki zadanie nie jest utworzone, bot poprawi szkic według nowego tekstu i zaktualizuje kartę w tym samym miejscu. Po utworzeniu zadania edycja wiadomości już go nie zmienia.
Kiedy zaczyna się nowy szkic
- po kliknięciu „Utwórz zadanie” lub „Usuń”;
- gdy od twojej ostatniej wiadomości minęło ponad 15 minut;
- po wysłaniu /new albo wyraźnym rozpoczęciu innego zadania: „nowe zadanie: …”;
- gdy między kartą a twoją wiadomością były inne wiadomości — bot nie rusza starszej karty wyżej w czacie.
Tworzenie zadania
Kliknij „Utwórz zadanie”. Karta zmienia się w podsumowanie: tytuł, osoba odpowiedzialna, projekt i termin, oznaczenie „Zadanie utworzone” oraz przycisk „Otwórz zadanie”, który otwiera zadanie w iTasks. Jeśli osobą odpowiedzialną nie jesteś ty, bot napisze, że dostanie ona powiadomienie. Ponowne kliknięcie nie utworzy drugiego zadania.
Status na karcie utworzonego zadania to przycisk. Kliknij go, a zamiast karty otworzy się lista statusów w kolejności ustawionej w obszarze roboczym: bieżący jest zaznaczony, „Ukończone” — zielony. Wybierz potrzebny: zadanie od razu do niego przejdzie, a karta wróci z nowym statusem; „← Do zadania” przywraca ją bez zmian. Tę samą listę otwiera osoba odpowiedzialna w powiadomieniu o nowym zadaniu. W zadaniu z przepływem pracy lista zawiera kroki przepływu do przodu i wstecz. Status zmieniają autor, osoba odpowiedzialna i administratorzy obszaru roboczego; zadanie z nieukończonymi podzadaniami zamknij w aplikacji. „Backlogu” na liście nie ma: zadanie odłożysz w aplikacji.
Zdjęcia i pliki
Wyślij botowi zdjęcie lub plik — z podpisem albo bez. Zdjęcie trafia do opisu zadania, jak obrazek dodany w edytorze, a dokument, arkusz, archiwum, nagranie audio lub wideo — do załączników. Podpis bot analizuje tak samo jak zwykłą wiadomość.
Zdjęcie bez podpisu uzupełnia otwarty szkic, a jeśli otwartego nie ma — zaczyna nowy bez tytułu: w następnej wiadomości napisz, co trzeba zrobić. Kilka zdjęć pod rząd, na przykład album, trafi do jednego szkicu. Aby obrazek znalazł się w załącznikach, a nie w opisie, wyślij go jako plik.
Pliki zajmują miejsce na pliki w obszarze roboczym. Przed przesłaniem bot sprawdza, czy miejsca wystarczy. Jeśli nie, plik nie zostaje zapisany, a bot informuje, że miejsce się skończyło; w planie bezpłatnym właściciel obszaru roboczego od razu dostaje przycisk „Wykup PRO” — w PRO miejsca jest więcej. Limity opisuje artykuł „Abonament, plany i limity”. Pliku większego niż 20 MB bot nie przyjmie: dołącz go w aplikacji.
Wiadomości głosowe
Zadanie możesz botowi podyktować: wiadomość głosowa, plik audio lub wiadomość wideo do 10 minut. Bot zamienia mowę na tekst i czyta go jak zwykłą wiadomość, więc osobę odpowiedzialną, projekt, termin i priorytet też możesz powiedzieć na głos.
Głos i tekst można łączyć: wiadomość głosowa uzupełnia otwarty szkic, a wiadomość głosowa przekazana z innego czatu trafia do opisu jako cytat. Bot uwzględnia też podpis pliku audio.
Transkrypcja zużywa tokeny AI obszaru roboczego. Dyktowanie w aplikacji opisuje artykuł „Dyktowanie i tworzenie z AI”.
Analiza AI i tryb bez AI
Domyślnie każdą wiadomość czyta AI: rozdziela tytuł i opis oraz znajduje osobę odpowiedzialną, projekt i termin. Zużywa to niewielką liczbę tokenów AI obszaru roboczego — to samo saldo, co przy dyktowaniu i asystencie AI. Saldo i doładowania opisuje artykuł „Abonament, plany i limity”.
Gdy tokeny AI się skończą albo AI jest chwilowo niedostępne, bot nie odmawia, tylko przechodzi w tryb bez AI: pierwsza linia wiadomości staje się tytułem, reszta — opisem, osobą odpowiedzialną zostajesz ty, a projekt jest domyślny. Karta informuje, że wiadomość nie została przeanalizowana, a pola uzupełniasz przyciskami.
Wiadomości głosowych nie da się zamienić na tekst bez AI: gdy nie ma tokenów AI, bot nie wysyła nagrania do transkrypcji, tylko proponuje doładować saldo albo napisać zadanie. Właściciel obszaru roboczego od razu dostaje przycisk „Doładuj tokeny AI”; pozostałych bot prosi o kontakt z właścicielem. Jeśli tokeny skończą się w trakcie transkrypcji, rozpoznany tekst nie przepada: bot go analizuje i wysyła szkic.
Komendy bota
Komendy są w menu bota — przycisk „/” obok pola wiadomości. Do zwykłego zadania komenda nie jest potrzebna: po prostu wyślij wiadomość.
| Komenda | Co robi |
|---|---|
/new | Szkic bez analizy AI: pierwsza linia staje się tytułem, reszta — opisem. Przydaje się, gdy chcesz zapisać zadanie słowo w słowo, oszczędzić tokeny AI albo zacząć nowy szkic bez uzupełniania otwartego. Przykład: /new Kupić papier do biura. |
/space | Wybór obszaru roboczego, w którym bot tworzy zadania. Jest wspólny z aplikacją: otwórz inny obszar w iTasks, a bot też się przełączy. Więcej w artykule „Wybór obszaru roboczego”. |
/notifications | Stan powiadomień i przyciski, by wyłączyć je na godzinę lub do rana i włączyć z powrotem. Harmonogram ustawia się w aplikacji — „Powiadomienia”. |
/help | Krótkie przypomnienie, jak tworzyć zadania przez bota. |
/start | Otwiera iTasks. |
/terms | Regulamin i polityka prywatności. |
/paysupport | Pomoc w sprawach płatności. |
Szkice z bota
Każda karta bota to zwykły szkic iTasks. Od razu pojawia się w aplikacji w Menu → Szkice w obszarze roboczym, w którym tworzysz zadania, i widzisz go tylko ty. Przycisk Otwórz szkic na karcie otwiera dokładnie ten szkic.
W aplikacji możesz dokończyć szkic — dodać obserwujących, listę kontrolną, załączniki lub powtarzanie — i utworzyć zadanie stamtąd. Jeśli zmienisz szkic w aplikacji, przyciski starej karty na czacie nie zastosują nieaktualnych wartości: bot pokaże bieżącą wersję.
Jednocześnie możesz mieć do 20 szkiców; szkic bez zmian jest usuwany po 30 dniach. Jeśli bot napisze, że szkiców jest za dużo, utwórz zadania ze starych albo wyczyść listę przyciskiem „Usuń wszystkie szkice” na dole ekranu Szkice. Więcej w artykule „Szkice zadań”.
Jeśli bot prosi o otwarcie iTasks
- Brak konta lub obszaru roboczego. Otwórz iTasks przyciskiem w odpowiedzi bota, utwórz obszar roboczy albo przyjmij zaproszenie zespołu, a potem wyślij wiadomość jeszcze raz.
- Brak dostępnych projektów. Utwórz projekt albo poproś administratora o dostęp.
- Obszar roboczy tylko do odczytu. Abonament wygasł albo przekroczono limity: nowych zadań nie da się tworzyć, dopóki właściciel nie odnowi abonamentu.
- Masz kilka obszarów roboczych. Bot zapyta, gdzie tworzyć zadania; później zmienisz to komendą /space.