Du kannst eine Aufgabe erstellen, ohne die App zu öffnen: Schreib @iTasksBot im privaten Chat, was zu tun ist. Der Bot liest die Nachricht und antwortet mit einer Entwurfskarte – Titel, Beschreibung, zuständige Person, Projekt, Fälligkeitsdatum und Priorität. In iTasks erscheint die Aufgabe erst, wenn du auf „Aufgabe erstellen“ tippst.
Der Bot braucht dein iTasks-Konto und einen Arbeitsbereich mit einem Projekt. Wenn du die App noch nicht geöffnet hast, beginne mit den Artikeln „iTasks öffnen und Zugang erhalten“ und „Deinen ersten Arbeitsbereich erstellen“. Der Bot funktioniert nur im privaten Chat: Nachrichten in Gruppen liest er nicht.
So erstellst du eine Aufgabe
- Schreib die Aufgabe als normale Nachricht, so wie du sie einer Kollegin oder einem Kollegen schreiben würdest: wer, was und bis wann.
- Der Bot reagiert auf die Nachricht mit 👀 und schickt ein paar Sekunden später die Entwurfskarte.
- Prüfe die Felder. Korrigiere Fehler per Nachricht („nicht Anna, sondern Lukas“) oder über eine Schaltfläche auf der Karte.
- Tippe auf „Aufgabe erstellen“. Die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung, wie bei jeder neuen Aufgabe.
Was auf der Entwurfskarte steht
- Titel – kurz, was zu tun ist. Der Name der zuständigen Person und das Fälligkeitsdatum gehören nicht in den Titel.
- Beschreibung – die Details aus der Nachricht, falls vorhanden. Der Bot zeigt sie als Zitat unter dem Titel.
- Zuständig, Projekt, Fälligkeitsdatum und Priorität – die Zeilen der Tabelle. Der Wert rechts ist eine Schaltfläche: Tippe darauf, um einen anderen zu wählen.
- „Aufgabe erstellen“ erstellt die Aufgabe. Die Schaltfläche erscheint erst, wenn Projekt und zuständige Person gewählt sind; vorher schreibt der Bot, was noch fehlt.
- „Entwurf öffnen“ öffnet diesen Entwurf in der App, wo du ihn fertigstellen kannst. „Löschen“ löscht den Entwurf.
Zuständige Person wählen oder ändern
Nenne die Person in deiner Nachricht mit Vorname, Nachname oder Benutzername: „Anna, bereite den Bericht vor“, „Lukas soll …“. „Ich“, „mir“ und „mich“ meinen dich selbst. Nennst du niemanden, bist du zuständig.
Passt ein Name zu mehreren Mitgliedern – etwa, weil es zwei Annas im Team gibt –, listet der Bot sie unter der Tabelle auf; tippe auf die richtige Person. Ist die Person nicht im Arbeitsbereich, bleibt in der Zeile „Auswählen“ stehen.
Du kannst die zuständige Person jederzeit ändern, bevor die Aufgabe erstellt wird: Schreib „nicht Anna, sondern Lukas“ oder tippe auf den Namen in der Zeile „Zuständig“ und wähle jemanden aus der Liste. Die aktuelle Auswahl ist hervorgehoben; „← Zum Entwurf“ bringt dich ohne Änderung zur Karte zurück.
Die Liste enthält nur Mitglieder, die im gewählten Projekt Aufgaben bekommen können: alle mit Zugriff auf das Projekt sowie Inhaber und Administratoren des Arbeitsbereichs. Deshalb lohnt es sich, zuerst das Projekt zu wählen. Den Projektzugriff erklärt „Mitglieder und Rollen“.
Projekt wählen
Der Bot wählt das Projekt nach dem Sinn der Aufgabe und vergleicht sie dafür mit den Namen und Beschreibungen deiner Projekte. Du kannst das Projekt auch direkt nennen: „im Projekt Neue Website“. Passen mehrere Projekte, listet der Bot sie unter der Tabelle auf.
Kann der Bot das Projekt nicht erkennen, nimmt er das Projekt deiner letzten Aufgabe – oder dein einziges Projekt, wenn du nur eines hast. Sonst steht in der Zeile „Auswählen“.
Um das Projekt zu ändern, tippe auf seinen Namen auf der Karte und wähle ein anderes. Die Liste enthält die aktiven Projekte, auf die du Zugriff hast. Klare Projektbeschreibungen helfen dem Bot, richtig zu liegen – wie du sie anlegst, erklärt „Projekte“.
Fälligkeitsdatum und Priorität
Schreib die Frist, wie du willst: „bis Freitag“, „morgen um 15 Uhr“, „in einer Woche“, „30. November“. Der Bot berechnet das Datum in deiner Zeitzone. Die Schaltfläche fürs Fälligkeitsdatum bietet „Heute“, „Morgen“, „Übermorgen“, „In einer Woche“ und „Ohne Fälligkeitsdatum“. „Dringend“ und „wichtig“ setzen die Priorität auf hoch, „wenn Zeit ist“ auf niedrig; die Prioritäts-Schaltfläche hat drei Stufen.
Korrekturen und Aufgaben aus mehreren Nachrichten
Solange ein Entwurf offen ist, ergänzt jede weitere Nachricht diesen Entwurf, statt einen neuen zu beginnen. Praktisch, wenn du eine Aufgabe Stück für Stück beschreibst: „und noch die Entwürfe für Social Media“, „Frist: nächster Dienstag“.
Korrekturen wendet die KI an, statt sie anzuhängen: „sorry, ich meinte April“ ersetzt den Monat in der Beschreibung, Wiederholungen und Tippfehler werden bereinigt. Der Titel ändert sich nur, wenn du es verlangst: „benenne sie um in …“.
Eine aus einem anderen Chat weitergeleitete Nachricht landet wörtlich in der Beschreibung – als Zitat mit dem Namen des Absenders. Leite die Nachricht einer Kundin weiter und ergänze deinen Hinweis: „Sophie, heute antworten“.
Die aktualisierte Karte erscheint unten im Chat, die alte verschwindet. Eine Antwort auf eine Karte bearbeitet genau diese Karte, auch wenn sie weiter oben im Chat steht.
Ein Fehler in deiner Nachricht? Bearbeite sie einfach in Telegram. Solange die Aufgabe noch nicht erstellt ist, korrigiert der Bot den Entwurf anhand des neuen Texts und aktualisiert die Karte an Ort und Stelle. Sobald die Aufgabe erstellt ist, ändert das Bearbeiten der Nachricht sie nicht mehr.
Wann ein neuer Entwurf beginnt
- du hast auf „Aufgabe erstellen“ oder „Löschen“ getippt;
- seit deiner letzten Nachricht sind mehr als 15 Minuten vergangen;
- du hast /new gesendet oder eindeutig eine andere Aufgabe begonnen: „neue Aufgabe: …“;
- zwischen der Karte und deiner Nachricht gab es andere Nachrichten – eine ältere Karte weiter oben im Chat rührt der Bot nicht an.
Aufgabe erstellen
Tippe auf „Aufgabe erstellen“. Die Karte wird zu einer Zusammenfassung: Titel, zuständige Person, Projekt und Fälligkeitsdatum, die Markierung „Aufgabe erstellt“ und die Schaltfläche „Aufgabe öffnen“, die die Aufgabe in iTasks öffnet. Bist nicht du zuständig, schreibt der Bot, dass die zuständige Person benachrichtigt wird. Erneutes Tippen erstellt keine zweite Aufgabe.
Der Status in der Karte der erstellten Aufgabe ist eine Schaltfläche. Tippe darauf, und statt der Karte öffnet sich die Liste der Status in der Reihenfolge, wie sie im Arbeitsbereich eingerichtet sind: Der aktuelle ist markiert, „Erledigt“ ist grün. Wähle einen aus – die Aufgabe wechselt sofort dorthin, und die Karte kommt mit dem neuen Status zurück; „← Zur Aufgabe“ bringt sie unverändert zurück. Dieselbe Liste öffnet die zuständige Person in der Benachrichtigung über die neue Aufgabe. Bei einer Aufgabe mit Workflow stehen in der Liste die Workflow-Schritte vor und zurück. Den Status ändern können Autor, zuständige Person und Administratoren des Arbeitsbereichs; eine Aufgabe mit unerledigten Unteraufgaben schließt du in der App. Ein „Backlog“ gibt es in der Liste nicht: Zurückstellen kannst du eine Aufgabe in der App.
Fotos und Dateien
Schick dem Bot ein Foto oder eine Datei – mit oder ohne Bildunterschrift. Ein Foto landet in der Aufgabenbeschreibung, wie ein im Editor eingefügtes Bild; ein Dokument, eine Tabelle, ein Archiv, eine Audio- oder Videodatei landet in den Anhängen. Die Bildunterschrift wertet der Bot wie eine normale Nachricht aus.
Ein Foto ohne Bildunterschrift ergänzt den offenen Entwurf; gibt es keinen, beginnt ein neuer Entwurf ohne Titel – schreib in der nächsten Nachricht, was zu tun ist. Mehrere Fotos hintereinander, etwa ein Album, landen in einem Entwurf. Soll ein Bild in die Anhänge statt in die Beschreibung, schick es als Datei.
Dateien belegen Speicherplatz im Arbeitsbereich. Vor dem Hochladen prüft der Bot, ob genug Platz vorhanden ist. Wenn nicht, wird die Datei nicht gespeichert, und der Bot meldet, dass der Speicherplatz aufgebraucht ist; im kostenlosen Tarif bekommt der Inhaber des Arbeitsbereichs sofort die Schaltfläche „PRO aktivieren“ – mit PRO gibt es mehr Platz. Die Limits stehen in „Abonnement, Tarife und Limits“. Dateien über 20 MB kann der Bot nicht annehmen: Häng sie in der App an.
Sprachnachrichten
Du kannst dem Bot eine Aufgabe diktieren: als Sprachnachricht, Audiodatei oder Videonachricht bis zu 10 Minuten. Der Bot transkribiert die Sprache und liest sie wie eine normale Nachricht – zuständige Person, Projekt, Frist und Priorität kannst du also auch aussprechen.
Sprache und Text lassen sich mischen: Eine Sprachnachricht ergänzt den offenen Entwurf, und eine aus einem anderen Chat weitergeleitete Sprachnachricht landet als Zitat in der Beschreibung. Die Bildunterschrift einer Audiodatei berücksichtigt der Bot ebenfalls.
Die Transkription verbraucht KI-Tokens des Arbeitsbereichs. Die Spracheingabe in der App erklärt „Spracheingabe und KI-Aufgabenerstellung“.
KI-Analyse und Modus ohne KI
Standardmäßig liest die KI jede Nachricht: Sie trennt Titel und Beschreibung und erkennt zuständige Person, Projekt und Frist. Das verbraucht eine kleine Menge KI-Tokens des Arbeitsbereichs – dasselbe Guthaben wie bei Spracheingabe und KI-Assistent. Guthaben und Aufladen erklärt „Abonnement, Tarife und Limits“.
Sind die KI-Tokens aufgebraucht oder ist die KI vorübergehend nicht verfügbar, lehnt der Bot nicht ab, sondern wechselt in den Modus ohne KI: Die erste Zeile der Nachricht wird zum Titel, der Rest zur Beschreibung, du bist zuständig, und das Standardprojekt wird verwendet. Auf der Karte steht ein Hinweis, dass die Nachricht nicht analysiert wurde, und du kannst die Felder über die Schaltflächen ausfüllen.
Sprachnachrichten lassen sich ohne KI nicht transkribieren: Gibt es keine KI-Tokens, schickt der Bot die Audiodatei nicht zur Transkription und schlägt vor, das Guthaben aufzuladen oder die Aufgabe als Text zu schreiben. Dem Inhaber des Arbeitsbereichs zeigt er sofort die Schaltfläche „KI-Tokens aufladen“, alle anderen bittet er, sich an den Inhaber zu wenden. Gehen die Tokens während der Transkription aus, geht der bereits transkribierte Text nicht verloren: Der Bot analysiert ihn und schickt einen Entwurf.
Befehle des Bots
Die Befehle findest du im Bot-Menü – die Schaltfläche „/“ neben dem Eingabefeld. Für eine normale Aufgabe brauchst du keinen Befehl: Schick einfach eine Nachricht.
| Befehl | Was er tut |
|---|---|
/new | Entwurf ohne KI-Analyse: Die erste Zeile wird zum Titel, der Rest zur Beschreibung. Nützlich, wenn du eine Aufgabe wörtlich speichern, KI-Tokens sparen oder einen neuen Entwurf beginnen willst, ohne den offenen zu ergänzen. Beispiel: /new Druckerpapier kaufen. |
/space | Den Arbeitsbereich wählen, in dem der Bot Aufgaben erstellt. Er ist derselbe wie in der App: Öffnest du in iTasks einen anderen Arbeitsbereich, wechselt der Bot ebenfalls. Mehr dazu in „Arbeitsbereiche auswählen und wechseln“. |
/notifications | Status der Benachrichtigungen und Buttons, um sie für eine Stunde oder bis morgen früh zu deaktivieren und wieder einzuschalten. Den Zeitplan legst du in der App fest — „Benachrichtigungen“. |
/help | Eine kurze Erinnerung, wie du mit dem Bot Aufgaben erstellst. |
/start | iTasks öffnen. |
/terms | Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung. |
/paysupport | Support bei Fragen zur Zahlung. |
Entwürfe aus dem Bot
Jede Karte des Bots ist ein normaler iTasks-Entwurf. Er erscheint sofort in der App unter Menü → Entwürfe des Arbeitsbereichs, in dem du Aufgaben erstellst, und nur du siehst ihn. Die Schaltfläche „Entwurf öffnen“ auf der Karte öffnet genau diesen Entwurf.
In der App kannst du den Entwurf vervollständigen – Beobachter, eine Checkliste, Anhänge oder eine Wiederholung hinzufügen – und die Aufgabe von dort erstellen. Änderst du einen Entwurf in der App, wenden die Schaltflächen der alten Karte im Chat keine veralteten Werte an: Der Bot zeigt die aktuelle Version.
Du kannst gleichzeitig bis zu 20 Entwürfe speichern; ein Entwurf ohne Änderungen wird nach 30 Tagen gelöscht. Meldet der Bot, dass es zu viele Entwürfe gibt, erstelle Aufgaben aus den alten oder leere die Liste mit „Alle Entwürfe löschen“ unten auf dem Bildschirm „Entwürfe“. Mehr dazu in „Aufgabenentwürfe“.
Wenn der Bot dich bittet, iTasks zu öffnen
- Kein Konto oder kein Arbeitsbereich. Öffne iTasks über die Schaltfläche in der Antwort des Bots, lege einen Arbeitsbereich an oder nimm die Einladung deines Teams an, und schick die Nachricht dann noch einmal.
- Keine verfügbaren Projekte. Lege ein Projekt an oder bitte einen Administrator um Zugriff.
- Arbeitsbereich nur lesbar. Das Abonnement ist abgelaufen oder die Limits sind überschritten: Neue Aufgaben lassen sich erst erstellen, wenn der Inhaber das Abonnement verlängert.
- Du hast mehrere Arbeitsbereiche. Der Bot fragt, wo er Aufgaben erstellen soll; später kannst du das mit /space ändern.