Vous pouvez créer une tâche sans ouvrir l’application : écrivez à @iTasksBot en message privé ce qu’il faut faire. Le bot analyse le message et répond par une carte de brouillon : titre, description, responsable, projet, échéance et priorité. La tâche n’apparaît dans iTasks que lorsque vous appuyez sur « Créer la tâche ».
Le bot a besoin de votre compte iTasks et d’un espace de travail avec un projet. Si vous n’avez pas encore ouvert l’application, commencez par les articles « Ouvrir iTasks et y accéder » et « Créer votre premier espace ». Le bot ne fonctionne qu’en message privé : il ne lit pas les messages des groupes.
Comment créer une tâche
- Écrivez la tâche comme un message ordinaire, comme vous l’écririez à un collègue : qui, quoi et pour quand.
- Le bot réagit au message avec 👀 et envoie une carte de brouillon quelques secondes plus tard.
- Vérifiez les champs. Corrigez ce qui ne va pas par message (« pas Anne, Olivier ») ou avec un bouton de la carte.
- Appuyez sur « Créer la tâche ». Le responsable reçoit une notification, comme pour toute nouvelle tâche.
Ce que contient la carte de brouillon
- Titre : ce qu’il faut faire, en bref. Le nom du responsable et l’échéance n’entrent pas dans le titre.
- Description : les détails du message, s’il y en a. Le bot l’affiche en citation sous le titre.
- Responsable, projet, échéance et priorité : les lignes du tableau. La valeur à droite est un bouton : appuyez dessus pour en choisir une autre.
- « Créer la tâche » crée la tâche. Le bouton n’apparaît que lorsqu’un projet et un responsable sont choisis ; sinon, le bot indique ce qu’il reste à choisir.
- « Ouvrir le brouillon » ouvre ce brouillon dans l’application, où vous pouvez le compléter. « Supprimer » supprime le brouillon.
Choisir ou changer le responsable
Mentionnez la personne dans votre message par son prénom, son nom ou son nom d’utilisateur : « Anne, prépare le rapport », « demander à Olivier de… ». « Moi » et « moi-même » vous désignent. Si vous ne mentionnez personne, vous devenez le responsable.
Si un nom correspond à plusieurs membres (par exemple deux Anne dans l’équipe), le bot les liste sous le tableau : appuyez sur la bonne personne. Si la personne n’est pas dans l’espace de travail, la ligne garde « Choisir ».
Vous pouvez changer le responsable à tout moment avant la création de la tâche : écrivez « pas Anne, Olivier » ou appuyez sur le nom dans la ligne Responsable et choisissez quelqu’un dans la liste. Le choix actuel est mis en évidence ; « ← Retour au brouillon » ramène à la carte sans rien changer.
La liste ne contient que les membres qui peuvent recevoir des tâches dans le projet choisi : ceux qui ont accès au projet, plus le propriétaire et les administrateurs de l’espace de travail. C’est pourquoi il vaut mieux choisir d’abord le projet. L’accès aux projets est décrit dans l’article « Membres et rôles ».
Choisir le projet
Le bot choisit le projet d’après le sens de la tâche, en la comparant aux noms et descriptions de vos projets. Vous pouvez aussi nommer le projet : « dans le projet Nouveau site web ». Si plusieurs projets conviennent, le bot les liste sous le tableau.
Si le bot n’arrive pas à trancher, il prend le projet de votre dernière tâche, ou votre seul projet si vous n’en avez qu’un. Sinon, la ligne affiche « Choisir ».
Pour changer de projet, appuyez sur son nom dans la carte et choisissez-en un autre. La liste contient les projets actifs auxquels vous avez accès. Des descriptions de projet claires aident le bot à viser juste : l’article « Projets » explique comment les rédiger.
Échéance et priorité
Écrivez le délai comme vous voulez : « pour vendredi », « demain à 15 h », « dans une semaine », « le 30 novembre ». Le bot calcule la date dans votre fuseau horaire. Le bouton d’échéance propose Aujourd’hui, Demain, Après-demain, Dans une semaine et Sans échéance. « Urgent » et « important » donnent une priorité haute, « quand vous pourrez » une priorité basse ; le bouton de priorité a trois niveaux.
Corrections et tâches en plusieurs messages
Tant qu’un brouillon est ouvert, chaque nouveau message le complète au lieu d’en commencer un autre. Pratique quand vous décrivez une tâche petit à petit : « et aussi les maquettes pour les réseaux sociaux », « pour mardi prochain ».
L’IA applique les corrections au lieu de les ajouter à la suite : « pardon, je voulais dire avril » remplace le mois dans la description, et les répétitions et fautes de frappe sont nettoyées. Le titre ne change que si vous le demandez : « renomme-la en… ».
Un message transféré depuis une autre conversation entre mot pour mot dans la description, en citation avec le nom de son auteur. Transférez le message d’un client et ajoutez le vôtre : « Irène, réponds aujourd’hui ».
La carte mise à jour apparaît en bas de la conversation et l’ancienne disparaît. Répondre à une carte modifie cette carte-là, même si elle est plus haut dans la conversation.
Une erreur dans votre message ? Modifiez-le simplement dans Telegram. Tant que la tâche n’est pas créée, le bot corrige le brouillon d’après le nouveau texte et met la carte à jour sur place. Une fois la tâche créée, modifier le message ne la change plus.
Quand un nouveau brouillon commence
- vous avez appuyé sur « Créer la tâche » ou « Supprimer » ;
- plus de 15 minutes se sont écoulées depuis votre dernier message ;
- vous avez envoyé /new ou clairement commencé une autre tâche : « nouvelle tâche : … » ;
- d’autres messages se trouvent entre la carte et votre message : le bot ne touche pas à une ancienne carte plus haut dans la conversation.
Créer la tâche
Appuyez sur « Créer la tâche ». La carte se transforme en résumé : titre, responsable, projet et échéance, la mention « Tâche créée » et un bouton « Ouvrir la tâche » qui ouvre la tâche dans iTasks. Si le responsable n’est pas vous, le bot précise qu’il recevra une notification. Appuyer une deuxième fois ne crée pas de seconde tâche.
Dans la carte de la tâche créée, le statut est un bouton. Appuyez dessus : la carte laisse place à la liste des statuts, dans l’ordre défini dans l’espace de travail ; le statut actuel est marqué et « Terminée » est en vert. Choisissez-en un : la tâche y passe aussitôt et la carte revient avec le nouveau statut ; « ← Retour à la tâche » la ramène sans changement. Le responsable ouvre la même liste depuis la notification de nouvelle tâche. Pour une tâche avec un flux de travail, la liste contient les étapes suivante et précédente du flux. L’auteur, le responsable et les administrateurs de l’espace de travail peuvent changer le statut ; une tâche avec des sous-tâches non terminées se clôture dans l’application. Il n’y a pas de « Backlog » dans la liste : pour mettre une tâche de côté, passez par l’application.
Photos et fichiers
Envoyez au bot une photo ou un fichier, avec ou sans légende. La photo entre dans la description de la tâche, comme une image ajoutée dans l’éditeur ; un document, un tableur, une archive, un fichier audio ou une vidéo rejoint les pièces jointes. Le bot lit la légende comme un message ordinaire.
Une photo sans légende complète le brouillon ouvert ; s’il n’y en a pas, elle commence un nouveau brouillon sans titre : écrivez dans le message suivant ce qu’il faut faire. Plusieurs photos à la suite, par exemple un album, aboutissent dans un seul brouillon. Pour mettre une image en pièce jointe plutôt que dans la description, envoyez-la comme fichier.
Les fichiers occupent de la place dans le stockage de l’espace de travail. Avant le téléversement, le bot vérifie qu’il reste assez de place. Sinon, le fichier n’est pas enregistré et le bot signale que le stockage est plein ; avec l’offre gratuite, le propriétaire de l’espace de travail reçoit aussitôt un bouton « Passer à PRO » : PRO offre plus d’espace. Les limites sont décrites dans l’article « Abonnement, offres et limites ». Le bot ne peut pas accepter les fichiers de plus de 20 Mo : joignez-les dans l’application.
Messages vocaux
Vous pouvez dicter une tâche au bot : message vocal, fichier audio ou message vidéo de 10 minutes au maximum. Le bot transcrit la parole et la lit comme un message ordinaire : vous pouvez donc aussi dire à voix haute le responsable, le projet, l’échéance et la priorité.
Voix et texte se combinent : un message vocal complète le brouillon ouvert, et un message vocal transféré depuis une autre conversation entre dans la description en citation. Le bot tient aussi compte de la légende d’un fichier audio.
La transcription consomme les tokens IA de l’espace de travail. La dictée dans l’application est décrite dans l’article « Dictée et création avec l’IA ».
Analyse par l’IA et mode sans IA
Par défaut, l’IA lit chaque message : elle sépare le titre de la description et repère le responsable, le projet et l’échéance. Cela consomme un peu des tokens IA de l’espace de travail, le même solde que pour la dictée et l’assistant IA. Le solde et les recharges sont décrits dans l’article « Abonnement, offres et limites ».
Si les tokens IA sont épuisés ou si l’IA est momentanément indisponible, le bot ne refuse pas : il passe en mode sans IA. La première ligne du message devient le titre, le reste la description, vous devenez le responsable et le projet par défaut est utilisé. La carte signale que le message n’a pas été analysé, et vous remplissez les champs avec les boutons.
Les messages vocaux ne peuvent pas être transcrits sans IA : quand il n’y a plus de tokens IA, le bot n’envoie pas l’audio en transcription et propose de recharger le solde ou d’écrire la tâche. Le propriétaire de l’espace de travail reçoit tout de suite un bouton « Recharger les tokens IA » ; les autres membres sont invités à contacter le propriétaire. Si les tokens s’épuisent pendant la transcription, le texte transcrit n’est pas perdu : le bot l’analyse et envoie un brouillon.
Commandes du bot
Les commandes se trouvent dans le menu du bot, le bouton « / » à côté du champ de message. Pour une tâche ordinaire, aucune commande n’est nécessaire : envoyez simplement un message.
| Commande | Ce qu’elle fait |
|---|---|
/new | Un brouillon sans analyse par l’IA : la première ligne devient le titre, le reste la description. Utile pour enregistrer une tâche mot pour mot, économiser les tokens IA ou commencer un nouveau brouillon sans compléter celui qui est ouvert. Exemple : /new Acheter du papier pour le bureau. |
/space | Choisir l’espace de travail dans lequel le bot crée les tâches. Ce choix est partagé avec l’application : ouvrez un autre espace dans iTasks et le bot change aussi. Plus de détails dans l’article « Choisir un espace de travail ». |
/notifications | État des notifications et boutons pour les désactiver pendant une heure ou jusqu’au matin, puis les réactiver. Les horaires se règlent dans l’application — « Notifications ». |
/help | Un bref rappel de la façon de créer des tâches avec le bot. |
/start | Ouvrir iTasks. |
/terms | Conditions d’utilisation et politique de confidentialité. |
/paysupport | Assistance aux paiements. |
Les brouillons du bot
Chaque carte du bot est un brouillon iTasks ordinaire. Il apparaît aussitôt dans l’application sous Menu → Brouillons, dans l’espace de travail où vous créez les tâches, et vous seul pouvez le voir. Le bouton Ouvrir le brouillon de la carte ouvre précisément ce brouillon.
Dans l’application, vous pouvez terminer le brouillon (ajouter des observateurs, une liste de contrôle, des pièces jointes ou une récurrence) et créer la tâche depuis là. Si vous modifiez un brouillon dans l’application, les boutons de l’ancienne carte dans la conversation n’appliqueront pas de valeurs périmées : le bot affiche la version à jour.
Vous pouvez conserver jusqu’à 20 brouillons à la fois ; un brouillon sans modification est supprimé après 30 jours. Si le bot signale qu’il y a trop de brouillons, créez des tâches à partir des anciens ou videz la liste avec « Supprimer tous les brouillons » en bas de l’écran Brouillons. Plus de détails dans l’article « Brouillons de tâches ».
Si le bot vous demande d’ouvrir iTasks
- Pas de compte ni d’espace de travail. Ouvrez iTasks avec le bouton de la réponse du bot, créez un espace de travail ou acceptez l’invitation de votre équipe, puis renvoyez le message.
- Aucun projet disponible. Créez un projet ou demandez l’accès à un administrateur.
- Espace de travail en lecture seule. L’abonnement est terminé ou les limites sont dépassées : impossible de créer des tâches tant que le propriétaire n’a pas renouvelé l’abonnement.
- Vous avez plusieurs espaces de travail. Le bot demande où créer les tâches ; vous pourrez changer ce choix plus tard avec /space.