Você pode criar uma tarefa sem abrir o app: escreva para @iTasksBot em uma conversa privada o que precisa ser feito. O bot analisa a mensagem e responde com o cartão do rascunho: título, descrição, responsável, projeto, prazo e prioridade. A tarefa só aparece no iTasks quando você toca em “Criar tarefa”.
O bot precisa da sua conta no iTasks e de um espaço de trabalho com um projeto. Se você ainda não abriu o app, comece pelos artigos “Abrir o iTasks e acessar” e “Criar o primeiro espaço”. O bot funciona só em conversa privada: ele não lê mensagens em grupos.
Como criar uma tarefa
- Escreva a tarefa como uma mensagem comum, do jeito que escreveria para um colega: quem, o quê e até quando.
- O bot reage à mensagem com 👀 e, alguns segundos depois, envia o cartão do rascunho.
- Confira os campos. Corrija o que estiver errado por mensagem (“não a Marina, o Lucas”) ou por um botão do cartão.
- Toque em “Criar tarefa”. O responsável recebe uma notificação, como em qualquer tarefa nova.
O que há no cartão do rascunho
- Título: em poucas palavras, o que precisa ser feito. O nome do responsável e o prazo não entram no título.
- Descrição: os detalhes da mensagem, se houver. O bot mostra a descrição como uma citação abaixo do título.
- Responsável, projeto, prazo e prioridade: as linhas da tabela. O valor à direita é um botão: toque nele para escolher outro.
- “Criar tarefa” cria a tarefa. O botão só aparece depois que projeto e responsável forem escolhidos; antes disso, o bot diz o que ainda falta escolher.
- “Abrir rascunho” abre este rascunho no app, onde você pode completá-lo. “Excluir” exclui o rascunho.
Como escolher ou trocar o responsável
Cite a pessoa na mensagem pelo nome, sobrenome ou nome de usuário: “Marina, prepare o relatório”, “peça ao Lucas para…”. “Eu”, “para mim” e “eu mesmo” indicam você. Se não citar ninguém, o responsável será você.
Se um nome corresponder a mais de um membro, por exemplo duas Marinas na equipe, o bot lista as opções abaixo da tabela: toque na pessoa certa. Se a pessoa não estiver no espaço de trabalho, a linha continua em “Escolher”.
Você pode trocar o responsável a qualquer momento antes de criar a tarefa: escreva “não a Marina, o Lucas” ou toque no nome na linha “Responsável” e escolha alguém na lista. A opção atual fica destacada; “← Voltar ao rascunho” volta ao cartão sem alterações.
A lista inclui só os membros que podem receber tarefas no projeto escolhido: quem tem acesso ao projeto, além do proprietário e dos administradores do espaço de trabalho. Por isso vale escolher o projeto primeiro. O acesso aos projetos é explicado em “Membros e funções”.
Como escolher o projeto
O bot escolhe o projeto pelo sentido da tarefa, comparando-a com os nomes e as descrições dos seus projetos. Você também pode citar o projeto diretamente: “no projeto Novo site”. Se mais de um projeto servir, o bot lista as opções abaixo da tabela.
Se o bot não conseguir identificar o projeto, ele usa o da sua última tarefa ou, se você tiver só um, esse projeto. Nos outros casos, a linha mostra “Escolher”.
Para trocar o projeto, toque no nome dele no cartão e escolha outro. A lista contém os projetos ativos aos quais você tem acesso. Descrições claras ajudam o bot a acertar; como defini-las está explicado em “Projetos”.
Prazo e prioridade
Escreva o prazo como preferir: “até sexta”, “amanhã às 15h”, “em uma semana”, “30 de novembro”. O bot calcula a data no seu fuso horário. O botão do prazo oferece “Hoje”, “Amanhã”, “Depois de amanhã”, “Em uma semana” e “Sem prazo”. “Urgente” e “importante” definem prioridade alta, “quando der” define baixa; o botão de prioridade tem três níveis.
Correções e tarefas em várias mensagens
Enquanto um rascunho está aberto, cada mensagem seguinte complementa esse rascunho em vez de começar outro. É útil quando você descreve a tarefa aos poucos: “também os layouts para as redes sociais”, “prazo: próxima terça”.
A IA aplica as correções em vez de acrescentá-las no final: “desculpe, era abril” substitui o mês na descrição, e repetições e erros de digitação são limpos. O título só muda se você pedir: “renomeie para…”.
Uma mensagem encaminhada de outra conversa entra na descrição palavra por palavra, como citação com o nome do autor. Encaminhe a mensagem de um cliente e acrescente a sua: “Camila, responda hoje”.
O cartão atualizado aparece no fim da conversa e o anterior desaparece. Responder a um cartão edita exatamente aquele cartão, mesmo que ele esteja mais acima na conversa.
Errou algo na sua mensagem? É só editá-la no Telegram. Enquanto a tarefa não for criada, o bot corrige o rascunho pelo novo texto e atualiza o cartão no mesmo lugar. Depois que a tarefa é criada, editar a mensagem não a altera mais.
Quando começa um novo rascunho
- você tocou em “Criar tarefa” ou “Excluir”;
- passaram mais de 15 minutos desde a sua última mensagem;
- você enviou /new ou começou claramente outra tarefa: “nova tarefa: …”;
- houve outras mensagens entre o cartão e a sua mensagem: o bot não mexe em um cartão antigo mais acima na conversa.
Criar a tarefa
Toque em “Criar tarefa”. O cartão vira um resumo: título, responsável, projeto e prazo, a marca “Tarefa criada” e o botão “Abrir tarefa”, que abre a tarefa no iTasks. Se o responsável não for você, o bot avisa que ele receberá uma notificação. Tocar de novo não cria uma segunda tarefa.
O status no cartão da tarefa criada é um botão. Toque nele e, no lugar do cartão, abre-se a lista de status na ordem configurada no espaço de trabalho: o atual está marcado e “Concluída” aparece em verde. Escolha o que precisar: a tarefa passa para ele na hora e o cartão volta com o novo status; “← Voltar à tarefa” devolve o cartão sem alterações. O responsável abre a mesma lista na notificação da nova tarefa. Em uma tarefa com fluxo de trabalho, a lista mostra as etapas do fluxo para frente e para trás. Podem mudar o status o autor, o responsável e os administradores do espaço de trabalho; uma tarefa com subtarefas não concluídas deve ser fechada no app. Não há “Backlog” na lista: para adiar uma tarefa, use o app.
Fotos e arquivos
Envie ao bot uma foto ou um arquivo, com ou sem legenda. A foto entra na descrição da tarefa, como uma imagem inserida pelo editor; um documento, uma planilha, um arquivo compactado, um áudio ou um vídeo vão para os anexos. O bot analisa a legenda como uma mensagem comum.
Uma foto sem legenda complementa o rascunho aberto; se não houver um, ela começa um novo rascunho sem título: escreva na mensagem seguinte o que precisa ser feito. Várias fotos seguidas, como um álbum, vão para o mesmo rascunho. Para que uma imagem vá para os anexos e não para a descrição, envie-a como arquivo.
Os arquivos ocupam espaço no armazenamento do espaço de trabalho. Antes de enviar, o bot verifica se há espaço suficiente. Se não houver, o arquivo não é salvo e o bot avisa que o espaço acabou; no plano gratuito, o proprietário do espaço de trabalho recebe na hora o botão “Obter PRO”: no PRO há mais espaço. Os limites estão em “Assinatura, planos e limites”. O bot não aceita arquivos com mais de 20 MB: anexe-os no app.
Mensagens de voz
Você pode ditar a tarefa para o bot: uma mensagem de voz, um arquivo de áudio ou uma mensagem de vídeo de até 10 minutos. O bot transcreve a fala e a analisa como uma mensagem comum, então responsável, projeto, prazo e prioridade também podem ser ditos em voz alta.
Voz e texto podem ser combinados: uma mensagem de voz complementa o rascunho aberto, e uma mensagem de voz encaminhada de outra conversa entra na descrição como citação. O bot também considera a legenda de um arquivo de áudio.
A transcrição consome tokens de IA do espaço de trabalho. A entrada por voz dentro do app é explicada em “Entrada por voz e tarefas com IA”.
Análise com IA e modo sem IA
Por padrão, a IA analisa cada mensagem: separa título e descrição e identifica responsável, projeto e prazo. Isso consome uma pequena quantidade de tokens de IA do espaço de trabalho, o mesmo saldo da entrada por voz e do assistente de IA. O saldo e as recargas estão em “Assinatura, planos e limites”.
Se os tokens de IA acabarem ou a IA ficar temporariamente indisponível, o bot não recusa: ele passa para o modo sem IA. A primeira linha da mensagem vira o título, o resto vira a descrição, o responsável é você e o projeto padrão é usado. O cartão avisa que a mensagem não foi analisada, e você pode preencher os campos pelos botões.
Mensagens de voz não podem ser transcritas sem IA: quando não há tokens de IA, o bot não envia o áudio para transcrição e sugere recarregar o saldo ou escrever a tarefa em texto. Para o proprietário do espaço de trabalho, ele mostra na hora o botão “Recarregar tokens de IA”; aos demais, pede que falem com o proprietário. Se os tokens acabarem durante a transcrição, o texto já transcrito não se perde: o bot o analisa e envia o rascunho.
Comandos do bot
Os comandos ficam no menu do bot, o botão “/” ao lado do campo de mensagem. Para uma tarefa comum, não é preciso comando: basta enviar uma mensagem.
| Comando | O que faz |
|---|---|
/new | Rascunho sem análise de IA: a primeira linha vira o título e o resto, a descrição. Útil quando você quer salvar a tarefa palavra por palavra, economizar tokens de IA ou começar um novo rascunho sem complementar o que está aberto. Exemplo: /new Comprar papel para a impressora. |
/space | Escolher o espaço de trabalho em que o bot cria as tarefas. Ele é o mesmo do app: se você abrir outro espaço de trabalho no iTasks, o bot também muda. Mais detalhes em “Selecionar e trocar de espaço”. |
/notifications | Estado das notificações e botões para desativá-las por uma hora ou até de manhã e ativar de novo. A programação é definida no app: “Notificações”. |
/help | Um lembrete rápido de como criar tarefas pelo bot. |
/start | Abrir o iTasks. |
/terms | Termos de uso e política de privacidade. |
/paysupport | Suporte para pagamentos. |
Rascunhos criados pelo bot
Cada cartão do bot é um rascunho comum do iTasks. Ele aparece na hora no app, em Menu → Rascunhos do espaço de trabalho em que você cria as tarefas, e só você o vê. O botão “Abrir rascunho” do cartão abre exatamente este rascunho.
No app, você pode completar o rascunho, adicionando observadores, checklist, anexos ou repetição, e criar a tarefa por lá. Se você alterar o rascunho no app, os botões do cartão antigo na conversa não aplicam valores desatualizados: o bot mostra a versão atual.
É possível manter até 20 rascunhos por vez; um rascunho sem alterações é excluído após 30 dias. Se o bot avisar que há rascunhos demais, crie tarefas a partir dos antigos ou limpe a lista com “Excluir todos os rascunhos”, no fim da tela Rascunhos. Mais detalhes em “Rascunhos de tarefas”.
Se o bot pedir para abrir o iTasks
- Sem conta ou espaço de trabalho. Abra o iTasks pelo botão na resposta do bot, crie um espaço de trabalho ou aceite o convite da sua equipe e envie a mensagem de novo.
- Sem projetos disponíveis. Crie um projeto ou peça acesso a um administrador.
- Espaço de trabalho somente leitura. A assinatura terminou ou os limites foram excedidos: não é possível criar tarefas novas até o proprietário renovar a assinatura.
- Você tem vários espaços de trabalho. O bot pergunta onde criar as tarefas; depois você pode mudar com /space.