Anda bisa membuat tugas tanpa membuka aplikasi: kirim pesan ke @iTasksBot di chat pribadi dan tulis apa yang perlu dikerjakan. Bot membaca pesan dan membalas dengan kartu draf: judul, deskripsi, penanggung jawab, proyek, tenggat, dan prioritas. Tugas baru muncul di iTasks setelah Anda menekan “Buat tugas”.
Bot membutuhkan akun iTasks Anda dan ruang kerja yang memiliki proyek. Jika Anda belum pernah membuka aplikasi, mulailah dari artikel “Membuka iTasks dan mendapatkan akses” dan “Membuat ruang kerja pertama”. Bot hanya bekerja di chat pribadi: pesan di grup tidak dibacanya.
Cara membuat tugas
- Tulis tugas sebagai pesan biasa, seperti menulis ke rekan kerja: siapa, apa, dan sampai kapan.
- Bot memberi reaksi 👀 pada pesan dan beberapa detik kemudian mengirim kartu draf.
- Periksa kolom-kolomnya. Perbaiki yang keliru lewat pesan (“bukan Ayu, tapi Budi”) atau tombol di kartu.
- Tekan “Buat tugas”. Penanggung jawab menerima notifikasi, seperti untuk tugas baru lainnya.
Isi kartu draf
- Judul — apa yang perlu dikerjakan, secara singkat. Nama penanggung jawab dan tenggat tidak masuk ke judul.
- Deskripsi — detail dari pesan, jika ada. Bot menampilkannya sebagai kutipan di bawah judul.
- Penanggung jawab, proyek, tenggat, dan prioritas — baris tabel. Nilai di sebelah kanan adalah tombol: tekan untuk memilih yang lain.
- “Buat tugas” membuat tugas. Tombol ini belum muncul sampai proyek dan penanggung jawab dipilih; sebagai gantinya, bot menyebutkan apa yang masih perlu dipilih.
- “Buka draf” membuka draf ini di aplikasi — di sana Anda bisa melengkapinya. “Hapus” menghapus draf.
Cara memilih atau mengganti penanggung jawab
Sebut orangnya di pesan Anda dengan nama depan, nama belakang, atau username: “Ayu, siapkan laporan”, “minta Budi untuk…”. “Saya” dan “aku” berarti Anda sendiri. Jika tidak menyebut siapa pun, Anda menjadi penanggung jawab.
Jika satu nama cocok dengan beberapa anggota — misalnya ada dua Ayu di tim — bot mencantumkan mereka di bawah tabel; tekan orang yang tepat. Jika orangnya tidak ada di ruang kerja, baris tetap menampilkan “Pilih”.
Anda bisa mengganti penanggung jawab kapan saja sebelum tugas dibuat: tulis “bukan Ayu, tapi Budi” atau tekan nama di baris Penanggung jawab dan pilih seseorang dari daftar. Pilihan saat ini disorot; “← Kembali ke draf” kembali ke kartu tanpa perubahan.
Daftar hanya berisi anggota yang bisa menerima tugas di proyek yang dipilih: mereka yang punya akses ke proyek, ditambah pemilik dan admin ruang kerja. Karena itu, sebaiknya pilih proyek lebih dulu. Akses proyek dibahas di artikel “Anggota dan peran”.
Cara memilih proyek
Bot memilih proyek berdasarkan makna tugas, dengan membandingkannya dengan nama dan deskripsi proyek Anda. Anda juga bisa menyebut proyeknya: “di proyek Situs web baru”. Jika beberapa proyek cocok, bot mencantumkannya di bawah tabel.
Jika bot tidak bisa menentukan, ia memakai proyek tugas terakhir Anda, atau satu-satunya proyek Anda jika hanya ada satu. Jika tidak, baris menampilkan “Pilih”.
Untuk mengganti proyek, tekan namanya di kartu dan pilih yang lain. Daftar berisi proyek aktif yang bisa Anda akses. Deskripsi proyek yang jelas membantu bot memilih dengan tepat — cara mengaturnya ada di artikel “Proyek”.
Tenggat dan prioritas
Tulis tenggat sesuka Anda: “sebelum Jumat”, “besok jam 3 sore”, “seminggu lagi”, “30 November”. Bot menghitung tanggalnya menurut zona waktu Anda. Tombol tenggat menawarkan Hari ini, Besok, Lusa, Seminggu lagi, dan Tanpa tenggat. “Mendesak” dan “penting” memberi prioritas tinggi, “kapan saja” memberi prioritas rendah; tombol prioritas punya tiga tingkat.
Koreksi dan tugas dalam beberapa pesan
Selama draf masih terbuka, setiap pesan berikutnya ditambahkan ke draf itu, bukan memulai draf baru. Praktis saat Anda menjelaskan tugas sedikit demi sedikit: “mockup media sosial juga”, “tenggat Selasa depan”.
AI menerapkan koreksi, bukan menambahkannya di belakang: “maaf, maksud saya April” mengganti bulan di deskripsi, dan pengulangan serta salah ketik dirapikan. Judul hanya berubah jika Anda memintanya: “ganti judulnya jadi…”.
Pesan yang diteruskan dari chat lain masuk ke deskripsi kata demi kata, sebagai kutipan dengan nama pengirimnya. Teruskan pesan klien dan tambahkan pesan Anda sendiri: “Citra, balas hari ini”.
Kartu yang diperbarui muncul di bagian bawah chat dan kartu lama hilang. Membalas sebuah kartu akan mengubah kartu itu, meskipun posisinya lebih atas di chat.
Salah ketik di pesan Anda? Cukup edit pesannya di Telegram. Selama tugas belum dibuat, bot memperbaiki draf berdasarkan teks baru dan memperbarui kartu di tempatnya. Setelah tugas dibuat, mengedit pesan tidak lagi mengubahnya.
Kapan draf baru dimulai
- Anda menekan “Buat tugas” atau “Hapus”;
- sudah lewat lebih dari 15 menit sejak pesan terakhir Anda;
- Anda mengirim /new atau jelas memulai tugas lain: “tugas baru: …”;
- ada pesan lain di antara kartu dan pesan Anda — bot tidak menyentuh kartu lama yang posisinya lebih atas di chat.
Membuat tugas
Tekan “Buat tugas”. Kartu berubah menjadi ringkasan: judul, penanggung jawab, proyek, dan tenggat, tanda “Tugas dibuat”, serta tombol “Buka tugas” yang membuka tugas di iTasks. Jika penanggung jawabnya bukan Anda, bot menyebutkan bahwa orang itu akan menerima notifikasi. Menekan tombol lagi tidak membuat tugas kedua.
Status di kartu tugas yang sudah dibuat adalah tombol. Tekan tombol itu, dan kartu berubah menjadi daftar status sesuai urutan yang diatur di ruang kerja: status saat ini ditandai, “Selesai” berwarna hijau. Pilih salah satunya: tugas langsung berpindah ke status itu dan kartu kembali dengan status baru; “← Kembali ke tugas” mengembalikan kartu tanpa perubahan. Penanggung jawab membuka daftar yang sama dari notifikasi tugas baru. Pada tugas dengan alur kerja, daftar berisi langkah alur berikutnya dan sebelumnya. Status bisa diubah oleh penulis, penanggung jawab, dan admin ruang kerja; tugas dengan subtugas yang belum selesai ditutup di aplikasi. Tidak ada “Backlog” di daftar: untuk menunda tugas, gunakan aplikasi.
Foto dan file
Kirim foto atau file ke bot, dengan atau tanpa keterangan. Foto masuk ke deskripsi tugas, seperti gambar yang ditambahkan di editor; dokumen, spreadsheet, arsip, audio, atau video masuk ke lampiran. Keterangannya dibaca bot seperti pesan biasa.
Foto tanpa keterangan ditambahkan ke draf yang terbuka; jika tidak ada, foto memulai draf baru tanpa judul — tulis di pesan berikutnya apa yang perlu dikerjakan. Beberapa foto berturut-turut, misalnya album, masuk ke satu draf. Agar gambar masuk ke lampiran, bukan ke deskripsi, kirimlah sebagai file.
File memakai penyimpanan ruang kerja. Sebelum mengunggah, bot memeriksa apakah ruangnya cukup. Jika tidak, file tidak disimpan dan bot memberi tahu bahwa penyimpanan penuh; pada paket gratis, pemilik ruang kerja langsung mendapat tombol “Dapatkan PRO” — di PRO ruangnya lebih besar. Batasnya dibahas di artikel “Langganan, paket, dan batas”. Bot tidak bisa menerima file lebih dari 20 MB: lampirkan di aplikasi.
Pesan suara
Anda bisa mendiktekan tugas ke bot: pesan suara, berkas audio, atau pesan video hingga 10 menit. Bot mentranskripsi ucapan dan membacanya seperti pesan biasa, jadi penanggung jawab, proyek, tenggat, dan prioritas juga bisa Anda sebutkan dengan suara.
Suara dan teks bisa dicampur: pesan suara ditambahkan ke draf yang terbuka, dan pesan suara yang diteruskan dari chat lain masuk ke deskripsi sebagai kutipan. Bot juga memperhitungkan keterangan pada berkas audio.
Transkripsi memakai token AI ruang kerja. Input suara di dalam aplikasi dibahas di artikel “Input suara dan pembuatan tugas dengan AI”.
Analisis AI dan mode tanpa AI
Secara bawaan, AI membaca setiap pesan: memisahkan judul dan deskripsi serta menemukan penanggung jawab, proyek, dan tenggat. Ini memakai sedikit token AI ruang kerja — saldo yang sama dengan input suara dan asisten AI. Saldo dan pengisian ulang dibahas di artikel “Langganan, paket, dan batas”.
Jika token AI habis atau AI sedang tidak tersedia, bot tidak menolak; ia beralih ke mode tanpa AI: baris pertama pesan menjadi judul, sisanya menjadi deskripsi, Anda menjadi penanggung jawab, dan proyek bawaan yang dipakai. Kartu mencatat bahwa pesan tidak dianalisis, dan Anda bisa mengisi kolom-kolomnya dengan tombol.
Pesan suara tidak bisa ditranskripsi tanpa AI: saat token AI habis, bot tidak mengirim audio untuk ditranskripsi dan menyarankan mengisi ulang saldo atau mengetik tugasnya. Pemilik ruang kerja langsung mendapat tombol “Isi ulang token AI”; anggota lain diminta menghubungi pemilik. Jika token habis di tengah transkripsi, teks hasil transkripsi tidak hilang: bot menganalisisnya dan mengirim draf.
Perintah bot
Perintah ada di menu bot — tombol “/” di samping kolom pesan. Untuk tugas biasa, perintah tidak diperlukan: cukup kirim pesan.
| Perintah | Fungsinya |
|---|---|
/new | Draf tanpa analisis AI: baris pertama menjadi judul, sisanya menjadi deskripsi. Berguna saat Anda ingin menyimpan tugas kata demi kata, menghemat token AI, atau memulai draf baru tanpa menambah draf yang terbuka. Contoh: /new Beli kertas untuk kantor. |
/space | Memilih ruang kerja tempat bot membuat tugas. Pilihan ini sama dengan di aplikasi: buka ruang kerja lain di iTasks, dan bot ikut berpindah. Selengkapnya di artikel “Memilih dan beralih ruang kerja”. |
/notifications | Status notifikasi dan tombol untuk menonaktifkannya selama satu jam atau sampai pagi, lalu mengaktifkannya kembali. Jadwal diatur di aplikasi: “Notifikasi”. |
/help | Pengingat singkat cara membuat tugas lewat bot. |
/start | Membuka iTasks. |
/terms | Ketentuan layanan dan kebijakan privasi. |
/paysupport | Dukungan pembayaran. |
Draf dari bot
Setiap kartu bot adalah draf iTasks biasa. Draf langsung muncul di aplikasi pada Menu → Draf di ruang kerja tempat Anda membuat tugas, dan hanya Anda yang bisa melihatnya. Tombol Buka draf di kartu membuka tepat draf ini.
Di aplikasi, Anda bisa menyelesaikan draf — menambahkan pengamat, daftar periksa, lampiran, atau pengulangan — dan membuat tugas dari sana. Jika Anda mengubah draf di aplikasi, tombol kartu lama di chat tidak akan menerapkan nilai yang sudah usang: bot menampilkan versi terbaru.
Anda bisa menyimpan hingga 20 draf sekaligus; draf tanpa perubahan dihapus setelah 30 hari. Jika bot mengatakan draf terlalu banyak, buat tugas dari draf lama atau kosongkan daftar dengan “Hapus semua draf” di bagian bawah layar Draf. Selengkapnya di artikel “Draf tugas”.
Jika bot meminta Anda membuka iTasks
- Belum ada akun atau ruang kerja. Buka iTasks lewat tombol di balasan bot, buat ruang kerja atau terima undangan tim Anda, lalu kirim ulang pesannya.
- Tidak ada proyek yang tersedia. Buat proyek atau minta akses kepada admin.
- Ruang kerja hanya baca. Langganan berakhir atau batas terlampaui: tugas baru tidak bisa dibuat sampai pemilik memperpanjang langganan.
- Anda punya beberapa ruang kerja. Bot menanyakan di mana tugas dibuat; nanti Anda bisa mengubahnya dengan /space.