Завдання можна поставити, не відкриваючи застосунок: напишіть боту @iTasksBot в особистий чат, що потрібно зробити. Бот розбере повідомлення й надішле картку чернетки — назву, опис, виконавця, проєкт, дедлайн і пріоритет. У iTasks завдання з’явиться лише тоді, коли ви натиснете «Створити завдання».
Боту потрібен ваш обліковий запис iTasks і робочий простір із проєктом. Якщо ви ще не відкривали застосунок, почніть зі статей «Відкриття iTasks і отримання доступу» і «Створення першого робочого простору». Бот працює лише в особистому чаті: повідомлення в групах він не читає.
Як поставити завдання
- Напишіть завдання звичайним повідомленням — так, як написали б колезі: кому, що зробити й до якого терміну.
- Бот поставить на повідомлення реакцію 👀 і за кілька секунд надішле картку чернетки.
- Перевірте поля. Якщо щось не так, виправте повідомленням («не Софії, а Андрію») або кнопкою в картці.
- Натисніть «Створити завдання». Виконавець отримає сповіщення, як про будь-яке нове завдання.
Що є в картці чернетки
- Назва — коротко, що потрібно зробити. Ім’я виконавця та термін у назву не потрапляють.
- Опис — подробиці з повідомлення, якщо вони є. Бот показує його цитатою під назвою.
- Виконавець, проєкт, дедлайн і пріоритет — рядки таблиці. Значення праворуч — це кнопка: натисніть на нього, щоб вибрати інше.
- «Створити завдання» створює завдання. Кнопки немає, поки не вибрано проєкт і виконавця: замість неї бот пише, що ще потрібно вибрати.
- «Відкрити чернетку» відкриває цю чернетку в застосунку — там її можна дописати. «Видалити» видаляє чернетку.
Як вибрати або змінити виконавця
Назвіть людину в повідомленні — на ім’я, прізвище або username: «Софіє, підготуй звіт», «доручи Андрію…». «Я», «мені», «на мене» означають вас. Якщо нікого не назвати, виконавцем станете ви.
Якщо ім’я підходить кільком учасникам, наприклад у команді дві Софії, бот покаже їх під таблицею — виберіть потрібну людину. Якщо її немає в просторі, у рядку залишиться «Вибрати».
Змінити виконавця можна будь-коли до створення завдання: напишіть «не Софії, а Андрію» або натисніть на ім’я в рядку «Виконавець» і виберіть людину зі списку. Поточний вибір підсвічено; «← До чернетки» повертає до картки без змін.
У списку лише учасники, які можуть отримати завдання у вибраному проєкті: ті, хто має доступ до проєкту, а також власник і адміністратори простору. Тому зручніше спочатку вибрати проєкт. Як відкрити доступ до проєкту, описано в статті «Учасники та ролі».
Як вибрати проєкт
Бот добирає проєкт за змістом завдання, порівнюючи його з назвами й описами ваших проєктів. Проєкт можна назвати й прямо: «у проєкт Новий сайт». Якщо підходять кілька проєктів, бот покаже їх під таблицею.
Якщо бот не визначив проєкт, він підставить проєкт вашого останнього завдання, а якщо проєкт у вас один — його. В інших випадках у рядку буде «Вибрати».
Щоб змінити проєкт, натисніть на його назву в картці й виберіть інший. У списку лише активні проєкти, до яких у вас є доступ. Зрозумілі описи проєктів допомагають боту не помилятися — як їх задати, описано в статті «Проєкти».
Дедлайн і пріоритет
Термін пишіть як зручно: «до п’ятниці», «завтра о 15:00», «через тиждень», «30 листопада». Бот рахує дату у вашому часовому поясі. Кнопка дедлайну пропонує «Сьогодні», «Завтра», «Післязавтра», «Через тиждень» і «Без дедлайну». «Терміново» та «важливо» дають високий пріоритет, «коли буде час» — низький; на кнопці пріоритету — три рівні.
Виправлення й завдання з кількох повідомлень
Поки чернетка відкрита, кожне наступне повідомлення доповнює її, а не створює нову. Зручно, якщо ви описуєте завдання в кілька заходів: «і ще макети для соцмереж», «термін — наступний вівторок».
Виправлення AI застосовує, а не дописує: «помилка, за квітень» замінить місяць в описі, а повтори й одруки він прибере. Назва змінюється лише на ваше прохання: «перейменуй на…».
Повідомлення, переслане з іншого чату, потрапляє в опис дослівно — цитатою з іменем автора. Перешліть лист клієнта й допишіть своє: «Марії, відповісти сьогодні».
Оновлена картка з’являється внизу чату, а попередня зникає. Відповідь (reply) на картку виправляє саме її, навіть якщо вона вище в чаті.
Помилилися у своєму повідомленні — просто відредагуйте його в Telegram. Поки завдання не створено, бот виправить чернетку за новим текстом і оновить картку на місці. Після створення правка повідомлення завдання вже не змінює.
Коли починається нова чернетка
- ви натиснули «Створити завдання» або «Видалити»;
- від вашого останнього повідомлення минуло понад 15 хвилин;
- ви надіслали /new або явно почали інше завдання: «нове завдання: …»;
- між карткою та вашим повідомленням були інші повідомлення — старої картки вище в чаті бот не чіпає.
Створення завдання
Натисніть «Створити завдання». Картка перетвориться на підсумок: назва, виконавець, проєкт і термін, позначка «Завдання створено» та кнопка «Відкрити завдання», яка відкриває завдання в iTasks. Якщо виконавець — не ви, бот напише, що він отримає сповіщення. Повторне натискання другого завдання не створить.
Статус у картці створеного завдання — кнопка. Натисніть на нього, і замість картки відкриється список статусів у тому порядку, як їх налаштовано в просторі: поточний позначено, «Готово» — зелений. Виберіть потрібний, і завдання одразу перейде в нього, а картка повернеться з новим статусом; «← До завдання» повертає її без змін. Той самий список відкриває виконавець у сповіщенні про нове завдання. У завдання з робочим процесом у списку — кроки процесу вперед і назад. Статус змінюють автор, виконавець і адміністратори простору; завдання з незавершеними підзавданнями закрийте в застосунку. «Беклогу» в списку немає: відкласти завдання можна в застосунку.
Фото й файли
Надішліть боту фото або файл — з підписом чи без. Фото потрапить в опис завдання, як зображення з редактора, а документ, таблиця, архів, аудіо чи відео — у вкладення. Підпис бот розбере так само, як звичайне повідомлення.
Фото без підпису доповнить відкриту чернетку, а якщо відкритої немає — почне нову без назви: напишіть наступним повідомленням, що потрібно зробити. Кілька фото поспіль, наприклад альбом, зберуться в одну чернетку. Щоб зображення потрапило у вкладення, а не в опис, надішліть його як файл.
Файли займають місце у сховищі простору. Перед завантаженням бот перевіряє, чи вистачить місця. Якщо ні, файл не зберігається, а бот повідомляє, що місце закінчилося; на безкоштовному тарифі власник простору одразу отримує кнопку «Оформити PRO» — на PRO місця більше. Ліміти — у статті «Підписка, тарифи та обмеження». Файл більший за 20 МБ бот прийняти не може: прикріпіть його в застосунку.
Голосові повідомлення
Завдання можна продиктувати боту: голосове повідомлення, аудіофайл або відеоповідомлення тривалістю до 10 хвилин. Бот розпізнає мовлення й розбере текст так само, як звичайне повідомлення, тож виконавця, проєкт, термін і пріоритет теж можна назвати голосом.
Голосові й текст можна поєднувати: голосове доповнить відкриту чернетку, а переслане з іншого чату голосове потрапить в опис цитатою. Підпис до аудіофайлу бот також бере до уваги.
Розпізнавання витрачає AI-токени простору. Голосове введення в самому застосунку описано в статті «Голосове введення та створення завдань з AI».
AI-розбір і режим без AI
За замовчуванням кожне повідомлення розбирає AI: він виділяє назву й опис, знаходить виконавця, проєкт і термін. На це йде трохи AI-токенів простору — того самого балансу, що й у голосового введення та AI-помічника. Залишок і поповнення — у статті «Підписка, тарифи та обмеження».
Якщо AI-токени закінчилися або AI тимчасово недоступний, бот не відмовляє, а переходить у режим без AI: перший рядок повідомлення стає назвою, решта — описом, виконавець — ви, проєкт — за замовчуванням. У картці з’явиться примітка, що повідомлення не розібрано, а поля можна заповнити кнопками.
Голосові без AI не розпізнати: якщо AI-токенів немає, бот не надсилає аудіо на розпізнавання, а пропонує поповнити баланс або написати завдання текстом. Власнику простору він одразу дає кнопку «Поповнити AI-токени», іншим радить звернутися до власника. Якщо ж токени закінчилися під час розпізнавання, уже розпізнаний текст не пропаде: бот розбере його й надішле чернетку.
Команди бота
Команди є в меню бота — кнопка «/» поруч із полем введення. Для звичайного завдання команда не потрібна: просто надішліть повідомлення.
| Команда | Що робить |
|---|---|
/new | Чернетка без AI-розбору: перший рядок — назва, решта — опис. Стане в пригоді, якщо ви хочете записати завдання дослівно, не витрачати AI-токени або почати нову чернетку, не доповнюючи відкриту. Приклад: /new Купити папір для офісу. |
/space | Вибрати простір, у якому бот ставить завдання. Він спільний із застосунком: відкрили інший простір в iTasks — бот теж переключиться. Докладніше — у статті «Вибір і перемикання робочих просторів». |
/notifications | Стан сповіщень і кнопки, щоб вимкнути їх на годину або до ранку й увімкнути знову. Розклад налаштовується в застосунку — «Сповіщення». |
/help | Коротка підказка, як ставити завдання через бота. |
/start | Відкрити iTasks. |
/terms | Умови використання та політика конфіденційності. |
/paysupport | Підтримка з питань оплати. |
Чернетки з бота
Кожна картка бота — це звичайна чернетка iTasks. Вона одразу з’являється в застосунку в Меню → Чернетки того простору, де ви ставите завдання, і бачите її лише ви. Кнопка «Відкрити чернетку» в картці відкриває саме цю чернетку.
У застосунку чернетку можна дописати: додати спостерігачів, чек-лист, вкладення або повторення — і створити завдання звідти. Якщо ви змінили чернетку в застосунку, кнопки старої картки в чаті не застосують застарілі значення: бот покаже актуальну версію.
Одночасно можна зберігати до 20 чернеток; чернетка без змін видаляється через 30 днів. Якщо бот пише, що чернеток забагато, створіть завдання зі старих або очистьте список кнопкою «Видалити всі чернетки» внизу екрана «Чернетки». Докладніше — у статті «Чернетки завдань».
Якщо бот просить відкрити iTasks
- Немає облікового запису або простору. Відкрийте iTasks кнопкою у відповіді бота, створіть простір або прийміть запрошення команди й надішліть повідомлення ще раз.
- Немає доступних проєктів. Створіть проєкт або попросіть адміністратора відкрити вам доступ.
- Простір лише для читання. Підписка закінчилася або перевищено ліміти: нові завдання в ньому не створити, поки власник не продовжить підписку.
- У вас кілька просторів. Бот запитає, де ставити завдання; вибір потім можна змінити командою /space.