Puedes crear una tarea sin abrir la app: escribe a @iTasksBot en un chat privado qué hay que hacer. El bot analiza el mensaje y responde con la tarjeta del borrador: título, descripción, responsable, proyecto, fecha límite y prioridad. La tarea aparece en iTasks solo cuando pulsas «Crear tarea».
El bot necesita tu cuenta de iTasks y un espacio de trabajo con un proyecto. Si todavía no has abierto la app, empieza por los artículos «Abrir iTasks y acceder» y «Crear tu primer espacio de trabajo». El bot solo funciona en un chat privado: no lee los mensajes de los grupos.
Cómo crear una tarea
- Escribe la tarea como un mensaje normal, igual que se lo dirías a un compañero: quién, qué y para cuándo.
- El bot reacciona al mensaje con 👀 y un par de segundos después envía la tarjeta del borrador.
- Revisa los campos. Corrige lo que no esté bien con un mensaje («no Sofía, Diego») o con un botón de la tarjeta.
- Pulsa «Crear tarea». El responsable recibe una notificación, como con cualquier tarea nueva.
Qué hay en la tarjeta del borrador
- Título: en pocas palabras, qué hay que hacer. El nombre del responsable y la fecha límite no van en el título.
- Descripción: los detalles del mensaje, si los hay. El bot la muestra como una cita debajo del título.
- Responsable, proyecto, fecha límite y prioridad: las filas de la tabla. El valor de la derecha es un botón: púlsalo para elegir otro.
- «Crear tarea» crea la tarea. El botón no aparece hasta que eliges proyecto y responsable; en su lugar, el bot indica qué falta por elegir.
- «Abrir borrador» abre este borrador en la app, donde puedes completarlo. «Eliminar» elimina el borrador.
Cómo elegir o cambiar el responsable
Menciona a la persona en el mensaje por su nombre, apellido o nombre de usuario: «Sofía, prepara el informe», «pídele a Diego que…». «Yo», «a mí» y «yo mismo» se refieren a ti. Si no mencionas a nadie, el responsable eres tú.
Si un nombre coincide con varios miembros, por ejemplo hay dos Sofías en el equipo, el bot los muestra debajo de la tabla: pulsa el correcto. Si la persona no está en el espacio de trabajo, la fila se queda en «Elegir».
Puedes cambiar el responsable en cualquier momento antes de crear la tarea: escribe «no Sofía, Diego» o pulsa el nombre en la fila «Responsable» y elige a alguien de la lista. La opción actual aparece resaltada; «← Al borrador» vuelve a la tarjeta sin cambios.
La lista solo incluye a los miembros que pueden recibir tareas en el proyecto elegido: quienes tienen acceso al proyecto, más el propietario y los administradores del espacio de trabajo. Por eso conviene elegir primero el proyecto. El acceso a los proyectos se explica en «Miembros y roles».
Cómo elegir el proyecto
El bot elige el proyecto según el sentido de la tarea, comparándola con los nombres y descripciones de tus proyectos. También puedes indicarlo directamente: «en el proyecto Nuevo sitio web». Si encajan varios proyectos, el bot los muestra debajo de la tabla.
Si el bot no puede determinar el proyecto, usa el de tu última tarea o, si solo tienes uno, ese. En los demás casos la fila muestra «Elegir».
Para cambiar el proyecto, pulsa su nombre en la tarjeta y elige otro. La lista contiene los proyectos activos a los que tienes acceso. Unas descripciones claras ayudan al bot a acertar; cómo definirlas se explica en «Proyectos».
Fecha límite y prioridad
Escribe el plazo como quieras: «para el viernes», «mañana a las 15:00», «en una semana», «30 de noviembre». El bot calcula la fecha en tu zona horaria. El botón de la fecha límite ofrece «Hoy», «Mañana», «Pasado mañana», «En una semana» y «Sin fecha límite». «Urgente» e «importante» ponen prioridad alta, «cuando puedas» la pone baja; el botón de prioridad tiene tres niveles.
Correcciones y tareas en varios mensajes
Mientras un borrador está abierto, cada mensaje siguiente lo completa en lugar de empezar uno nuevo. Es útil cuando describes la tarea poco a poco: «también los diseños para redes sociales», «plazo: el próximo martes».
La IA aplica las correcciones en vez de añadirlas al final: «perdón, quería decir abril» sustituye el mes en la descripción, y las repeticiones y erratas se limpian. El título solo cambia si lo pides: «renómbrala como…».
Un mensaje reenviado desde otro chat va a la descripción palabra por palabra, como una cita con el nombre del autor. Reenvía el mensaje de un cliente y añade el tuyo: «Elena, responde hoy».
La tarjeta actualizada aparece al final del chat y la anterior desaparece. Responder a una tarjeta edita justo esa tarjeta, aunque esté más arriba en el chat.
¿Te has equivocado en tu mensaje? Simplemente edítalo en Telegram. Mientras la tarea no esté creada, el bot corrige el borrador según el nuevo texto y actualiza la tarjeta en su sitio. Una vez creada la tarea, editar el mensaje ya no la cambia.
Cuándo empieza un borrador nuevo
- has pulsado «Crear tarea» o «Eliminar»;
- han pasado más de 15 minutos desde tu último mensaje;
- has enviado /new o has empezado claramente otra tarea: «nueva tarea: …»;
- entre la tarjeta y tu mensaje hubo otros mensajes: el bot no toca una tarjeta antigua que esté más arriba en el chat.
Crear la tarea
Pulsa «Crear tarea». La tarjeta se convierte en un resumen: título, responsable, proyecto y fecha límite, la marca «Tarea creada» y el botón «Abrir tarea», que abre la tarea en iTasks. Si el responsable no eres tú, el bot avisa de que recibirá una notificación. Pulsar otra vez no crea una segunda tarea.
El estado en la tarjeta de la tarea creada es un botón. Púlsalo y, en lugar de la tarjeta, se abrirá la lista de estados en el orden configurado en el espacio de trabajo: el actual está marcado y «Completada» aparece en verde. Elige el que necesites: la tarea pasará a él al momento y la tarjeta volverá con el nuevo estado; «← A la tarea» la devuelve sin cambios. El responsable abre la misma lista desde la notificación de la tarea nueva. En una tarea con flujo de trabajo, la lista muestra los pasos del flujo hacia delante y hacia atrás. Pueden cambiar el estado el autor, el responsable y los administradores del espacio de trabajo; una tarea con subtareas sin terminar se cierra en la app. En la lista no hay «Backlog»: para posponer una tarea, usa la app.
Fotos y archivos
Envía al bot una foto o un archivo, con pie de foto o sin él. La foto va a la descripción de la tarea, como una imagen insertada desde el editor; un documento, una hoja de cálculo, un archivo comprimido, un audio o un vídeo van a los adjuntos. El bot analiza el pie de foto como un mensaje normal.
Una foto sin pie completa el borrador abierto; si no hay ninguno, empieza uno nuevo sin título: escribe en el siguiente mensaje qué hay que hacer. Varias fotos seguidas, por ejemplo un álbum, se reúnen en un solo borrador. Para que una imagen vaya a los adjuntos y no a la descripción, envíala como archivo.
Los archivos ocupan espacio en el almacenamiento del espacio de trabajo. Antes de subirlos, el bot comprueba si hay espacio suficiente. Si no lo hay, el archivo no se guarda y el bot avisa de que el espacio se ha agotado; en el plan gratuito, el propietario del espacio de trabajo recibe al momento el botón «Obtener PRO»: en PRO hay más espacio. Los límites se explican en «Suscripción, planes y límites». El bot no puede aceptar archivos de más de 20 MB: adjúntalos en la app.
Mensajes de voz
Puedes dictarle la tarea al bot: un mensaje de voz, un archivo de audio o un videomensaje de hasta 10 minutos. El bot transcribe la voz y la analiza como un mensaje normal, así que también puedes decir en voz alta el responsable, el proyecto, el plazo y la prioridad.
Voz y texto se pueden combinar: un mensaje de voz completa el borrador abierto, y un mensaje de voz reenviado desde otro chat va a la descripción como una cita. El bot también tiene en cuenta el pie de un archivo de audio.
La transcripción consume tokens de IA del espacio de trabajo. La entrada de voz dentro de la app se explica en «Entrada de voz y creación de tareas con IA».
Análisis con IA y modo sin IA
De forma predeterminada, la IA analiza cada mensaje: separa el título y la descripción y detecta el responsable, el proyecto y el plazo. Esto consume una pequeña cantidad de tokens de IA del espacio de trabajo, el mismo saldo que la entrada de voz y el asistente de IA. El saldo y las recargas se explican en «Suscripción, planes y límites».
Si se acaban los tokens de IA o la IA no está disponible temporalmente, el bot no se niega: pasa al modo sin IA. La primera línea del mensaje se convierte en el título, el resto en la descripción, el responsable eres tú y se usa el proyecto predeterminado. La tarjeta indica que el mensaje no se analizó y puedes rellenar los campos con los botones.
Los mensajes de voz no se pueden transcribir sin IA: cuando no hay tokens de IA, el bot no envía el audio a transcribir y propone recargar el saldo o escribir la tarea como texto. Al propietario del espacio de trabajo le muestra directamente el botón «Recargar tokens de IA»; a los demás les pide que contacten con el propietario. Si los tokens se acaban durante la transcripción, el texto ya transcrito no se pierde: el bot lo analiza y envía el borrador.
Comandos del bot
Los comandos están en el menú del bot, el botón «/» junto al campo de mensaje. Para una tarea normal no hace falta ningún comando: basta con enviar un mensaje.
| Comando | Qué hace |
|---|---|
/new | Borrador sin análisis de IA: la primera línea se convierte en el título y el resto en la descripción. Útil si quieres guardar la tarea palabra por palabra, ahorrar tokens de IA o empezar un borrador nuevo sin completar el que está abierto. Ejemplo: /new Comprar papel para la impresora. |
/space | Elige el espacio de trabajo en el que el bot crea las tareas. Es el mismo que en la app: si abres otro espacio de trabajo en iTasks, el bot también cambia. Más información en «Elegir y cambiar de espacio de trabajo». |
/notifications | Estado de las notificaciones y botones para desactivarlas una hora o hasta mañana por la mañana y volver a activarlas. El horario se configura en la app: «Notificaciones». |
/help | Un breve recordatorio de cómo crear tareas con el bot. |
/start | Abrir iTasks. |
/terms | Condiciones de uso y política de privacidad. |
/paysupport | Soporte sobre pagos. |
Los borradores del bot
Cada tarjeta del bot es un borrador normal de iTasks. Aparece al momento en la app, en Menú → Borradores del espacio de trabajo en el que creas las tareas, y solo tú puedes verlo. El botón «Abrir borrador» de la tarjeta abre justo este borrador.
En la app puedes completar el borrador, añadiendo observadores, una lista de verificación, archivos adjuntos o una repetición, y crear la tarea desde allí. Si cambias el borrador en la app, los botones de la tarjeta antigua del chat no aplican valores desactualizados: el bot muestra la versión actual.
Puedes tener hasta 20 borradores a la vez; un borrador sin cambios se elimina a los 30 días. Si el bot avisa de que hay demasiados borradores, crea tareas a partir de los antiguos o vacía la lista con «Eliminar todos los borradores», al final de la pantalla Borradores. Más información en «Borradores de tareas».
Si el bot te pide abrir iTasks
- No hay cuenta ni espacio de trabajo. Abre iTasks con el botón de la respuesta del bot, crea un espacio de trabajo o acepta la invitación de tu equipo y vuelve a enviar el mensaje.
- No hay proyectos disponibles. Crea un proyecto o pide acceso a un administrador.
- El espacio de trabajo es de solo lectura. La suscripción ha terminado o se han superado los límites: no se pueden crear tareas nuevas hasta que el propietario renueve la suscripción.
- Tienes varios espacios de trabajo. El bot pregunta dónde crear las tareas; puedes cambiarlo después con /space.