Створення та редагування завдання

Створення та редагування завдання

Завдання можна створити з головного екрана кнопкою +, із беклогу, з картки батьківського завдання або з пов'язаних сценаріїв на кшталт HelpDesk. Спочатку заповніть головне: що потрібно зробити, у якому проєкті та хто відповідає. Решта полів допомагає не загубити строк, файли, обговорення та зв'язок із планом команди.

Якщо деталі простіше промовити, скористайтеся мікрофоном біля розділу «Основна інформація». Покроковий сценарій розпізнавання та AI-оформлення описано в інструкції «Голосове введення та створення завдань з AI».

1. Назва та опис

Назва має коротко пояснювати результат: наприклад, «Підготувати договір для клієнта» або «Перевірити помилку під час оплати». В описі додайте деталі, які допоможуть виконати завдання без зайвих уточнень: що саме потрібно зробити, де шукати матеріали та який результат вважається готовим.

Опис підтримує форматування, списки, inline-code та блоки коду. Подробиці щодо файлів і редактора зібрано на сторінці Вкладення та форматування.

Якщо завдання потрібно швидко пов'язати з часовою темою чи мініпроєктом, додайте тег прямо в опис: наприклад, #готовність-до-старту або #телеметрія. Під час введення # редактор підказує схожі нещодавні теги простору, але новий тег можна набрати й вільно.

2. Чек-листи в описі

В опис можна вставити чек-лист кнопкою з галочкою на панелі редактора. У режимі редагування це звичайний блок усередині тексту: заголовок і пункти можна змінювати, нові пункти додавати, а непотрібні видаляти кнопкою біля пункту. Після збереження чек-лист стає інтерактивним для користувачів із правом редагування завдання: автора завдання, адміністратора або власника простору. Вони можуть натиснути пункт, щоб поставити галочку, і натиснути ще раз, щоб зняти її.

Вкладені в завдання чек-листи не є окремими завданнями. Вони потрібні для самоконтролю всередині одного завдання: звірити кілька кроків, позначити готовність матеріалів, перевірити короткий набір умов перед закриттям роботи.

В одному завданні може бути скільки завгодно таких чек-листів. Якщо роботу треба розкласти саме на пов'язані завдання з окремими виконавцями, статусами, строками чи обговореннями, використовуйте підзавдання та дерево завдань.

3. Проєкт, спринт і замовник

Проєкт обов'язковий: він визначає, хто бачить завдання і в якому списку воно з'явиться. Якщо завдання створюється як підзавдання, проєкт береться від батьківського завдання й окремо не змінюється.

Спринт потрібен, якщо команда планує роботу на короткий період і хоче одразу додати завдання до активного чи майбутнього плану. Замовник допомагає швидко зрозуміти, з яким клієнтом, напрямом чи зовнішнім запитом пов'язане завдання.

Налаштування проєктів і доступу описано в розділі Проєкти. Створення, наповнення та запуск спринтів розібрано в Спринтах і плануванні. Хто може бачити й отримувати завдання в проєкті, дивіться в Учасниках і ролях.

4. Вкладення, тип і пріоритет

До завдання можна прикріпити робочі файли: PDF, офісні документи, архіви, зображення, аудіо та відео. Це зручно для макетів, договорів, звітів, скриншотів помилки чи голосових матеріалів.

Тип завдання показує характер роботи: нова можливість, помилка, покращення або технічне завдання. Пріоритет допомагає зрозуміти, що важливо зробити раніше. Ці позначки видно в картках і допомагають швидше розбирати список завдань.

Роботу з файлами та форматуванням описано в Вкладеннях і форматуванні. Як читати бейджі, статус і решту полів готового завдання, дивіться в розділі Картка завдання та зміна статусу.

5. Workflow, відповідальний і спостерігачі

Завдання має одного поточного відповідального. Якщо в роботі беруть участь кілька людей, оберіть відповідний спосіб:

• Кожен виконує свою частину: створіть підзавдання з окремими виконавцями, строками та результатами. Так можна працювати паралельно.
• Одне завдання переходить від людини до людини: налаштуйте робочий процес із ланцюжком відповідальних. Під час переходу на наступний етап iTasks автоматично призначить указаного для нього виконавця. Етапи можуть мати навіть однаковий статус.

Створюючи завдання з процесом, оберіть у формі відповідального за перший крок. Якщо процес не потрібен, завдання можна вести звичайною зміною статусів.

Відповідальний — людина, яка робить наступний крок за завданням. Якщо залишити поле порожнім, відповідальним стане автор завдання. Усі учасники проєкту бачать завдання цього проєкту, а спостерігачі додатково отримують повідомлення про зміну статусу та нові коментарі. Власник і адміністратор простору можуть змінювати будь-які доступні їм завдання; учасник із роллю member змінює статус звичайного завдання і переходи workflow лише тоді, коли він автор завдання або відповідальний. Решта учасників проєкту, включно зі спостерігачами, можуть читати та коментувати завдання. Автора завдання додано до спостерігачів автоматично. Повідомлення про дедлайн отримує лише відповідальний.

Статуси простору налаштовуються в Користувацьких статусах. Налаштування та використання workflow описано в розділі Робочі процеси. Обговорення та згадки всередині завдання розібрано в Коментарях, відповідях та згадках.

6. Дедлайн

Дедлайн — це дата, до якої завдання потрібно виконати. Він показується в картках і списках і допомагає швидко помітити завдання з близьким строком.

Завдання можна сортувати за дедлайном: найближчі строки можна підняти вгору списку або відсортувати картки всередині канбану. Докладніше про список, канбан, дерево завдань, фільтри та сортування написано в розділі Режими показу завдань.

У день настання дедлайну відповідальний отримає повідомлення. Час такого повідомлення налаштовується в профілі користувача в розділі Повідомлення. Там само можна ввімкнути раннє попередження за 1, 2 або 3 дні до дедлайну. Воно прийде окремим повідомленням і не скасує повідомлення в сам день дедлайну.

Якщо завдання вже закрите або перебуває в беклозі, повідомлення про його дедлайн не надсилаються. Для відкладених ідей і майбутніх робіт використовуйте Беклог, а дедлайн ставте, коли завдання справді потрапило в роботу.

7. Повторюваність

Повторюваність вмикайте для завдань, які мають повертатися регулярно: щодня, щотижня, щомісяця або щороку. Наступне завдання створюється після закриття поточного, тож команда спершу завершує поточну роботу, а потім отримує новий екземпляр.

Повторюваність доступна лише для кореневих завдань без батька та без підзавдань. Якщо роботу вже розбито на дерево завдань, краще спершу вирішити, чи потрібне окреме повторюване завдання або звичайне батьківське завдання з підзавданнями. Докладніше про вкладеність написано в розділі Підзавдання та дерево завдань.

8. Редагування

Редагувати поля завдання може автор завдання, адміністратор або власник простору. Відкрийте картку завдання та натисніть іконку олівця. У режимі редагування доступні ті самі поля, але частина параметрів може бути заблокована: наприклад, підзавдання успадковує проєкт від батька, а завдання з підзавданнями не може бути перетворене на повторюване.

Якщо завдання не вдалося дописати за один захід, уведене збережеться самостійно. Як вийти з форми, нічого не загубивши, і продовжити пізніше, описано в інструкції «Чернетки завдань».