Después de crear un espacio de trabajo, invita a tu equipo y elige cómo asignar el acceso a los proyectos. Los miembros nuevos que se unan mediante un enlace de invitación obtienen acceso automático a los proyectos activos con la opción activada; para asignarlo manualmente, desactívala en los proyectos que quieras gestionar.
1. Cómo invitar a un usuario a un espacio de trabajo
La gestión del equipo está en Administración → Miembros. Esta pantalla solo está disponible para propietarios y administradores.
Opción 1. Enlace de invitación
- Abre Miembros.
- Busca la tarjeta «Invitar a miembros» en la parte superior de la pantalla.
- Pulsa Enviar por Telegram y elige el chat al que quieres enviar el enlace, o pulsa Copiar enlace de invitación y compártelo por tu cuenta.
- El usuario abre el enlace y se une al espacio: Telegram Mini App utiliza un enlace de Telegram; las aplicaciones de Android e iOS usan un enlace para abrir la aplicación móvil.
El enlace se prepara automáticamente al abrir la pantalla. Si ya se creó un enlace válido durante la sesión actual, se reutiliza. El enlace no se muestra como texto: puedes enviarlo por Telegram o copiarlo con un botón. Telegram Mini App utiliza un enlace del bot; las aplicaciones de Android e iOS usan un enlace de link.itasksbot.com para abrir la aplicación instalada.
Si el espacio ha alcanzado su límite de miembros, el bloque de invitaciones muestra el motivo. En Free ofrece abrir la pantalla de suscripción PRO; en PRO abre el contacto con soporte para equipos que necesitan más plazas.
Acceso automático: un miembro nuevo que se una mediante un enlace de invitación recibe el rol «Miembro» y obtiene acceso a todos los proyectos activos que tengan activada la opción «Añadir automáticamente». La opción está desactivada inicialmente en los proyectos creados antes de su incorporación. Para asignar el acceso manualmente, desactívala en los proyectos necesarios. Abrir de nuevo el enlace no recupera un acceso retirado manualmente. Solo el propietario puede asignar el rol de administrador a un miembro que ya pertenezca al espacio de trabajo.
Opción 2. Añadir mediante el ID de Telegram (alternativa)
- En la pantalla de Miembros, pulsa ¿No puedes invitar con el enlace? al final de la página.
- Se abre la pantalla Añadir por ID de Telegram.
- Introduce el ID de Telegram.
- Escribe el nombre que se mostrará dentro del espacio de trabajo.
- Al añadir un usuario manualmente, el propietario o un administrador elige Miembro o Administrador. Una vez añadido, solo el propietario puede cambiar su rol.
- Guarda los cambios.
Esta alternativa sirve cuando una persona no puede abrir el enlace de invitación. En el proceso habitual, envíale el enlace para que se una al espacio por su cuenta.
Importante: cuando un miembro nuevo se une mediante un enlace de invitación, obtiene acceso a los proyectos activos con la opción «Añadir automáticamente» activada. Añadir a alguien mediante su ID de Telegram no concede acceso automáticamente; ese proceso sigue siendo manual. Cambiar la opción no modifica los accesos ya concedidos.
2. Roles del espacio de trabajo y sus permisos
El enlace de invitación añade a la persona como Miembro. Si necesita permisos administrativos, el propietario cambia su rol en la lista de miembros. El rol del espacio y el acceso a proyectos son ajustes independientes.
- Propietario — gestiona el espacio, la suscripción y los roles.
- Administrador — gestiona el equipo y los proyectos, pero no cambia los roles de los miembros ya añadidos.
- Miembro — trabaja en los proyectos a los que tiene acceso.
Consulta las reglas completas sobre roles, incorporación manual y acceso automático en Miembros y roles.
3. Cómo dar acceso a uno o varios proyectos
El acceso se configura en el propio proyecto, no en la ficha del miembro. Usa este camino manual si la opción está desactivada, la persona ya pertenece al equipo o se añadió mediante su ID de Telegram. Un miembro nuevo que se une mediante un enlace de invitación ya queda añadido a los proyectos activos con la opción activada.
- Abre el menú lateral de la aplicación.
- Ve a Administración → Proyectos.
- Busca el proyecto en la lista y pulsa el icono del lápiz para editarlo.
- En la pantalla de edición, baja hasta el bloque Miembros del proyecto.
- Usa los interruptores de las listas Con acceso y Sin acceso para decidir quién puede ver el proyecto.
- Pulsa Guardar cambios.
También puedes consultar la guía completa de Proyectos.
Los proyectos nuevos se crean con el acceso automático activado. Solo se aplica a miembros nuevos que se unan mediante un enlace de invitación y a proyectos activos. La opción está desactivada inicialmente en los proyectos creados antes de su incorporación. Crear un proyecto no concede automáticamente acceso a quienes ya tienen el rol «Miembro» en el espacio de trabajo. Desactivar la opción no elimina accesos existentes. El propietario y los administradores siguen teniendo acceso a todos los proyectos.
Qué debes recordar
- ● Si un usuario pertenece al espacio pero no ve las tareas de un proyecto, comprueba primero que tenga acceso a ese proyecto.
- ● Propietario y Administrador tienen acceso automático a todos los proyectos y no se pueden desactivar desde ellos.
- ● Un mismo usuario puede tener acceso solo a algunos proyectos del espacio.
Orden para configurar el acceso
- Antes de invitar, revisa «Añadir automáticamente» en los proyectos necesarios.
- Envía el enlace de invitación: el nuevo miembro se une como «Miembro» y obtiene acceso a los proyectos activos con la opción activada.
- Si necesita más permisos, el propietario cambia el rol del miembro ya añadido en «Administración → Miembros».
- Para asignar acceso manualmente, desactiva la opción y usa el bloque «Miembros del proyecto». Añadir mediante ID de Telegram sigue siendo manual.
Si la persona ya está en el equipo, la opción no la añade de forma retroactiva. Los miembros nuevos tampoco se añaden automáticamente a los proyectos inactivos; activarlos después no cambia su lista de miembros.
Cómo dar acceso a un miembro
El propietario o un administrador abre «Administración → Miembros», selecciona al usuario y activa «Acceso por MCP/API» en sus ajustes. Se necesita PRO para activarlo. El propietario aparece como «Automático para el propietario». Este permiso no cambia el rol ni el acceso a proyectos. Los administradores también pueden darse acceso a sí mismos, pero no desactivar el acceso automático del propietario.
Después de recibir el permiso, el miembro abre su propio perfil y copia sus instrucciones. Quien gestiona los permisos ve el estado del acceso, no el enlace personal de otro usuario. No compartas las claves del propietario con los miembros.