Dokumentationsthema

Mitglieder einladen und Zugriffsrechte festlegen

Nach dem Erstellen des Arbeitsbereichs: Mitglieder einladen, den automatischen Projektzugriff einrichten und bei Bedarf Rollen ändern.

Nach dem Erstellen eines Arbeitsbereichs kannst du dein Team einladen und festlegen, wie der Zugriff vergeben wird. Neue Mitglieder, die über einen Einladungslink beitreten, erhalten automatisch Zugriff auf aktive Projekte mit aktivierter Option; für eine manuelle Zuordnung deaktivierst du sie in den gewünschten Projekten.

Das Wichtigste: Über den Einladungslink tritt ein neues Mitglied direkt als „Mitglied“ bei und erhält Zugriff auf aktive Projekte mit der Option „Automatisch hinzufügen“. Wenn ein Projekt nicht sichtbar ist, prüfe diese Option oder vergib den Zugriff manuell.

1. Mitglieder in einen Arbeitsbereich einladen

Die Teamverwaltung findest du unter Verwaltung → Mitglieder. Diese Ansicht steht nur Inhabern und Administratoren zur Verfügung.

Möglichkeit 1: Einladungslink

Öffne Mitglieder.
Suche oben die Karte „Mitglieder einladen“.
Tippe auf Über Telegram senden und wähle einen Chat aus. Oder tippe auf Einladungslink kopieren und versende den Link selbst.
Die eingeladene Person öffnet den Link und tritt dem Arbeitsbereich bei. Die Telegram Mini App verwendet einen Telegram-Link, die Android- und iOS-Apps einen Link zur mobilen App.

Der Link wird beim Öffnen der Ansicht automatisch vorbereitet. Wurde in der aktuellen App-Sitzung bereits ein gültiger Link erstellt, wird dieser erneut verwendet. Der Link erscheint nicht als Text; du kannst ihn mit einer Schaltfläche über Telegram senden oder kopieren. In der Telegram Mini App führt er zum Bot, in den Android- und iOS-Apps öffnet ein Link unter link.itasksbot.com die installierte App.

Ist das Mitgliederlimit erreicht, zeigt die Einladungskarte stattdessen den Grund. Im Free-Tarif führt sie zur PRO-Abonnementseite; bei PRO öffnet sie den Support für Teams, die mehr Plätze benötigen.

Automatischer Zugriff: Ein neues Mitglied, das über einen Einladungslink beitritt, erhält die Rolle „Mitglied“ und erhält Zugriff auf alle aktiven Projekte, in denen „Automatisch hinzufügen“ aktiviert ist. In Projekten, die vor Einführung dieser Option erstellt wurden, ist sie zunächst deaktiviert. Für eine manuelle Zuordnung deaktiviere die Option in den gewünschten Projekten. Das erneute Öffnen des Links stellt einen manuell entfernten Zugriff nicht wieder her. Nur der Inhaber kann einem bereits beigetretenen Mitglied die Rolle „Admin“ zuweisen.

Mitglieder über das Verwaltungsmenü öffnen und das Team in iTasks einladen

Möglichkeit 2: Manuell per Telegram-ID hinzufügen

Tippe in der Ansicht Mitglieder ganz unten auf Einladung per Link nicht möglich?.
Die Ansicht Mitglied hinzufügen öffnet sich.
Gib die Telegram-ID der Person ein.
Lege fest, welcher Name im Arbeitsbereich angezeigt werden soll.
Wähle direkt die Rolle: Mitglied oder Admin.
Speichere die Änderungen.

Diese Möglichkeit hilft, wenn die Person den Einladungslink nicht öffnen kann. Normalerweise versendest du den Link; die Person öffnet ihn und tritt selbst bei.

Wichtig: Beim Beitritt über einen Einladungslink erhält ein neues Mitglied Zugriff auf aktive Projekte mit aktivierter Option „Automatisch hinzufügen“. Beim manuellen Hinzufügen per Telegram-ID wird der Projektzugriff nicht automatisch vergeben; dieser Ablauf bleibt manuell. Änderungen an der Option ändern bestehende Zugriffe nicht.

Ein Mitglied per Telegram-ID zum iTasks-Arbeitsbereich hinzufügen

2. Rollen im Arbeitsbereich und ihre Rechte

Im Arbeitsbereich gibt es drei Rollen: OWNER, ADMIN und MEMBER. Sie bestimmen, wer das Team und die gemeinsamen Einstellungen verwalten darf.

● OWNER: Der Inhaber hat die volle Kontrolle. Jeder Arbeitsbereich hat genau einen Inhaber. Er kann Mitglieder einladen und entfernen, Rollen ändern, Einstellungen und Abonnement verwalten sowie den Arbeitsbereich löschen.
● ADMIN: Administratoren können Mitglieder einladen und entfernen sowie Einstellungen und Projekte verwalten. Sie können keine Rollen ändern und weder den Inhaber noch andere Administratoren entfernen.
● MEMBER: Mitglieder arbeiten in den für sie freigegebenen Projekten und verwalten keine Teammitgliedschaften.

Für die tägliche Arbeit bedeutet das:

Eine Rolle ersetzt keinen Projektzugriff. Ein Mitglied kann zum Arbeitsbereich gehören, ohne alle Projekte sehen zu können.
OWNER und ADMIN haben immer Zugriff auf alle Projekte des Arbeitsbereichs. Dieser Zugriff lässt sich in einem Projekt nicht abschalten.
Nur der OWNER kann die Rolle eines anderen Mitglieds ändern. Das erfolgt direkt in der Mitgliederliste.
Die Inhaberschaft lässt sich derzeit weder vergeben noch übertragen. In der aktuellen Version hat ein Arbeitsbereich genau einen Inhaber. Eine Übertragung kann später hinzukommen.

Inhaber, Administrator und Mitglieder eines iTasks-Arbeitsbereichs mit geöffnetem Rollenmenü

3. Ein Mitglied für Projekte freischalten

Projektzugriffe stellst du im jeweiligen Projekt ein, nicht in der Mitgliederkarte. Dieser manuelle Weg ist nötig, wenn die Option deaktiviert ist, das Mitglied bereits zum Team gehört oder per Telegram-ID hinzugefügt wurde. Neue Mitglieder, die über einen Einladungslink beitreten, werden in aktiven Projekten mit aktivierter Option bereits automatisch freigeschaltet.

Öffne das Seitenmenü der App.
Gehe zu Verwaltung → Projekte.
Suche das gewünschte Projekt und tippe zum Bearbeiten auf das Stiftsymbol.
Scrolle in den Einstellungen zum Abschnitt Projektmitglieder.
Lege über die Schalter in den Listen Mit Zugriff und Ohne Zugriff fest, wer das Projekt sehen darf.
Tippe auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen findest du unter Projekte.

Neue Projekte werden mit aktivierter Option für den automatischen Zugriff erstellt. Sie gilt nur für neue Mitglieder, die über einen Einladungslink beitreten, und nur für aktive Projekte. In Projekten, die vor Einführung dieser Option erstellt wurden, ist sie zunächst deaktiviert. Wenn du ein neues Projekt erstellst, erhalten bestehende Teammitglieder mit der Rolle „Mitglied“ dadurch keinen automatischen Zugriff. Das Deaktivieren der Option entfernt keinen bestehenden Zugriff. Inhaber und Admins haben weiterhin Zugriff auf alle Projekte.

Gut zu wissen

● Sieht ein Mitglied die Aufgaben eines Projekts nicht, prüfe zuerst, ob es in dessen Zugriffsliste freigeschaltet ist.
● OWNER und ADMIN haben automatisch Zugriff auf jedes Projekt. Dieser lässt sich dort nicht manuell deaktivieren.
● Eine Person kann innerhalb eines Arbeitsbereichs Zugriff auf ausgewählte Projekte haben.

Projekte, Projekteinstellungen und Mitgliederzugriff in iTasks

Die Reihenfolge für Zugriffsrechte

Prüfe vor der Einladung die Option „Automatisch hinzufügen“ in den gewünschten Projekten.
Versende den Einladungslink: Das neue Mitglied tritt als „Mitglied“ bei und erhält Zugriff auf aktive Projekte mit aktivierter Option.
Wenn weitere Rechte nötig sind, ändert der Inhaber die Rolle des bereits hinzugefügten Mitglieds unter „Verwaltung → Mitglieder“.
Für eine manuelle Zuordnung deaktivierst du die Option und vergibst den Zugriff im Abschnitt „Projektmitglieder“. Das Hinzufügen per Telegram-ID bleibt manuell.

Ist die Person bereits im Team, wird sie durch die Option nicht nachträglich hinzugefügt. Neue Mitglieder erhalten auch keinen automatischen Zugriff auf inaktive Projekte; eine spätere Aktivierung ändert den Mitgliederbestand nicht.

Einem Mitglied KI-Zugriff erteilen

Der Inhaber oder ein Administrator öffnet „Verwaltung → Mitglieder“, wählt die Person aus und aktiviert in deren Einstellungen „Zugriff über MCP/API“. Dafür ist PRO erforderlich. Beim Inhaber steht „Für den Inhaber automatisch“. Diese Freigabe ändert weder die Rolle noch die Projektzugriffe. Administratoren können sich auch selbst Zugriff erteilen, den automatischen Zugriff des Inhabers jedoch nicht deaktivieren.

Nach der Freigabe öffnet das Mitglied sein eigenes Profil und kopiert dort seine Anleitung. Wer den Zugriff verwaltet, sieht nur den Freigabestatus, nicht den persönlichen Link einer anderen Person. Teile die Schlüssel des Inhabers nicht mit Teammitgliedern.

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