Dopo aver creato uno spazio di lavoro, invita il team e scegli come assegnare l’accesso ai progetti. I nuovi membri che entrano tramite un link d’invito ottengono automaticamente l’accesso ai progetti attivi con l’opzione attiva; per assegnarlo manualmente, disattivala nei progetti che vuoi gestire.
1. Come invitare un utente nello spazio di lavoro
La gestione del team si trova in Amministrazione → Membri. Questa schermata è disponibile solo per proprietari e amministratori dello spazio di lavoro.
Opzione 1. Link di invito
- Apri Membri.
- Trova la scheda «Invita membri» nella parte superiore della schermata.
- Tocca Invia tramite Telegram e scegli la chat a cui inviare il link, oppure tocca Copia link di invito e condividi il link come preferisci.
- L’utente apre il link ed entra nello spazio di lavoro: la Mini App di Telegram usa un link di Telegram, mentre le app Android e iOS usano un link per l’app mobile.
Il link viene preparato automaticamente all’apertura della schermata. Se durante la sessione corrente dell’app è già stato creato un link valido, viene riutilizzato. Il link non viene mostrato come testo: puoi inviarlo tramite Telegram o copiarlo con un solo pulsante. La Mini App di Telegram usa un link al bot, mentre le app Android e iOS usano un link link.itasksbot.com per aprire l’app installata.
Se lo spazio ha raggiunto il limite di membri, il riquadro degli inviti mostra il motivo al posto del link. Con Free propone la schermata dell’abbonamento PRO; con PRO apre l’assistenza per i team che hanno bisogno di più posti.
Accesso automatico: un nuovo membro che entra tramite un link d’invito riceve il ruolo «Membro» e ottiene l’accesso a tutti i progetti attivi con l’opzione «Aggiungi automaticamente» attivata. Nei progetti creati prima dell’introduzione di questa opzione, l’impostazione è inizialmente disattivata. Per assegnare l’accesso manualmente, disattivala nei progetti necessari. Riaprire il link non ripristina un accesso rimosso manualmente. Solo il proprietario può assegnare il ruolo di amministratore a un membro già presente nello spazio di lavoro.
Opzione 2. Aggiunta manuale tramite ID Telegram
- Nella schermata Membri, tocca Non riesci a invitare con il link? in fondo alla pagina.
- Si apre la schermata Aggiungi tramite ID Telegram.
- Inserisci l’ID Telegram dell’utente.
- Indica il nome da mostrare all’interno dello spazio di lavoro.
- Quando aggiunge un utente manualmente, il proprietario o un amministratore sceglie Membro o Amministratore. Dopo l’aggiunta, solo il proprietario può cambiarne il ruolo.
- Salva le modifiche.
Questa è un’alternativa per chi non riesce ad aprire il link di invito. Di norma è sufficiente inviare il link: la persona lo apre ed entra autonomamente nello spazio di lavoro.
Importante: quando un nuovo membro entra tramite un link d’invito, ottiene l’accesso ai progetti attivi con l’opzione «Aggiungi automaticamente» attivata. L’aggiunta tramite ID Telegram non assegna automaticamente l’accesso ai progetti: questo percorso resta manuale. Modificare l’opzione non cambia gli accessi già concessi.
2. Ruoli dello spazio di lavoro e relative autorizzazioni
Il link di invito aggiunge la persona come Membro. Se servono autorizzazioni amministrative, il proprietario cambia il ruolo nell’elenco dei membri. Il ruolo nello spazio e l’accesso ai progetti sono impostazioni separate.
- Proprietario — gestisce lo spazio, l’abbonamento e i ruoli.
- Amministratore — gestisce il team e i progetti, ma non può cambiare i ruoli dei membri già presenti.
- Membro — lavora nei progetti a cui ha accesso.
Per le regole complete su ruoli, aggiunta manuale e accesso automatico ai progetti, consulta Membri e ruoli.
3. Come aggiungere un membro a uno o più progetti
L’accesso a un progetto si configura nelle impostazioni del progetto, non nella scheda del membro. Usa questo percorso manuale se l’opzione è disattivata, la persona è già nel team oppure è stata aggiunta tramite ID Telegram. Un nuovo membro che entra tramite un link d’invito è già aggiunto ai progetti attivi con l’opzione attiva.
- Apri il menu laterale dell’app.
- Vai ad Amministrazione → Progetti.
- Trova il progetto nell’elenco e tocca l’icona a forma di matita per modificarlo.
- Nella schermata di modifica, scorri fino alla sezione Membri del progetto.
- Usa gli interruttori negli elenchi Con accesso e Senza accesso per scegliere chi può vedere il progetto.
- Tocca Salva modifiche.
Per una guida più completa, consulta la pagina Progetti.
I nuovi progetti vengono creati con l’accesso automatico attivo. L’opzione vale solo per i nuovi membri che entrano tramite un link d’invito e solo per i progetti attivi. Nei progetti creati prima dell’introduzione di questa opzione, l’impostazione è inizialmente disattivata. La creazione di un progetto non concede automaticamente l’accesso ai membri già presenti con il ruolo «Membro». La disattivazione dell’opzione non rimuove gli accessi esistenti. Proprietario e amministratori mantengono l’accesso a tutti i progetti.
Da ricordare
- ● Se un utente è nello spazio di lavoro ma non vede le attività di un progetto, verifica innanzitutto che abbia accesso a quel progetto nell’elenco dei membri.
- ● Proprietario e Amministratore fanno automaticamente parte di ogni progetto e il loro accesso non può essere disattivato manualmente.
- ● Lo stesso utente può avere accesso solo ad alcuni progetti di uno spazio di lavoro.
La sequenza da seguire
- Prima dell’invito, controlla «Aggiungi automaticamente» nei progetti necessari.
- Invia il link d’invito: il nuovo membro entra come «Membro» e accede ai progetti attivi con l’opzione attiva.
- Se servono altri permessi, il proprietario modifica il ruolo del membro già aggiunto in «Amministrazione → Membri».
- Per un’assegnazione manuale, disattiva l’opzione e usa la sezione «Membri del progetto». L’aggiunta tramite ID Telegram resta manuale.
Se la persona è già nel team, l’opzione non la aggiunge retroattivamente. I nuovi membri non vengono aggiunti automaticamente ai progetti inattivi e una loro successiva attivazione non cambia l’elenco dei membri.
Come concedere l’accesso a un membro
Il proprietario o un amministratore apre «Amministrazione → Membri», seleziona un utente e attiva «Accesso tramite MCP/API» nelle sue impostazioni. Per attivarlo serve PRO. Per il proprietario compare «Automatico per il proprietario». Questa autorizzazione non modifica il ruolo dell’utente né il suo accesso ai progetti. Gli amministratori possono autorizzare anche sé stessi, ma non disattivare l’accesso automatico del proprietario.
Dopo aver ricevuto l’autorizzazione, il membro apre il proprio profilo e copia le proprie istruzioni. Chi gestisce le autorizzazioni vede lo stato dell’accesso, non il link personale di un altro utente. Non condividere le chiavi del proprietario con i membri.