Le impostazioni dello spazio di lavoro riguardano tutto il team: fuso orario, link di invito, spazio di archiviazione, riepilogo dei membri, esportazione JSON ed eliminazione dello spazio.
In breve: il proprietario vede tutte le azioni amministrative. Gli amministratori possono gestire le impostazioni del team e il link di invito; l’esportazione JSON e l’eliminazione dello spazio sono riservate al proprietario.
1. Come aprire le impostazioni
Apri il menu dell’app, vai in Amministrazione e seleziona Impostazioni dello spazio di lavoro. Prima di apportare modifiche, controlla il nome nell’intestazione: le impostazioni valgono solo per lo spazio selezionato.
Nome dello spazio di lavoro
Solo il proprietario può cambiare il nome. Inserisci da 1 a 50 caratteri in «Nome dello spazio di lavoro» e seleziona «Salva nome». Rinominare lo spazio non ne crea uno nuovo: membri, progetti e attività vengono mantenuti.
2. Fuso orario dello spazio di lavoro
Il fuso orario dello spazio viene usato come predefinito per le date e i flussi di lavoro ricorrenti, quando non è disponibile un contesto più specifico del dispositivo. Puoi usare il fuso del dispositivo oppure selezionare manualmente un fuso IANA.
3. Link di invito e membri
Il link di invito permette di aggiungere persone allo spazio di lavoro. Nell’interfaccia attuale compare automaticamente all’apertura della sezione e rimane valido per 24 ore: la Mini App di Telegram copia un link Telegram, mentre le app Android e iOS copiano un link per l’app mobile. Se è già stato raggiunto il limite di membri, la sezione mostra il limite al posto del link: con Free apre l’abbonamento PRO, con PRO apre l’assistenza. La gestione dei ruoli e dell’accesso ai progetti è descritta nelle guide dedicate: invitare utenti e membri e ruoli.
L’elenco dei membri permette di controllare la composizione del team. Gestisci i ruoli e rimuovi i membri nella sezione Membri; configura l’accesso a un progetto nella schermata di modifica del progetto stesso.
4. Spazio di archiviazione
Questa sezione mostra quanto spazio occupano i file dello spazio di lavoro. I limiti attuali sono Free - 100 MB per spazio di lavoro e PRO - 5 GB per spazio di lavoro. Per conoscere i piani e la modalità di sola lettura, apri Abbonamento, piani e limiti.
5. Esportazione dei dati in JSON
Il proprietario può esportare i dati dello spazio in formato JSON in qualsiasi momento, anche senza un abbonamento attivo. L’esportazione è utile per creare una copia di sicurezza, migrare a un altro sistema o conservare un archivio prima di eliminare lo spazio.
Un consiglio pratico: scarica l’esportazione JSON prima di eliminare lo spazio di lavoro. L’eliminazione manuale da parte del proprietario rimuove definitivamente tutti i dati dello spazio.
6. Eliminazione dello spazio di lavoro
Solo il proprietario può eliminare lo spazio. L’interfaccia mostra prima un avviso e poi richiede una conferma esplicita. L’azione elimina lo spazio con tutti i suoi progetti, attività, discussioni e dati collegati.
Uno spazio senza abbonamento a pagamento attivo può essere eliminato automaticamente se tutti i suoi membri sono inattivi in iTasks da almeno 180 giorni. Il sistema pianifica l’eliminazione con un preavviso di 14 giorni e lo invia al proprietario se il suo account attivo è collegato a Telegram. Per annullare la pulizia, è sufficiente che un membro acceda a iTasks prima dell’eliminazione. Il periodo parte dall’ultima attività dei membri, non dalla scadenza di PRO.
Dopo aver eliminato uno spazio, puoi crearne uno nuovo con lo stesso account in qualsiasi momento. L’eliminazione, di per sé, non impone ulteriori restrizioni alla creazione di altri spazi.
Cosa leggere dopo
Il tipo descrive la natura del lavoro, mentre lo stato indica la fase attuale. Consulta Tipi di attività personalizzati per nomi e icone e Stati personalizzati delle attività per nomi, ordine e colori delle fasi.
Per passare da uno spazio di lavoro all’altro, leggi Scegliere e cambiare spazio di lavoro. Per organizzare il lavoro all’interno di uno spazio, apri Progetti e Stati personalizzati delle attività. Se usi lo spazio per l’assistenza ai clienti, parti da Bot e canali HelpDesk.
Collega agenti IA
Apri il tuo profilo toccando l’avatar e scegli «Collega agenti IA». Questa schermata mostra solo lo spazio di lavoro attuale. Lo spazio di lavoro selezionato deve avere un abbonamento PRO attivo. Il proprietario ha accesso automatico. Gli altri membri, compresi gli amministratori, devono ricevere un’autorizzazione separata dal proprietario o da un amministratore.