Przepływ pracy, czyli workflow, określa etapy zadania: stosowany status, osobę odpowiedzialną, powrót przy odrzuceniu i etap końcowy.
Użyj go, gdy kilka osób kolejno zajmuje się tym samym zadaniem: przygotowaniem, sprawdzeniem, akceptacją. Każde przejście ustawia przewidzianą osobę. Karta, pliki, komentarze i historia pozostają wspólne, z jedną bieżącą osobą odpowiedzialną. Dla oddzielnych, także równoległych części używaj podzadań.
Lista przepływów
Otwórz Administracja → Przepływy pracy. Lista pokazuje nazwę, liczbę etapów oraz stan aktywny lub wyłączony. Nowym zadaniom można przypisać tylko aktywne przepływy; pozostałe pozostają w ustawieniach.
Free pozwala na dwa przepływy na obszar, wliczając wyłączone; PRO nie ma limitu. Ograniczenie dotyczy wyłącznie tworzenia: istniejące przepływy działają dalej, także po wygaśnięciu PRO.
Konfiguracja etapów
Każdy etap ma nazwę, status, osobę odpowiedzialną, oznaczenie etapu końcowego i opcjonalny etap powrotu. Statusy pochodzą z ustawień obszaru.
Wybierz osobę odpowiedzialną dla każdego etapu. Jeśli jej nie ustawiono, przejście zachowuje bieżącą osobę. Etap i status to różne rzeczy: kilka etapów może mieć ten sam status i różne osoby odpowiedzialne.
Przepływ Studio Aurora wykorzystuje Annę, Marię i Piotra przy tym samym statusie W toku. Sprawdzenie i Zatwierdzenie wracają przy odrzuceniu do poprzedniego etapu.
Przechodzenie dalej i kończenie zadania w workflow
Ręczny wybór statusu zastępuje blok przepływu: bieżący etap, postęp, Ukończ ✓ i opcjonalnie Odrzuć ✗. Działania są dostępne dla właściciela, administratorów, autora i osoby odpowiedzialnej.
Ukończ stosuje następny etap, jego status i osobę odpowiedzialną; nie musi kończyć całego zadania. Odrzuć wykonuje powrót skonfigurowany dla etapu, bez swobodnego wyboru wcześniejszego kroku. Jeśli choć jeden etap ma określoną osobę, ręczne przypisanie jest zablokowane: kontroluje je przepływ.
Przykład: trzy osoby, jeden status
Zadanie „Zatwierdzić newsletter premierowy” przechodzi przez cztery etapy:
- Przygotowanie — Anna: W toku.
- Sprawdzenie — Maria: W toku; odrzucenie do Przygotowania.
- Zatwierdzenie — Piotr: W toku; odrzucenie do Sprawdzenia.
- Ukończone: status Ukończone i włączony znacznik końcowy.
Pierwsze trzy etapy nie są końcowe. Przy tworzeniu wybierz ten przepływ i Annę jako osobę odpowiedzialną. Ukończ przekazuje zadanie Marii, a następnie Piotrowi, zachowując W toku. Odrzucenie przez Piotra odsyła je Marii do Sprawdzenia. Po akceptacji Ukończ przechodzi do etapu końcowego. Każde przejście wywołuje użytkownik; iTasks stosuje skonfigurowane zasady.
Po lewej Maria sprawdza newsletter; po prawej ukończenie jej etapu przekazuje zadanie Piotrowi. Status pozostaje ten sam, a Odrzuć wykonuje zaplanowany powrót.
Projekty i usuwanie
Przepływ może być domyślnym procesem projektu. Usunięcie przepływu nie usuwa zadań: zostają odłączone i pozostają w obszarze.
Zobacz Tworzenie i edycja zadania i Karta i status.