Workflow задаёт последовательность этапов для задач: какой статус поставить, кого назначить ответственным, куда вернуть задачу при отклонении и когда считать процесс завершённым.
Используйте рабочий процесс, когда несколько человек отвечают за одну задачу по очереди: один готовит результат, другой проверяет, третий согласовывает. При переходе между этапами iTasks передаёт задачу назначенному исполнителю. В каждый момент ответственный один; вся работа остаётся в одной карточке с общими файлами, комментариями и историей. Для отдельных работ с собственными сроками и результатами, в том числе параллельных, используйте подзадачи.
1. Список процессов
Workflow открываются через Меню → Администрирование → Рабочие процессы. В списке видны название, количество этапов и состояние: активен или выключен. Активные процессы можно выбирать при создании задач, выключенные остаются в настройках, но не предлагаются для новых задач.
На Free можно создать до двух процессов в рабочем пространстве, включая выключенные; на PRO количество не ограничено. Лимит касается только создания новых процессов: существующие продолжают работать, в том числе после окончания PRO.
2. Настройка этапа
У каждого этапа есть название, статус, ответственный, признак финального этапа и опциональный этап возврата при отклонении. Статусы берутся из настроек пространства, поэтому сначала настройте их в Статусах задач, если стандартной цепочки недостаточно.
Чтобы задать цепочку людей, выберите ответственного на каждом этапе. Если на этапе ответственный не указан, при переходе сохраняется текущий исполнитель задачи. Этап и статус — разные вещи: несколько этапов могут иметь одинаковый статус, но разных ответственных.
На экранах создания процесса у Анны, Марии и Дмитрия одинаковый статус «В работе». Для проверки и согласования настроен возврат на предыдущий шаг.
3. Как workflow работает в задаче
Когда задача связана с рабочим процессом, ручная смена статуса блокируется. Вместо этого в карточке появляется блок процесса с текущим этапом, прогрессом и кнопками Готово и, если задано, Отклонить. Эти кнопки доступны владельцу пространства, администраторам, автору задачи и ответственному. При переходе на следующий этап iTasks меняет статус и ответственного по правилам рабочего процесса.
Готово переводит задачу на следующий этап цепочки, а не обязательно завершает её. Отклонить отправляет её на этап возврата, заданный для текущего шага, — это не произвольный выбор любого предыдущего этапа. Если хотя бы на одном этапе процесса задан ответственный, вручную переназначать связанную задачу нельзя: сменой исполнителя управляет процесс.
Пример: три ответственных в одном статусе
Задача «Согласовать рассылку о запуске» должна пройти через Анну, Марию и Дмитрия. Настройте четыре этапа:
- Подготовка — Анна: статус «В работе».
- Проверка — Мария: тот же статус «В работе», возврат на «Подготовку».
- Согласование — Дмитрий: тот же статус «В работе», возврат на «Проверку».
- Завершено: статус «Завершена», включён признак финального этапа.
Первые три этапа оставьте нефинальными. Создавая задачу, выберите этот процесс и Анну в поле ответственного. После подготовки нажатие «Готово» передаст ту же задачу Марии, после проверки — Дмитрию; статус всё это время останется «В работе». Если Дмитрий отклонит результат, задача вернётся Марии на «Проверку». После согласования «Готово» переведёт её на финальный этап. Переход запускает пользователь, а выбор следующего этапа и назначение исполнителя выполняет iTasks.
Слева задача у Марии на проверке, справа — после нажатия «Готово», у Дмитрия на согласовании. Статус не изменился; кнопка «Отклонить» позволяет вернуть задачу по настроенному маршруту.
4. Проекты и удаление
Рабочий процесс можно назначать проекту как процесс по умолчанию, чтобы новые задачи сразу шли по нужной цепочке. Подробнее о проектных настройках см. в Проектах. При удалении рабочего процесса связанные задачи не удаляются: они отвязываются от процесса и остаются в пространстве.
Связанные разделы
Создание задач с выбором рабочего процесса описано в Создании и редактировании задач. Поля карточки и смена состояния задачи разобраны в Карточке задачи и статусах.